企業檔案數字化管理探究

孟文紅

1 前言

信息時代計算機技術的不斷發展，給新時代企業檔案的數字化管理帶來了發展契機。傳統紙質檔案的書寫記載變成了計算機的信息存儲。方便了企業檔案的查詢和使用，還提高了企業的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進行企業檔案的數字化管理將成為企業發展中所關注的關鍵問題。

2 企業檔案數字化管理的必要性

企業檔案的數字化管理就是在企業的檔案管理過程中使用先進的計算機技術把傳統使用文字、數字和圖片等紙質方式的存貯轉變成數字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統等。對企業各類紙質檔案進行數字化處理，為其建立集中數字檔案館勢在必行，檔案數字化管理，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

3 企業檔案數字化管理的應用分析

在信息社會中的檔案數字化管理已經不再陌生。比如企業的人事管理，企業的財務管理企業自動化辦公等等。數字化的企業檔案管理模式不單單克服了傳統企業檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業的檔案管理更加的精細化。數字化的企業檔案管理順應社會發展的需要，但同時不能完全否定企業的紙質檔案管理，比如企業的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統的紙質管理作備份。因此，我們需要對企業檔案中如何進行數字化管理以及數字化管理的具體內容進行確定。

4 企業檔案數字化管理的優勢分析

首先，企業檔案的數字化管理大大地提高了企業的辦公效率。數字化檔案管理中使用的數據庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數字化的檔案管理對檔案存儲的原件保護措施得到了完善和增強。只要數字化系統中的硬盤設施不被破壞，數字化的檔案將不受到影響。傳統的新聞類檔案、產品類檔案的紙質保管也可以借鑒數字化檔案管理的方法，做出數字化的信息，進而使得合同、新聞、產品檔案管理更加的高效，同時提高檔案的保護措施強度。

5 如何開展企業檔案的數字化管理

5.1 規范企業的檔案管理流程，使得管理效率得到提高

在逐步加強企業檔案數字化管理過程中，需要逐漸使其規范化。所以，我們需要借助計算機等技術辦法，使得人力資源以及數字化加工設備（掃描設備）的能力得到提升，并根據檔案管理的內容和方式進行不斷的探索，最終使得工作流程規范化。這是保障企業數字化檔案管理的關鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發模式。在具體的實施中，把紙質的工程檔案轉化成電子檔案進行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統數據庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質檔案進行雙套備份，然后在紙質轉化成電子的過程中還需要保持數字化的效果。使得數字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業現在都利用內部局域網進行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業檔案數字化一條龍服務模式。所謂數字化“一條龍”服務模式就是對企業各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數字化）、消毒殺蟲、數據備份等系列程序后，將紙質檔案歸檔整編進入檔案庫，備份檔案數據導入數字化檔案服務器中，方便查閱利用。

5.2 更新傳統的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念

為了使得企業的數字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養專業的檔案管理團隊進行企業的數字化檔案管理。如何進行檔案管理人員的培養，并使得其管理水平得到提高是我們需要關注的重點問題。首先，要將企業的檔案管理理念更新，并使得企業管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業的數字化檔案管理，才能使得企業內部可以推行數字化的檔案管理。數字化的檔案管理技術也在大數據的促進下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數字化檔案管理水平跟上時代的步伐，進而提高企業的檔案管理水平。數字化與傳統檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統紙質檔案之外，數字化在利用的方便高效，是企業發展的趨勢。

5.3 充分地利用先進的計算機技術

計算機改變生活，網絡使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經不需要去圖書館或者檔案室中進行查詢，只需要連上網絡在檔案數據庫中進行檢索。所以，企業檔案的數字化管理要充分的利用計算機的便捷性，進而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業檔案數據庫的安全保密工作。例如當前會計檔案中的紙質發票在逐步轉變成電子發票，這樣使得發票報銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業網絡辦公相融合，進行數字化的全程跟蹤管理，使公司對工程的進展可以全面了解管控。

規范企業的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強企業檔案數字化管理過程中，需要逐漸使其規范化。所以，我們需要借助計算機等技術辦法，使得人力資源以及數字化加工設備（掃描設備）的能力得到提升，并根據檔案管理的內容和方式進行不斷的探索，最終使得工作流程規范化。這是保障企業數字化檔案管理的關鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發模式。在具體的實施中，把紙質的工程檔案轉化成電子檔案進行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統數據庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質檔案進行雙套備份，然后在紙質轉化成電子的過程中還需要保持數字化的效果。使得數字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業現在都利用內部局域網進行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業檔案數字化一條龍服務模式。所謂數字化“一條龍”服務模式就是對企業各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數字化）、消毒殺蟲、數據備份等系列程序后，將紙質檔案歸檔整編進入檔案庫，備份檔案數據導入數字化檔案服務器中，方便查閱利用。

6 結語

綜上所述，通過采用數字化管理模式，能夠有效提高企業檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當前這種日益競爭的市場環境下，企業要想獲得生存，謀求發展，就必須加強企業檔案數字化建設、建立完善的企業檔案數據管理庫、全面落實檔案管理制度以及強化負責人對檔案管理的重視程度，促進企業管理水平提升，從而讓企業獲得更好地發展。