現代辦公技術對檔案管理的影響及對策

史春梅

摘 要：當前隨著我國國民經濟的快速發展，我國的經濟水平實力在飛快的提升，同時我國的科學技術水平也在很大程度上得到了提升。當前隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理辦法已經不能適用于當前時代的發展，當前我們的文件已經由原來的紙質文件改變成了電子版的文件，這兩者之間有著巨大的不同，因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，需要跟上時代的步伐，將現代化的辦公技術應用到實際的檔案管理工作中。在以前，我們進行檔案管理工作，管理的文件一般都是紙質版的文件，而且大部分都是由人工進行檔案管理工作的。因此，在實際的操作過程中，非常容易出現差錯，因為疏忽，釀成大錯，因此我們的檔案管理工作，需要現代化的辦公技術。

關鍵詞：現代辦公技術；檔案管理工作

當前隨著我國國民經濟的快速發展，我國的經濟水平實力在飛快的提升，同時科學技術水平也在很大程度上得到了提升。我們的檔案管理工作者根據我們時代的變化，也開始逐漸認識到現代化辦公技術對檔案管理工作進行的重要性。它能夠改變傳統的人工管理檔案的方法，提高檔案管理工作的效率，減少不必要的工作疏忽，給檔案管理工作帶來新的發展機會。我們所提到的現代化辦公技術指的就是，以計算機系統為基礎，應用計算機技術進行對檔案的管理工作，這也是為什么使用現代化辦公技術快捷的地方，它可以根據計算機的操作系統，將這些電子版的文件進行分類整合，并且對它們加以匯總，最后完成好對檔案的管理工作，這能在很大程度上提高檔案管理者的工作效率。

1 現代辦公技術對檔案管理的影響

1.1 改變了傳統的管理方法

在上文當中，我們已經提到了，電子版文件的檔案管理工作的進行是要依托計算機整個系統來進行的，因此他的基礎是計算機技術。所以我們的現代化辦公技術將傳統的紙質文件改變成了電子版的文件。在這里，我們需要注意電子版文件，它與我們傳統的紙質文件是有著很大的不同的。電子版文件從它的起草，修改，到最后的成形，這一系列的過程都是要靠著計算機系統完成的。因此，一旦電子版文件修改完成好那么就可以進行直接的檔案管理，直接將文件進行歸檔工作，這非常有利于提高檔案管理的工作效率，同時也可以為檔案管理工作者減輕工作上的負擔和工作難度。為了適應現在的時代變化，從事檔案管理工作的人員，需要對傳統的檔案管理方法進行改變，將現代化的辦公技術應用到其中，從而提升它的工作效率，促進檔案管理工作的有序進行。

1.2 改變了對檔案管理者的工作要求

以前，我們進行檔案管理工作，一般都是要依靠人工進行，那時大家對檔案管理的認識不夠清晰，也沒有完全認識到檔案管理工作的重要性，一般把它看成一項可有可無的工作，那個時候并不需要檔案管理工作者具備很高的專業素質，但是現在我們將現代化的辦公技術應用到檔案管理工作中，這就需要從事這項工作的工作人員具備專業的素質，因為要進行現代辦公技術的具體使用，就需要工作人員要先掌握一定的專業技術，這樣才能更好的進行并且完成工作，這是使用現代化辦公技術與我們傳統的檔案管理工作方法不同的地方，從事相關工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業素質，可以多去參考書籍，利用剩余時間進行技術學習，同時單位也可以為他們提供定期的培訓，提升這些工作人員的工作能力，更好的為企業服務，努力完成好企業的檔案管理工作。

2 現代辦公技術對檔案管理的對策

2.1 區分電子文件與紙質文件的區別

在前邊，我們已經提到，電子文件和紙質文件是存在著很大的差距的，它們之間有著很大的不同，具有不同的特征，因此，在進行檔案管理工作時，不能只是簡單的將電子版文件與紙質版文件相比較，將原來傳統的對待紙質文件的方法，進行變通，深刻認識到電子版文件與紙質版文件的區別。電子版文件是具備它自身獨特的特點的，它主要是依靠計算機系統進行檔案管理工作，在對它進行管理的時候，不需要除了計算機以外的其他更多的媒介，這可以為企業減少很多不必要的成本。因此，如果電子版文件的處理，離開了計算機網絡，那么對它的檔案管理工作將無法繼續進行，這一點需要相關工作人員提起注意。

2.2 保證電子文件的真實性和完整性

保證電子文件的真實性和完整性這是使用現代化辦公技術的前提和基礎，同時電子版文件的兩個基本特征就是它的真實性和完整性。因此，從事檔案管理工作的工作人員一定要注意這一點，如果電子文件失去了它的真實性和完整性，那么對它進行檔案管理也就失去了原有的意義和價值。為了保證電子版文件的真實性和完整性，企業可以建立一個比較完善的文件的整理系統，這樣就可以保證在對電子文件進行處理的過程中的規范性，也能夠在最大程度上保證電子文件的真實性和完整性。

2.3 切實提高檔案管理工作者的專業素質

現在我們將現代化的辦公技術應用到檔案管理工作中，這就需要從事這項工作的工作人員具備專業的素質，因為要進行現代辦公技術的具體使用，就需要工作人員要先掌握一定的專業技術，這樣才能更好的進行并且完成工作，這是使用現代化辦公技術與我們傳統的檔案管理工作方法不同的地方，從事相關工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業素質，可以多去參考書籍，利用剩余時間進行技術學習，同時單位也可以為他們提供定期的培訓，提升這些工作人員的工作能力，更好的為企業服務，努力完成好企業的檔案管理工作。

3 結束語

當前隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理辦法已經不能適用于當前時代的發展，我們的文件已經由原來的紙質文件改變成了電子版的文件，這兩者之間有著巨大的不同，因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，需要跟上時代的步伐，將現代化的辦公技術應用到實際的檔案管理工作中。

參考文獻

[1]陳煒.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].辦公室業務，2018（21）：173.

[2]陳燕女.現代信息技術對企業檔案管理的影響和對策[J].科技經濟導刊，2018，26（10）：21.