淺談如何正確認識檔案管理

楊娟

在我國，對文書和檔案最早的稱呼叫作“冊”“典”。在周代又有“中”的叫法。自商周簡牘檔案和縑帛檔案產生以來，簡、牘、簡策、簡牘、簡書、啟書、簡書或竹帛等稱呼、皆指文書、檔案和書籍。唐代以后，又稱公文和檔案為“文案”“案牘”，有時也用“文牘”“文書”“薄書”來表示。

“檔案”一詞，據現有材料記載、初見于清代?！皺n”的含義在《康照字典）里的 意思是“排木裝檔”，就是用木架框起格的意思?！鞍浮本褪呛帽人朴谛∧咀雷右粯拥淖缼?。由此引申，然后把辦理一起事件的相關資料叫作一卷，而且把收起來的的官方資料叫做 “案”或者是“案卷”等。“檔”和“案”兩個連起來用，就是放入檔架的文案和案卷，還把擺放檔案的架子叫作作檔架，把一格稱作一檔。這些叫法有的一直沿用下來，至今我們稱檔案，依然有形象的和內在的意義。檔案的概念說明了以下三點：

1）檔案是在社會實踐活動中形成的；

2）案是由文書及信息有條件轉化而來的；

3）檔案是原始記錄。

1 檔案的性質

1）原始記錄性。檔案最本真的記錄，是檔案的本質特性，也是檔案和其他信息不同的主要區別。檔案是原生或首次生成的信息，歷史如何發展，人類是如何活動的，檔案就如何去寫進歷史的，不是事后編制或制作再生的。

2）利用的價值性。檔案保存的目的是為了查考和利用，價值是文書、信息轉化為檔案的條件，也是檔案如何保存和保存多久的主要因素。價值高的檔案就要永久保存，失去價值的檔案就要銷發。

3）科學文化性。檔案記錄著人們的社會實踐活動，是人類科學文化的結晶，對人類一切事物的進步和發展起著不可忽視的作用。

2 檔案的作用

檔案的作用是指檔案用途的發光發熱，也就是檔案經過使用者的使用，原本存放轉化為發光價值。

1）延續人們記憶的作途。檔案的存在就是為了延續人們的記憶。因為人類大腦的記億是有限的。首先是因為人體大腦記憶的容量有限，其次是人們記憶的載體一一腦細胞生命是有限的，然后是人們記憶的內容易丟失，失真，最后是人們的記憶是好比空氣，既看不見，更摸不到，得不到傳播?？墒菣n案作為記憶的載體，打破了一切因素的限制，是一種可行的、得到人類認可的記憶的手段方式。存史存知的作用。檔案是人類社會不斷進化過程的真實歷史寫照，記下和存放了人類社會實踐的點點滴滴，而且檔案具有知識性體現，它存儲了人類知識結晶，也是一種載體。一句話，檔案室存放的是了人類的文明，反映的人類的進步，是人類一切事物進化的見證。

2）播撒、傳遞知識、信息的作用。檔案不但是儲存知識、歷史的一種工具、它還是人們播撒、傳遞文化知識、信息，等推動社會進步與發展的不能缺少的資料。一方面，檔案包含著大量的知識和信息。其次，它是傳播知識、信息的重要渠道和工具，與其他載體相比較，有著它自身其不可取代的價值，一是可靠，二是便捷。

3）處理現實事務的查考作用。檔案在當今社會的管理層面、生產層面、搞研究領域、我們的學習和生活中都有著舉足輕重的查考作用。它是管理的工具，還是生產建設事業的參考依據，科學研究領域的基礎和條件，學習的原始教材，宣傳教育行業的生動資料，國際斗爭的震撼武器，解決糾紛、維護權益的法律證據。

3 檔案管理工作的性質

檔案管理工作又稱檔案工作，其有廣義和狹義兩種含義。檔案廣義的是指一切與檔案有關的人類活動，包括檔案事業管理、檔案教育、科研及檔案法規等。狹義的檔案意思專指專門的檔案室和檔案館所進行的檔案業務工作的領域，即用科學服務的理念和方法管理檔案，為人民的各項事業搞好檔案的業務服務工作，具體包括對檔案文件進行的整理、保管、開發和利用的工作。檔案管理工作是不可忽視的重要行業，是從事社會主義現代化建設發展推進各項工作的必需條件。干好檔案管理事業，不但是目前工作的需要，而且是也是未來的需要，檔案工作，就其基本性質和主要作用來說，是一種有著特殊管理性、服務性和政治性行業。

檔案管理工作的基本內容包括：檔案管理中的收集、整理、鑒別、保存、統計和提供服務等（檢索、編研）六（八）項工作。這六（八）工作通常也稱為檔案工作的“六個環節”（八個環節）。檔案管理工作的六項內容是一個有機統一的整體，各個環節互相制約，互相促進。整個檔案工作的內容可以劃分為兩個方面：基礎工作和利用工作。其中，檔案的收集、整理、鑒別、管理、統計等環節是整個檔案業務工作和利用工作。其中，檔案的收集、需要和提供利用工作的需要，同時又直接影響著檔案的提供作用，實現檔案價值?？傊龊脵n案管理工作，將對整個人類社會的發展提供更加便利、高效的

服務。