關(guān)于新時期人事檔案的收集歸檔工作探討

王慧鴻

摘 要：本文主要針對新時期人事檔案的收集歸檔工作展開深入研究，通過在人事檔案收集歸檔工作中存在的問題，重點闡述了有針對性的優(yōu)化措施，比如：制定完善的收集歸檔制度、加強計算機技術(shù)的應用、積極收集多方積累、提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等，從而促進人事檔案收集歸檔工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集歸檔工作；檔案管理

在信息資源中，人事檔案是重要的構(gòu)成內(nèi)容，在行政、教育等方面，發(fā)揮著不可比擬的作用和人士，這已經(jīng)成為了相關(guān)人員共同關(guān)注的話題之一。在新時期下，通過人事檔案的收集歸檔工作的開展，可以促進檔案管理工作的順利推進，將我國人才資源優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，培養(yǎng)出一大批優(yōu)秀的檔案管理人才，更好地開發(fā)和應用人力資源。

1 人事檔案管理的相關(guān)概述

對于人事檔案來說，主要對個人的人生經(jīng)歷、政治面貌等情況進行了詳細記錄，屬于重要的文件材料。在個人工作學習出現(xiàn)變化以后，人事檔案也會隨之遷移，其作用主要集中在證明、參考等方面。每個人的人事檔案都是不同的。結(jié)合我國檔案法的相關(guān)規(guī)定，對于畢業(yè)生的人事檔案來說，個人不能隨意進行截取或銷毀。所以開展人事檔案的管理收集歸檔工作是至關(guān)重要的。

一般來說，人事檔案的收集范圍，主要包括：首先，履歷資料，這主要體現(xiàn)出個人的基本信息情況，比如出生地、社會關(guān)系等。不同類型的人員在提交履歷表過程最后弄，要結(jié)合實際規(guī)定，以此來進行填寫。其次，自傳資料，這主要是指自傳內(nèi)容的入團或入黨申請書等。其次，鑒定和考察材料。其中，各種鑒定和登記表主要包括考核登記表、民主評議等，其作用主要集中在證明、鑒定專業(yè)技能等方面。

2 新時期人事檔案的收集歸檔工作中存在的問題

2.1 缺少完善的收集歸檔工作制度

現(xiàn)階段，在《干部人事檔案材料收集、歸檔規(guī)定》中，明確規(guī)定了干部人事檔案材料的收集歸檔要求，但是在實際上，這類要求形同虛設(shè)，與工作實際情況出現(xiàn)了極大的差距，導致收集歸檔制度較不完善，而且執(zhí)行力度也嚴重缺失。

2.2 缺少先進的人事檔案管理方法

現(xiàn)階段，一些人事檔案管理工作的重視程度嚴重不足，所以對于管理的扶持力度呈現(xiàn)出明顯的下降趨勢。而在信息化不斷普及過程中，計算機技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應用，這對檔案管理工作的開展具有極大的促進作用[1]，但是手工操作人事檔案現(xiàn)象仍然會出現(xiàn)，一定程度上導致一些地方的人事檔案管理方法較不先進，人事檔案較為滯緩，從而對優(yōu)秀人才投入市場產(chǎn)生了極大的負面作用。

2.3 人事檔案材料收集較為片面

在干部人事檔案中，具有較多的材料，可以充分表現(xiàn)出干部歷史表現(xiàn)情況，但是在實際上，反映干部現(xiàn)實表現(xiàn)的材料并不多，比如關(guān)于干部經(jīng)濟工作評價材料、相關(guān)部門的處理意見等。同時，針對干部因病、工傷以及意外事故的相關(guān)材料，也沒有進行全面細致的收集，一定程度上導致干部人事檔案材料很難將干部面貌充分反映出來，進而不利于提高干部人事檔案利用效率。

2.4 人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位沒有對人事檔案予以高度的重視，進而導致人事檔案管理人員頻繁出現(xiàn)更換現(xiàn)象，進而導致人事檔案工作人員的職業(yè)責任感嚴重缺失， 從而不利于提高人事檔案收集歸檔的質(zhì)量。

3 新時期人事檔案的收集歸檔工作的優(yōu)化措施

3.1 制定完善的收集歸檔制度

結(jié)合相關(guān)規(guī)定要求和實際工作，構(gòu)建完善的收集歸檔制度是至關(guān)重要的。具體來說：

首先，結(jié)合《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，要將收集歸檔范圍進行明確化。針對材料收集歸檔，決定權(quán)并不再形成材料的部門，而是要對相關(guān)法律法規(guī)要求進行深入分析。

