中學會計檔案管理現狀之我見

劉紹富

摘 要：本文列舉了中學會計檔案管理中存在的問題，就如何使農村中學會計檔案管理實現制度化、規范化、科學化提出幾點建議。1、加強對會計人員培訓；2、提高檔案意識，加強規范管理；3、改善管理技術，加強檔案室建設。

關鍵詞：中學；會計檔案管理；問題；解決方法

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。它是經濟決策的重要依據，對保護國家財產、執行國家財經紀律起到了監督作用。為單位制定規劃、計劃，調查取證以及進行決策提供依據和咨詢材料。是國家檔案卷宗的重要組成部分，在社會經濟活動和教育、教學中具有重要的作用。

1 中學會計檔案管理存在的問題

會計檔案屬于專門檔案，是在會計專業活動中形成的，具有原始記錄性。但事實上，由于中學會計檔案管理意識和人員配備還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中存在重核算、輕管理思想，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題。

1.1 財務人員方面存在的問題

中學會計檔案的工作者都不是專職的，是會計人員代為管理。由于大多會計人員對檔案業務不清楚，又沒培訓過，因此在管理學校的會計檔案時沒有經驗，弊端很多。在進行會計檔案歸檔記錄時對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求容易犯錯，致使學校的會計檔案保存效率和保存質量等都很低。除此之外，對于一些有特殊歸檔要求如磁性介質或光盤等的歸檔也不專業，致使檔案的全面、完整、精確、齊全、可靠、專業、真實等屬性體現不出來。這種人員的弊端至使中學的會計檔案的工作意義得不到體現。

1.2 歸檔、整理過程中存在的問題

中學會計檔案的歸檔應包含：1）歸檔范圍；2）歸檔時間；3）歸檔要求。但因為會計人員不專業致使歸檔范圍不清楚，如對不該歸入會計檔案的如工資晉升資料歸入了會計檔案；歸檔時間不明確，按《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案在年度結束后可由會計機構保管1年后移交綜合檔案室，但現實是會計機構保管時間超過1年有之；年度結束后就移交有之。對于歸檔要求方面存在的問題是歸檔的材料不真實、不連續，如月報和年度報表等。

1.3 中學會計檔案保管和查詢未實行信息化管理

中學有許多會計檔案辦公所需要的設備、硬件得不到更新，很多時候還在用人工保存、記錄會計檔案，未引入計算機管理，所以當需要查詢時顯得很困難。這對檔案的利用會造成一定的影響。

1.4 檔案室建設尚需規范

中學檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，沒有認真做好“七防”工作，嚴重影響了會計檔案的壽命，沒配備基本的滅火器、防盜門、去濕機、電腦等設備，無法保證會計檔案的安全。

2 解決的方法及建議

隨著社會的發展，對農村中學會計檔案管理的要求也越來越高。在學校教育和教學活動中，很多時候因為會計檔案管理工作不到位，影響了整個學校的運作，給學校造成損失。所以農村中學會計檔案管理工作作為會計工作的基礎，為適應學校發展的需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，確保會計信息的高質量。根據《會計檔案管理辦法》，就如何實現會計檔案管理制度化、規范化、科學化，筆者提出以下幾點建議：

2.1 加強對會計人員培訓

會計工作的迅猛發展，要求會計人員不僅要具有財務知識，還要懂得檔案業務方面的知識，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業務水平，增強整理、立卷實際操作技能，成為新一代的復合型人才。

2.2 提高檔案意識，加強規范管理

在新形式下，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統觀念，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規范管理，為學校領導的決策提供真實、可靠的依據。充分發揮會計檔案在教育、教學中的作用。

2.3 改善管理技術，加強檔案室建設

現在中學會計檔案管理大多數還處于手工檢索階段。所以，對會計檔案管理模式進行改進，開發和利用計算機對會計檔案進行管理，才能真正發揮會計檔案的作用，加快查閱資料的速度，提高會計檔案管理和利用水平。

為保證學校會計檔案的安全，會計檔案保管室中增配滅火器、防盜門、去濕機、空調等；為了保證會計檔案的完整性，計檔案保管室還要引進掃描儀、復印機、電腦、打印機等設備。

總之，加強會計檔案的是《會計檔案管理辦法》的要求，還是教育、教學的需要，且有助于財務管理水平的提高，可促進社會主義現代化的建設和發展。

參考文獻

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