試論大數據時代檔案工作面臨的機遇與挑戰

姚遠

摘 要：本文主要針對大數據時代檔案工作面臨的機遇與挑戰展開深入研究，重點闡述了幾點有針對性的建議，比如樹立全新的檔案思想觀念、創新檔案管理技術、豐富和創新傳播手段、加強大數據檔案信息安全體系的構建等，不斷提高檔案管理工作效率，確保檔案數據信息的真實性和準確性，充分彰顯出大數據的應用價值。

關鍵詞：大數據時代；檔案工作；機遇與挑戰

現階段，在經濟和社會不斷發展過程中，涌現出了大數據時代，對諸多行業領域產生了極其深遠的影響，尤其是檔案管理工作。在大數據時代出現以后，使檔案工作處于機遇與挑戰并存的局面之中，檔案管理工作要想獲得長足的發展和進步，必須要積極抓住機遇、并勇敢地迎接挑戰，借助大數據技術的應用，不斷提高檔案信息資源利用效率，促進檔案管理工作的順利進行，滿足時代發展需求，順應大數據時代的發展趨勢。

1 大數據時代檔案工作面臨的機遇和挑戰

1.1 機遇

1）有利于將檔案的價值充分體現出來。現階段，在檔案館檔案信息資源數字化不斷推進過程中，再加上最新出臺的各種電子文件，電子檔案數據形成了海量的信息。在大數據中，預測是重要的一項內容，借助大數據，可以及時將數字檔案資源中價值較低的檔案剔除出來，將有價值的檔案信息資源整合在一起，為檔案資源的開發和利用創造便利條件，滿足節約化需求，并進一步挖掘檔案信息的價值。

2）有利于實現檔案信息資源的共享性目標。得益于大數據技術的應用，可以充分發揮出檔案信息資源的共享性優勢，所以，要加強云存儲技術的應用，將有價值的信息及時存儲在云平臺之中，加強云檔案系統的構建，給予檔案云存儲一定的保障。對于云存儲來說，可以為檔案信息資源的共享性提供極大的便利性，而且也可以對存儲管理成本進行有效控制，而且在互聯網+技術的強大推動下，可以確保檔案信息資源順利錄入到特色數據庫之中[1]，形成完善的檔案資源數據庫，用戶通過輸入關鍵詞，可以及時獲取所需的檔案信息資源，進而實現檔案信息資源共享性目標。

1.2 挑戰

1）在檔案收集方面。與傳統的檔案信息收集相對比，在大數據時代中，檔案信息收集的難度性較強，這主要體現在：首先，檔案信息資源數量與日俱增，在無紙化辦公的影響下，諸多機構和部門大都借助電子文件，以此來進行消息的傳遞，但是電子文件歸檔的成熟度不足，嚴重影響著檔案管理和實體檔案館的館藏空間。其次，非結構化檔案信息種類越來越多。不同行業所產生的檔案種類是不同的，主要包括傳統紙質檔案和電子檔案，形成了諸多非結構化數據。所以要必須通過數據庫等現代化手段，進行規范管理。

2）在檔案管理方面。在大數據環境下，檔案管理工作必須要具備良好的網絡環境和辦公平臺，比如選擇檔案管理軟件、構建檔案網站等，進一步明確網絡自身的安全性和穩定性等要求。但是在相關因素的影響下，很難正常使用檔案信息平臺。同時，在大數據時代中，包含著較多的信息內容，極容易遭到網絡黑客的攻擊，從而出現檔案信息丟失現象。同時，在檔案信息中，還包括公民隱私或其他涉密內容，很難保證檔案信息的安全性，而我國也缺少檔案信息安全評估服務機構的構建，檔案信息安全風險評估體系較不完善，很難預測潛在的風險。在檔案信息風險方面，風險預判能力較為薄弱化，處理緊急情況的能力有待提升。