其次，將移交和歸檔時限進行明確化。干部人事檔案材料形成部門，在材料形成的30天之內(nèi)，要結(jié)合要求提交給干部檔案管理部門歸檔，并將移交手續(xù)履行到位。如果材料滿足歸檔要求，在接收之日開始的30天之內(nèi)，要妥善放置到本人檔案中，爭取在一年以內(nèi)整理歸檔。

最后，對于人事部門來說，對于新招收和調(diào)動人員的檔案，要及時轉(zhuǎn)交給干部檔案管理 部門，防止個人檔案的移交出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，進而增加了材料歸檔的難度性，使人員的檔案出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。

3.2 加強計算機技術(shù)的應用

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)的強大推動下，計算機技術(shù)得到了廣泛的應用，可以促進人事檔案收集、整理工作的順利進行，將工作流程進行簡化處理，并確保辦事效率的穩(wěn)步提升。現(xiàn)階段，在信息時代出現(xiàn)以后，要將計算機網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，通過網(wǎng)絡(luò)方式，不斷提高檔案傳輸效率，進而促進人事檔案管理工作的順利進行。同時，干部人事檔案管理部門也要創(chuàng)新工作方式，加強投入建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，為干部人事檔案材料的收集和歸檔提供便利性[2]。在辦公信息化過程中，要收集干部人事檔案電子公文，而且也可以保證收集干部人事檔案材料的完整性和全面性。將干部人事檔案收集和歸檔的質(zhì)量提升上來。

3.3 積極收集、多方積累

對于干部人事檔案材料來說，來源于不同的部門，具有較為廣泛的涉及范圍。通過分析干部檔案材料的形成規(guī)律和特點，是提高收集工作水平的重要方法。對于檔案管理人員來說，必須要善于觀察和思考，做好調(diào)查分析，充分掌握檔案材料的來源，了解獲取渠道，從而促進干部人事檔案材料收集工作的順利進行，將收集工作的主動權(quán)充分體現(xiàn)出來，防止出現(xiàn)被動化的局面。

1）開展經(jīng)常性的收集工作。在開展經(jīng)常性的收集工作過程中，要引導檔案管理人員提高對檔案材料收集工作的高度重視。干部檔案內(nèi)容的連續(xù)性，可以看出收集工作是較為漫長的過程，屬于經(jīng)常性的收集工作任務。同時，結(jié)合部門實際情況，還要與材料形成部門保持密切的交流和協(xié)作，促進收集工作的順利推進。

2）制定完善的收集工作制度。首先，遞交制度，對于干部檔案管理部門來說，要加強移交和轉(zhuǎn)遞制度的構(gòu)建，及時獲得干部檔案的歸檔材料，而干部人事單干管理 部門還要制定可行的歸檔范圍、時間以及履行的相關(guān)手續(xù)等，轉(zhuǎn)發(fā)給各個單位予以執(zhí)行[3]，避免出現(xiàn)歸檔材料積壓、滯留等現(xiàn)象。其次，登記制度，要想充分掌握收集工作情況，還要結(jié)合收到的時間順序，以此來逐步登記已經(jīng)收集的歸檔材料，防止檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。

3.4 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，事業(yè)單位明確提出了對工作人員素質(zhì)要求，而提高人事檔案管理人員的工作能力也是至關(guān)重要的。對于事業(yè)單位領(lǐng)導來說，要加強培養(yǎng)人事檔案管理人員的專業(yè)技能，將人事檔案工作人員的知識水平和業(yè)務能力提升上來，促進人事檔案收集歸檔工作的順利進行。因此，各級領(lǐng)導者要定期開展人事檔案管理業(yè)務培訓，傳播更多先進的人事檔案管理理論和方法。

4 結(jié)束語

總而言之，在人事檔案中，加強收集歸檔是至關(guān)重要的，可以不斷提高檔案資源，充分滿足檔案管理工作需求，確保人事檔案收集歸檔工作水平的穩(wěn)步提升。

參考文獻

[1]賀武征.立足檔案收集 做好事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（23）：133.

[2]董艷艷.關(guān)于加強事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：82.

[3]林曉娟.事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及應對之策[J].黑龍江檔案，2016（03）：115.