新時代檔案管理現代化探究

摘 要：2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，專門指出要發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。當前我國的檔案管理工作已經取得了一定的發展，但與快速發展的社會相比仍有一些方面需要提高，如果長期忽視檔案管理的重要作用，勢必影響到整個社會的進步，為此筆者在分析新時代檔案管理現代化的現狀基礎上，提出解決這些問題的方法，以期更好的推進我國檔案事業的發展。

關鍵詞：檔案管理；現代化；從業者；計算機

隨著互聯網時代的來臨，原有陳舊的檔案管理模式已經不能適應現代檔案管理工作發展的需要，在新時代對檔案管理工作進行探究，把現代技術的高科技與陳冗繁瑣的檔案管理工作相結合，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還能更好的為各級機關和人民服務，減輕基層檔案管理者的工作負擔，推動社會的現代化發展。但我國檔案管理工作起步較晚，與西方國家相比，技術含量較低，極大的影響了檔案管理工作效率和質量的提升。當前，對新時代檔案管理現代化進行探究可以及時發現檔案管理工作中出現的問題，并找出相關的對策，更好的推動檔案管理事業的發展。

1 新時代檔案管理現代化的內涵及意義

現代技術的飛速發展推動了各行各業的進步，而檔案管理現代化也成為了一種必然的趨勢，要推動檔案管理的現代化必須充分發揮人的主觀能動性，不斷利用各種現代技術和設備推動檔案管理的便捷化。隨著科技的發展，檔案管理工作也經歷了多次變革，我們所探討的檔案管理現代化就是指檔案管理者要積極掌握現代管理理念、技術和方法，充分利用現代化設備，對傳統的檔案管理方式進行革新，不斷實現檔案的自動化、信息化、人工智能化的管理。隨著檔案管理現代化的發展，它已成為一個非常完整、系統的概念，覆蓋的范圍不僅涵蓋了計算機技術、信息數據化、管理現代化等內容，還涉及電子檔案的管理與歸檔，未來將更加注重對傳統紙質檔案的保存和技術層面的創新，把現代的電子檔案技術與傳統紙質檔案的管理完美結合，推進檔案管理的現代化發展。

檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是現代技術與檔案工作的完美融合。當前檔案管理工作已經實現了計算現代化，配套的相關設備和電子軟件已經非常齊全，利用計算機等現代設備進行檔案管理已具備基本條件。檔案管理的現代化可以極大的提高檔案管理的效率和速度，更加方便資源共享和電子檢索，在一定程度上減少了人力成本，縮少了檔案存放的空間。檔案管理者可以依據掌握的技術和設備快速對檔案信息進行查閱、共享，不僅方便快捷，而且節約了大量的時間。但是，檔案管理工作并不是一帆風順的，對檔案管理現代化而言，既面臨著時代的挑戰，又有著發展的機遇。當前科學技術已經成為國家綜合實力的象征，實現檔案管理的現代化不僅是時代的召喚，更是發展的必然。檔案管理現代化不僅推動了社會行業的發展，還為人民群眾提供了更多的便利，是社會發展的必然選擇。

2 新時代檔案管理現代化進程中出現的問題

1）檔案管理從業者認識不到位。當前檔案管理工作開展存在一些問題，從源頭來講主要是從業者按照傳統的方法進行檔案管理，長期在一線工作形成了自己一套固有的工作經驗和模式，在一定程度上提升了檔案管理工作的效率，但對于新的檔案管理工作方法和技術往往存在排斥心理，不愿意積極學習提升自己，改變固有的模式。還有一些工作者認為檔案管理的現代化無非就是購買計算機、微縮機、掃描儀等現代化設備，只要在工作中簡單應用就算是對檔案進行了現代化管理，但實際上很多檔案管理者對設備的使用并不熟悉，再加上缺乏相關的培訓，自身專業知識又不足，無法使新進設備更好的應用到檔案管理工作中，沒有真正意識到檔案管理現代化的真正意義，最后造成了人力資源和設備的浪費。

2）檔案管理工作資金保障缺乏。檔案管理工作要實現現代化迫切需要大量的資金投入，而現實中檔案管理工作在單位中往往不被相關領導重視，被簡單的認為只是檔案的管理和保存，對單位的發展起不到主要作用，這種思想很容易造成檔案管理方面的資金缺乏，長期缺少應有的投入必然帶來技術的嚴重滯后。很多單位檔案管理工作長期存在“營養不足”，缺乏購買現代化設備的資金，造成許多檔案管理工作停滯不前，使得本單位檔案管理辦公設施陳舊，場所簡陋，甚至一些基本的安全設施還存在問題，更不要談什么標準化建設、數字化建設、規范化管理。同時，由于資金限制，無法對檔案管理進行技術開發，一些檔案管理從業者無法參加專業的培訓，也無法邀請行業內的知名專家來單位授課，這就在無形中造成從業者的技術水平提升陷入困境，長此以往造成檔案管理工作與現代化建設脫軌也就不足為奇了。

