基于企業檔案管理工作的幾點思考

戴明君

摘 要：隨著企業的不斷發展，企業檔案內容也越來越豐富，企業檔案見證了企業的發展，承載著企業的歷史，是企業發展不可忽視的重要部分。本文闡述了檔案管理在企業發展中的重要作用，分析了企業檔案管理存在的問題，提出了解決問題的應對措施。

關鍵詞：企業檔案；分析問題；措施管理

企業管理中，檔案管理也是一個不可忽視的組成部分。當今科學檔案管理必須與時代同步，才能適應現代企業發展的需要，只有不斷地提升企業管理水平，能夠起到帶動企業發展及促進企業進步的作用。怎樣改進現代的企業檔案管理，實現企業檔案管理合理地利用信息化技術，已經成為了現在提升企業競爭力的關鍵。

1 企業檔案管理在企業發展中的重要作用

如今，隨著社會市場經濟的快速發展，企業經營機制的不斷進行轉換，企業檔案管理在企業管理中的應用越來越寬泛，企業檔案管理對企業經濟效益的發展和貢獻也越來越彰顯得重要。從企業檔案管理上來說，企業檔案包含了企業生產經營活動的全部內容，涵蓋了企業研究、技術、商標、采購、生產、財務、人事、營銷和經營決策等各個方面，對于研究本企業的經營方向和企業發展提供了重要的第一手資料，為企業提供了進行科學分析、經驗總結和制定發展方向的重要資料。如果能夠把企業檔案管理工作做好，不但能為企業領導及時了解企業整體經營情況，合理調整經營措施提供有力的依據，能夠幫助企業經營決策提供支持性證據，還能夠有利于社會各方認定企業的經營成績，對企業與各有關部門進行有益合作奠定堅實的理論基礎。此外，企業檔案管理在企業發展過程中需要進行不斷的完善和提高，才能在一定程度上幫助企業更好地可持續發展。企業檔案管理成果與企業經營管理的有機結合能夠影響決定企業資源配置的取向和模式，同時影響決定著企業的未來發展，這不僅僅對于實現企業經營戰略，還能夠不斷地提高管理效率具有深遠的影響作用。因此，做好企業的檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展和不斷提升企業在市場經濟中的競爭力都具有重要意義與作用。

2 企業檔案管理的問題分析

1）企業對檔案管理工作重視度不夠。當前我國處于市場經濟體制下，企業處于激烈的市場競爭當中，企業為了增強自己的競爭優勢，將主要精力都放在企業的生產經營方面，雖然檔案具有重要意義，但檔案管理工卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績性質不高，對此一些部門對于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡單的認為只要將檔案保管好，能夠應對時常的檢查、翻閱即可，相關人員在認識出現誤區是忽視檔案管理工作的主要原因之一，在這種情況下，對檔案管理工作的投入存在嚴重的不足，對于資金的投入更是少之又少，檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對企業檔案管理工作的認識不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動性和創造性，對企業檔案管理工作采取了放任自流的態度。進而在一定程度上導致檔案管理的手段嚴重滯后，并且管理企業檔案的設施也不健全，保存企業檔案的條件也比較簡陋，導致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發生。

2）企業檔案管理缺乏專業人員。企業檔案管理是一項政策性、規范性、技術性很強的工作，在政治素質和技術業務能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當前，不同于專業的檔案館、檔案局的人員，企業檔案管理人員，往往待遇不高又身兼數職，且多為非檔案專業出身，對檔案的重要性認識不足，缺乏足夠的責任心和嚴謹的工作作風，企業檔案工作被認為可有可無，加之，大多數企業領導認為單獨配備專業的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業的開支，所以企業檔案管理人員大多數都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。

3）信息化管理方法落伍。科學技術在發展，而檔案技術卻落后，國內大多企業的檔案管理仍采取手工作業的方式。在檔案信息化建設方面，由于企業領導缺乏足夠的認識，在企業信息化整體規劃中沒有納入檔案信息化建設，進而使得檔案信息化建設缺乏資金的支持。所以，中國目前建造的檔案信息，沿用至今的傳統管理體制，使信息技術和記錄管理文件相分離，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴重造成了人力與物力的浪費，信息化技術融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。

3 加強企業檔案管理工作的措施

1）提高管理人員的重視度。隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案載體由可視記錄識別型轉變為依賴機器識別的代碼型（電子檔案），檔案管理模式也從傳統手工模式、單機數據管理模式、網絡信息管理模式發展到知識管理模式，并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。因此企業領導和相關的管理人員必須加強檔案管理的意識。企業領導要提高對企業檔案管理工作的重視，應改變對企業檔案管理工作的不正確認識，把企業檔案管理工作放在重要位置，并關心企業檔案管理工作的進行情況，要求檔案管理部門定期進行工作匯報和工作總結，提出存在問題和困難。要真正重視、關心企業檔案管理工作，為檔案工作配齊人員、設施、設備，切實幫助檔案部門解決一些自身難以解決的實際困難，并從企業經營活動的大局出發，定期提出要求，及時給予工作指導。對于檔案管理人員，要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

2）提高檔案管理人員的專業水平。長期以來我國的檔案從業人員專業性都不強，真正的專業性人才很少，隨著檔案現代化管理工作的開展，對專業的檔案人才有了更多的需求，檔案行業的人員需要從雜業型向專業型轉變，才能適應檔案現代化管理工作發展的需求。并不斷的對檔案管理工作的隊伍建設進行加強，選擇政治過硬、作風廉正、責任心強的中共黨員進行檔案管理工作的。并重視對其的教育培養工作，不定期的舉行檔案管理業務培訓講座或極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，堅持“學用結合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統的學習機會，做到與時俱進，使相關人員對先進的檔案管理理念進行掌握，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力，提使檔案管理人員提高專業水平。

3）加強檔案信息化管理工作。隨著計算機技術和信息技術的快速發展，在各行各業中得以廣泛的應用，為各行業在發展中帶來了技術性的革命，對各行業水平的提高和快速發展起到了重要的推動作用。根據企業檔案管理信息化建設的需要，企業檔案管理信息化應納入企業現代化建設的總體布局，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。結合單位能力自主進行檔案管理軟件的研發，并將單位相關信息材料全部納入軟件中，構建單位中的局域網絡共享，使檔案管理得到更高效快捷的優勢，使檔案數據實現規范化、電子化、信息化，使傳統的檔案管理工作逐漸轉化為脫離紙張的無紙化辦公及現代化的管理體制。實現電子文件的實時管理與利用，推進企業檔案管理信息化標準體系，基本實現檔案管理信息利用服務網絡化，檔案管理工作自動化。

4 結束語

企業檔案管理工作是與單位事業同生存、共發展的不可缺少的管理內容，是專業性很強的工作。做好檔案工作就是對企業生產經營發展的推進，是企業發展的基礎。我們要與時俱進、開拓創新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。企業檔案對于企業的長遠發展非常重要，相應的檔案管理工作者必須重視，并且不斷地創新，切實地將工作落實到實處，唯有此才能促進我國檔案管理事業的發展。

參考文獻

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