水利管理單位構(gòu)建4A級檔案管理體系所存在的問題及解決對策

黃寧

摘 要：構(gòu)建4A級檔案管理體系是新時代檔案工作的具體要求，水利管理單位要結(jié)合實際工作積極構(gòu)建4A級檔案管理體系以此實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。本文結(jié)合多年的實踐工作經(jīng)驗，以構(gòu)建4A級檔案管理體系的重要性作為切入點，闡述構(gòu)建4A級檔案管理體系所存在的問題，最后提出解決對策。

關(guān)鍵詞：4A檔案管理體系；現(xiàn)代化；數(shù)字化

完備的檔案管理是支撐各行各業(yè)工作的重要基礎(chǔ)因素。對水利管理單位而言，構(gòu)建4A級檔案管理體系是提高檔案管理質(zhì)量的重要手段，面對新時代檔案管理工作的新要求，我們要不斷加強軟硬件建設(shè)和制度建設(shè)，積極構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的4A級檔案管理體系，不斷推進檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

1 構(gòu)建4A級檔案管理體系的重要性

構(gòu)建4A級檔案管理體系是現(xiàn)代檔案管理工作的具體要求，也是客觀評價檔案管理工作成效的依據(jù)。基于新時代檔案管理的新任務(wù)，構(gòu)建4A級檔案管理體系具有重要的現(xiàn)實意義。首先構(gòu)建4A級檔案管理體系是貫徹落實習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的行動體現(xiàn)。黨的十八大以來，習(xí)近平總書記對檔案管理工作提出新的要求與任務(wù)，為指導(dǎo)水利檔案規(guī)范化管理提供了思想基礎(chǔ)，實現(xiàn)4A級檔案管理是落實習(xí)近平總書記系列講話精神的具體行動；其次構(gòu)建4A級檔案管理體系是水利檔案管理工作的具體要求。只有積極構(gòu)建4A級檔案管理體系才能實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)，才能保證檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化；最后構(gòu)建4A級檔案管理體系是提高檔案管理工作效率，降低檔案管理缺陷的重要手段。4A級檔案管理有一套嚴(yán)格明確的認定程序和標(biāo)準(zhǔn)，能確保檔案管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范化，通過構(gòu)建4A級檔案管理體系可以規(guī)范水利管理單位的檔案管理工作，進而及時消除檔案管理過程中所存在的各種問題，提升檔案管理工作的效率。

2 構(gòu)建4A級檔案管理體系所存在的問題

隨著數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，在構(gòu)建4A級檔案管理體系的過程中還存在以下問題：

1）單位管理層對構(gòu)建4A級檔案管理體系的意識還有待提升。構(gòu)建4A級檔案管理體系不僅需要檔案管理人員的努力，而且還需要管理層的支持，但是在實踐工作中，有個別單位的管理層對于4A級檔案管理體系的構(gòu)建重視程度不夠。一是他們還止步于傳統(tǒng)的思維方式，認為檔案無非就是存放資料，因此對檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識不強，沒有對檔案4A級管理形成足夠重視；二是管理層認為只要嚴(yán)格按照4A級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開展工作就可以，而忽視了與本單位檔案管理實際的結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理過于注重形式化，而導(dǎo)致在實際的檔案管理工作中出現(xiàn)機械化的問題。

2）檔案管理制度不健全，現(xiàn)代化管理水平不高。水利管理單位構(gòu)建4A級檔案管理體系需要有一整套完善的管理制度來強化規(guī)范管理，但是通過深入調(diào)查，雖然各單位都在努力構(gòu)建檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但一部分單位仍然存在檔案管理制度不完善、現(xiàn)代化管理水平不高的問題。一是檔案管理制度落實不到位。由于構(gòu)建4A級檔案管理體系屬于系統(tǒng)工程，需要有一套嚴(yán)格的制度并認真執(zhí)行，但在實際工作中，有的單位多年前建立的制度用了十幾年沒有修訂過，還有的單位出現(xiàn)為了達到4A級檔案管理認定標(biāo)準(zhǔn)而抄襲其它機構(gòu)制度的現(xiàn)象，導(dǎo)致制定的制度缺乏實際可操作性；二是檔案管理具體業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化水平不高。以河北水利系統(tǒng)的數(shù)字檔案管理為例，雖然各單位加大了硬件配套設(shè)施的投入，也利用相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理平臺，但在實際工作中，對重要的利用頻繁的檔案，并沒有完全實現(xiàn)計算機的全文利用。