3）檔案管理從業者專業化水平偏低。我國許多地方的檔案管理工作一直按照傳統的模式進行管理，使得很多人想當然的認為檔案管理工作是最簡單、不需要專業化的工作，一些單位的檔案管理部門甚至成為安排家屬的“收容所”，這些人員缺乏基本學歷，又無技術特長，這在一定程度上造成了從業者專業化水平偏低。還有一些檔案管理從業者是從其他部門調入檔案管理部門，是典型的半路出家，自身專業與檔案管理無關，而且沒有這方面的經驗，熟悉工作需要相當長的時間，無法推進檔案管理的現代化。還有一些人認為從事檔案管理工作是最沒有水平和前途的，既無法在工作中作出成績，又遠離單位的領導，這些種種因素很容易造成人員的思想混亂，新技術、新設備無法使用推廣，再加上檔案管理人員結構不合理，學歷層次偏低，很容易造成管理工作落后。

4）檔案管理標準化不高。隨著信息化時代的進步，檔案管理信息化建設取得了一定程度上的進步，但與現代化技術的要求仍有距離，主要是因為當前檔案管理工作缺乏先進的技術、合理的分工、廣泛的協調。許多新進的技術無法應用到檔案管理工作中，許多單位在軟件的使用、技術的推廣方面都有差異，尤其是在檔案信息與網絡的共享上更加需要統一的規范標準來推動檔案數據的傳遞，只有這樣才能保證檔案管理的現代化發展。但目前很多企事業單位都普遍存在大量的案卷質量不高，沒有統一的檢索工具，許多部門在立卷、檢索、編目等方面沒有按照國家檔案局制定的統一標準，這樣長期發展必然影響檔案建設的網絡化，資源共享隱患。檔案管理標準化實現的滯后造成了大量的數據重復，使檔案管理工作無法發揮主要作用，逐漸與時代發展脫軌。

3 實現新時代檔案管理現代化的策略

1）轉變檔案管理理念，推進檔案管理的現代化。檔案管理現代化實現的核心主要在于人，檔案管理者如果缺乏管理現代化的理念就很難適應現代化的發展。因此，要牢固樹立檔案管理人員的科學實踐觀，積極學習先進的科學技術、現代的管理方法，轉變陳舊的思維觀念，摒棄原有的工作經驗，通過學習先進技術和經驗不斷創新，與現代化技術接軌，不斷創新檔案管理方式，制定出符合要求的管理方案。建立與時代相匹配的檔案管理意識，變被動服務為主動服務，掌握先進的科學技術和管理經驗不斷提升檔案管理工作的效率，適應社會發展的需要。

2）加強檔案管理現代化的各項保證，確保檔案管理現代化的實現。檔案管理現代化的實現離不開單位領導的重視，各級領導要通過定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作的發展現狀，及時解決存在的困難和問題，真正指導好本部門的檔案工作。要重視檔案管理人員的培訓，為其提供資金支持，在部門營造出一種積極學習的氛圍。要有專項資金在設備投入保證軟硬件的同時提升，配備必要的計算機、掃描儀等現代化辦公設備，讓檔案管理從業者主動利用各種現代技術推進檔案管理的發展，加快檔案的信息化、數字化、標準化。

3）注重人才引進，提升從業者綜合能力。檔案管理工作從業者的水平直接決定著檔案管理效率的高低，因此要注重人才在檔案管理工作中的作用。注重對高層次人才的引進工作，積極與高等院校開展合作，為高層次人才提供強有力的保障和研究的場所。注重提升檔案管理從業者的專業素養，定期開展計算機操作、信息數據化、設備操作等培訓，提升他們的工作能力和技巧。充分發揮專業人才的專業水平，讓所學知識與工作實際合理轉化，通過不斷的學習、交流，讓更多的檔案管理從業者在思想上樹立創新意識，在業務上提高綜合能力。

4）注重檔案管理的標準化建設，提高工作效率。檔案管理工作要實現高效、便捷的現代化模式就必須建立統一標準的檔案管理機制。對檔案管理從業者進行合理分工，積極利用現代化技術實現信息的數字化管理，通過統一的檔案管理應用平臺使檔案管理更加人性化，加快檔案管理檢索的速度，統一規范工作，真正促進檔案管理工作不斷上臺階。網絡信息的共享必須統一檔案管理標準，才能實現有章可循，實現標準統一化。加強各個檔案部門的合作和數據共享，提升檔案管理的便捷性。

總之，實現檔案管理的現代化是新時代發展的必然趨勢，檔案管理現代化意義重大，影響深遠。檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，當前各級單位在檔案的接收、保存、管理、統計分析等方面存在差異，在硬件條件、人員配備上還不同步。要真正實現檔案管理的現代化就要有計劃、有步驟的穩步推進，既要學習先進的管理技術和經驗，又要結合本部門的實際情況，做到緊跟時代步伐、與時俱進，發揮檔案管理在各個領域的作用，推動檔案管理工作更上一個臺階，從而更好的服務我們的國家和社會。積極規范檔案管理現代化建設，吸引優質人才，加強資金投入，推動檔案管理工作的轉型，逐步實現檔案管理工作現代化。

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作者簡介

陳亮（1970-），男，重慶市秀山縣中和街道鳳凰社區人，畢業于重慶市委黨校，專業為法律，研究方向：檔案管理員。