2 大數據時代檔案工作的相關建議

2.1 樹立全新的檔案思想觀念

在大數據時代出現以后，對檔案基礎數據的要求越來越高，所以檔案工作人員必須要樹立全新的檔案思想觀念，基于社會歷史記憶角度，將檔案資源的收集范圍進行確定，結合社會利用需求，構建數字檔案“大數據庫”，通過檔案將諸多領域的發展變化情況反映出來。同時，還要將傳統檔案鑒定和大數據技術結合在一起，不斷優化和創新檔案收集內容和方式，豐富歸檔內容。

2.2 創新檔案管理技術

在傳統檔案實體管理階段，檔案實體是檔案工作對象，檔案管理手段對手工方式存在著極大的依賴性，比如檔案的整理、編目以及裝訂等。在計算機技術得到了廣泛應用以后，計算機輔助檔案管理得到了進一步推廣。在現代信息技術不斷發展過程中，涌現出了大量的電子文件[2]，數字檔案室建設也取得了一定的效果，進一步鞏固了檔案工作和現代信息技術之間的關系。

由此可以看出，要想確保檔案工作滿足時代發展需求，在大數據時代中，要加強云技術的應用，并積極構建檔案云平臺，確保一體化檔案管理目標得以實現。

2.3 豐富和創新傳播手段

首先，在大數據時代下，檔案工作必須要創新思想觀念，主動為用戶提供信息，檔案館在日常服務工作中，要最大程度地滿足社會公眾的信息需求，深入分析用戶的興趣愛好，將潛在的用戶挖掘出來，通過大數據技術，密切關注用戶的檔案使用情況，將用戶的查檔需求進行明確化，進而充分發揮出檔案信息資源的價值。

其次，在社會現代化水平不斷提高的影響下，拓寬了公民獲取信息的渠道，更具便利性優勢，檔案部門必須要對多種檔案信息傳播方式進行充分了解。在檔案工作中，還要加強自媒體的滲透和融合，注重檔案微信、檔案網站等建設，與用戶之間保持密切的聯系和交流，通過網絡平臺和新媒體技術，確保良好的宣傳效果，提高為用戶服務的能力和水平。

再次，要加強檔案咨詢聯盟平臺的構建[3]，突破時間和空間方面的限制和約束，為用戶提供全面的服務，實現網上查檔。

最后，要加強知識的挖掘和再加工，通過數據分析，將公眾利用率較高的民生檔案編制成知識化產品，進而提供給社會和公眾，引導公眾樹立高度的檔案意識。

2.4 加強大數據檔案信息安全體系的構建

在大數據時代的影響下，對檔案信息安全提出了全新的要求，對于檔案部門來說，要積極提供檔案數據安全保障，具體來說：首先，檔案數據采集安全，要求要制定完善的管理制度，實施全方位、多角度領域地監督和控制，保證檔案實體和信息安全，并不斷提高收集內容的有效性和可用性。其次，檔案信息系統管理安全，這對檔案信息的安全起著決定性的作用。對于檔案大數據系統來說，要具有權限審核、系統維護等技術功能，為不同用戶提供相應的內容和展示界面，體現出可針對性。再次，檔案數據利用安全。在大數據時代中，對檔案信息的查找利用也產生了極大的影響，為用戶提供了多種檔案數據資源，但是大大增加了檔案利用安全風險的發生概率，所以要高度注重隱私保護、利用權限等內容，避免檔案利用風險的出現。

3 結束語

綜上所述，在大數據時代的影響下，對檔案工作產生了極其深遠的影響，通過大數據技術的應用，可以突破傳統檔案管理方式中存在的限制和約束，不斷提高檔案管理利用效率，滿足高效性、便利性以及時代性等需求，從而將檔案管理工作提升至全新的高度和深度。

參考文獻

[1]孟祥蕊.大數據背景下檔案利用服務體系建設探索[J].產業與科技論壇，2018（24）：273-274.

[2]卞咸杰.大數據時代檔案信息資源共享平臺數據交互服務的研究[J].浙江檔案，2018（11）：15-17.

[3]金秀鳳.大數據時代檔案信息資源共享平臺數據處理的優化[J].檔案管理，2018（06）：29-32.