3）檔案管理績效考核單一，缺乏動態(tài)監(jiān)管。構(gòu)建4A級檔案管理體系的目的是為了提升檔案管理水平，規(guī)范檔案管理過程。但部分水利管理單位在構(gòu)建4A級檔案管理體系的過程中存在考核單一問題。一是對于4A級檔案管理體系的考核重視硬件設(shè)施的考核，而忽視對檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的考核；二是對于4A檔案管理的考核主要是事后考核，而忽視構(gòu)建過程的監(jiān)督，導(dǎo)致不能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問題。

3 針對構(gòu)建4A級檔案管理體系問題的解決對策

1）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提升4A級檔案管理體系意識。實現(xiàn)4A級檔案管理離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，面對新時期代檔案管理工作的新要求，各單位領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視4A級檔案管理。首先要加強對4A級檔案認定工作的支持。要成立專門的4A級檔案管理認定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，將具體的崗位職責(zé)納入到年度考核中；其次要更新檔案管理意識，針對個別管理層不重視檔案管理的情況，要讓單位管理層及時更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，認識到4A級檔案管理體系的重要性，認識到4A級檔案管理是檔案管理的必要手段，最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案的有效開發(fā)和利用；最后要加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)意識，為檔案使用者做好周到服務(wù)。

2）完善檔案管理制度，提升檔案管理的規(guī)范化。制度是管理的基礎(chǔ)，保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵就是要構(gòu)建完善的制度，因此各水利單位要不斷加強制度建設(shè)，規(guī)范管理。首先要結(jié)合本單位實際情況，進一步建立健全檔案管理制度。水利管理單位的檔案具有頻繁使用的特性，每年汛期都會用到前幾年甚至前幾十年的檔案資料，因此各單位要結(jié)合具體的業(yè)務(wù)情況制定出符合本單位實際的管理制度，使檔案使用者能夠高效快捷地利用到檔案資料。同時還要對檔案管理制度進行規(guī)范清理，及時清理不合時宜的管理制度；其次強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)檔案管理的建設(shè)，規(guī)范管理流程。水利管理單位的檔案管理比較復(fù)雜，因此必須要嚴(yán)格按照《河北省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認定辦法》的標(biāo)準(zhǔn)進行管理，同時針對行業(yè)特點，結(jié)合《水利部辦公廳水利檔案規(guī)范化管理綜合評估辦法》的流程進行優(yōu)化設(shè)計，以充分發(fā)揮水利檔案“資政惠民”的作用。

3）創(chuàng)新檔案管理績效考核，加強反饋整改。基于檔案信息化建設(shè)的新要求，水利管理單位必須要創(chuàng)新檔案績效考核，構(gòu)建多元化的績效考核模式，側(cè)重考核評價反饋。一是要改變傳統(tǒng)的以事后考核為主的模式，建立多元化考核模式，實行動態(tài)考核與管理，形成事前、事中及事后相結(jié)合的考核模式，尤其是要加強對檔案管理過程的監(jiān)督；二是要重視考核意見，對照反饋意見采取有針對性的整改措施。構(gòu)建4A級檔案管理體系的過程是客觀評價分析本單位檔案管理的過程，通過考核評價可以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，以便及時的進行改進，提升檔案管理工作效率。

4）強化檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案信息化水平。一是要加強檔案信息化工作，加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，發(fā)揮數(shù)字檔案綜合利用價值，建立目錄數(shù)據(jù)庫，形成OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠?qū)Ρ締挝桓黝愲娮游募M行收集、整合、控制和傳遞，做到在線歸檔、在線查閱檔案全文。二是加強安全管理。數(shù)字檔案室配備專用終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設(shè)備以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設(shè)備，電子檔案要一式三套存儲在脫機載體上。

總之，面對檔案管理工作的新形勢，水利管理單位必須要積極構(gòu)建4A級檔案管理體系，以此提升水利檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]孔媛媛.以創(chuàng)促建，全面提升檔案數(shù)字化水平——連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)建省4A級數(shù)字檔案室工作紀(jì)實[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017（12）.

[2]劉春華，冷春燕.以創(chuàng)建數(shù)字檔案館為引領(lǐng) 實現(xiàn)檔案信息化工作新跨越[J].檔案與建設(shè)，2018（07）.