做好學校檔案管理工作之我見

李艷華

教育發展的好壞，關鍵在于學校如何管理，而其中學校的檔案管理是學校管理的重要組成部分，在當前國家加強發展現代教育的大背景下，提高學校檔案管理工作水平具有十分重要的意義。

1 學校檔案管理的當前情況

目前學校的檔案管理工作雖然取得了一定的成績，為學校的教育教學、教育管理、教學科研和社會服務都作出了一定的貢獻，但仍然存在著一些問題和不足，還有較大的空間需要進一步去提升。

1）學校不夠重視，檔案管理意識淡薄。當前，學校部分領導及教職工，對學校的檔案管理意識淡薄，認識不到檔案工作在學校建設中所起的重要作用。因此也不會去花費更多的精力開展學校檔案管理工作，從而使學校檔案管理工作失去了應該發揮的積極作用。

2）學校檔案管理人員專業素質不高。目前，雖然學校配有專職的檔案管理人員，但是學習的專業是從事教育教學工作的，不是專業的檔案管理專業畢業的，也參加過檔案局組織的業務培訓學習，但歸根結底業務水平淺一點。因此很難達到對檔案管理的規范化要求，更不用說去創造性的工作，為學校的教學管理提供有力的支持。

3）學校管理工作方式陳舊、手段落后。現在學校檔案管理方式陳舊、手段落后，信息化程度低，甚至有些檔案材料需要手工作業的方式對檔案進行整理編目錄。這種手工作業方式工作效率低下，不僅消耗了大量的人力物力，而且使檔案材料重復收錄的可能性增大，也容易導致檢索速度變慢，準確率降低，檔案材料因此也會磨損浪費。

4）制度不夠健全，材料不夠全面。在學校各項工作中，教育教學、行政管理、學生管理，后勤服務等部門都有各自的管理方式方法，各個部門的檔案記錄方式方法也不一樣。由于缺乏制度的約束，有的部門為了自己的工作方便或者本身工作就拖拉，不會及時主動的把應該歸檔的材料上交給學校的檔案管理人員。尤其是學校的教學檔案，由于牽扯到的學生多，人員數量大，再加上檔案管理人員有“重文書檔案，輕教學檔案”的工作思想，致使教學檔案不完整，成了常態化。

5）檔案保護設施存在缺陷。檔案的保存管理需要有專門的設備設施。為確保檔案的安全，檔案庫房必須滿足防水、防潮、防熱、防火、防光、防塵、防盜的要求，電子檔案的庫房還要防磁、防震，控制好溫濕度，電子檔案還需要加密等等。現在多數學校的檔案室往往連基本的防風、防火、防潮功能都不具備，檔案管理設備也很落后，給檔案的安全管理帶來了很大隱患，致使有的學校檔案室的損毀現象屢見不鮮。

2 做好檔案管理的建議

1）學校領導要提高認識，增強全體教職員工的檔案意識。上級領導部門首先要重視學校的檔案管理工作，要不定期召集學校領導召開相關會議或及時下發相關文件，督促學校負責人充分認識到檔案建設的重要性，端正學校領導層對檔案工作重要性的認識。學校要及時傳達貫徹上級部門的相關精神，召開專門會議，提高全體教職員工對檔案工作重要性的認識，同時要保證學校在檔案建設工作中投入足夠的人力物力及財力，為檔案工作提供良好的物質保障條件。

2）重視人才隊伍建設，全面提高檔案管理人員的素質。要全面提高檔案管理工作的水平，離不開高素質的管理人員。首先要有過硬的政治素質和良好的職業道德。檔案管理人員工作崗位特殊，必須要加強政治學習在涉及學校的檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上，要同黨中央保持高度一致，嚴格遵守工作紀律，嚴守黨和國家秘密，要有為他人的名利和成功做人梯，敢當無名英雄的精神，熱愛本職工作，全心全意為人民服務。其次，要有過硬的專業素質。檔案管理人員要有較高的專業水平和技術實踐能力。學校除了要注重引進檔案專業的專門人才之外，還要注重對現有人員的業務培訓，積極鼓勵他們在職學習，安排他們參加專業知識理論、先進技術設備的技能操作以及現代化管理理論等方面的培訓，全面提高他們的業務素質，從而保證檔案管理切實能為學校的全面發展起到至關重要的作用。

3）努力改善傳統的管理方式和手段，提升檔案管理水平。首先，在觀念上要緊跟時代步伐，思想上要與時俱進，樹立現代化的檔案管理理念。樹立學校檔案管理工作是學校管理的重要組成部分這一重要理念。其次，要轉變傳統的手工作業方式，充分利用現代化的辦公設備，提高工作效率。第三，將檔案資料進行信息化處理，利用電子檔案管理設備，將檔案實物轉化為數字化信息，同時充分利用學校網絡，讓學校各部門通過網絡上傳各自相關檔案資料。建立檔案信息數據庫，授權相關人員一定權限，實現資源共享。

4）加強制度建設，確保檔案資料收集齊全。影響檔案管理工作正常開展的重要因素往往是缺乏規范的制度。沒有規范制度的約束，就會造成工作的隨意性和拖拉現象，使有些該歸檔的資料收集不上來。所以要完善管理制度，用制度來管事管人。教育主管部門和學校根據國家相關法律規定制定相關制度，并切實落實《學校檔案管理辦法》、《檔案員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案資料收集制度》、《檔案室管理制度》、《文件資料借閱制度》等等，同時可以建立相應的獎懲制度，對工作不力的人員追究其相應責任。

5）加強硬件建設，確保檔案安全。學校要加大經費的投入，保證檔案庫房建設符合相關標準，積極購進先進儀器設備，尤其是要購置并及時更新檔案的計算機管理系統，讓學校的檔案管理工作真正實現騰飛，為學校的發展提供有力的支持。