基于干部人事檔案數(shù)字化有關(guān)問題的探究

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展是當(dāng)前檔案信息化的重點內(nèi)容，以提升檔案管理水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。本文從當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的意義作用入手，深入進行分析，結(jié)合實際情況提出有效的優(yōu)化策略，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；管理

干部人事檔案數(shù)值化實際上是指靈活利用當(dāng)前的信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的管理網(wǎng)絡(luò)化與信息資源數(shù)字化，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢對信息進行加工、存儲、傳輸以及檢索，為工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。

1 現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.1 干部人事檔案數(shù)字化管理重視力度不足

受干部人事檔案自身的性質(zhì)影響，其自身具有較強的綜合性，涉及當(dāng)前干部的選拔、任用以及培養(yǎng)等多方面內(nèi)容，是重要的參考資。但在實際的數(shù)字化管理過程中，部分工作人員自身的管理意識不強，數(shù)字化重視力度不足，甚至存在檔案管理員管理缺失情況，管理工作效率不高，效果不明顯。例如，現(xiàn)階段的“管理人員身兼數(shù)職”問題嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)管理形式化，影響整體管理質(zhì)量。

1.2 檔案材料缺失管理質(zhì)量較低

檔案材料缺失、材料不完整也是當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理存在的主要問題，如干部考察材料，由于其材料缺失直接影響干部人事檔案資料的使用與查閱。因此需要數(shù)字化發(fā)展，進行合理的創(chuàng)新完善，從收集、整理、歸檔、利用等多方面進行系統(tǒng)優(yōu)化，加強對數(shù)據(jù)信息的整合。例如，靈活利用計算機軟件進行信息生成，建立人才信息圖表，更直觀的進行信息分析，為當(dāng)前的人才資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)，提供可靠的建議，提升工作水平，滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。

1.3 人事干部檔案數(shù)字化管理不足

現(xiàn)階段，部分企業(yè)在進行干部人事檔案管理保存過程中，依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進行管理，數(shù)字化水平較低，計算機技術(shù)應(yīng)用較少，工作人員在進行檔案查詢過程中通常需要花費大量的時間進行尋找，甚至出現(xiàn)“翻箱倒柜”情況，不僅效率低下，還可能對干部人事檔案造成損壞，合理實現(xiàn)數(shù)字化，可以從根本上提升其工作效率，通過有效的檢索促使其滿足工作人員的實際需求，實現(xiàn)資源的共享。

2 推進干部人事檔案數(shù)字化的有效策略

在當(dāng)前的時代背景下，推進干部人事檔案數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理部門的首要任務(wù)，深化創(chuàng)新理念，解放傳統(tǒng)思想，積極提升現(xiàn)有的干部人事檔案管理水平，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化，滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。具體來說，可以從以下幾方面進行：

2.1 積極開展干部人事檔案基礎(chǔ)信息建設(shè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展

在發(fā)展過程中，應(yīng)明確當(dāng)前的基礎(chǔ)信息建設(shè)的重要性，積極開展現(xiàn)代化建設(shè)，靈活應(yīng)用現(xiàn)階段先進的技術(shù)，充分發(fā)揮出技術(shù)優(yōu)勢，對信息的收集、存儲、傳輸、加工以及整理等各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，根據(jù)要求建立干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺的優(yōu)勢進行創(chuàng)新，逐漸向信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，轉(zhuǎn)變自身的態(tài)度，提升網(wǎng)絡(luò)安全性能，如授權(quán)管理、密碼管理、日志記錄等，保證信息的安全性，同時促使系統(tǒng)穩(wěn)定運行，優(yōu)化整體服務(wù)效率，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]。

2.2 加強對檔案管理人才培養(yǎng)建立高素質(zhì)人才隊伍

人才是當(dāng)前管理的發(fā)展的基礎(chǔ)，也是當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的前提，因此，應(yīng)加強其重視力度，合理進行人才培養(yǎng)，通過人才帶動干部人事檔案信息化發(fā)展。例如，檔案管理部門可以積極進行創(chuàng)新，引進先進的技術(shù)人才，更新自身的管理理念，并采取有效的措施進行技術(shù)創(chuàng)新，提升工作管理水平。積極對現(xiàn)有的工作人員進行培訓(xùn)，定期開展講座、技術(shù)培訓(xùn)等活動，加強技術(shù)創(chuàng)新，如當(dāng)前的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等，提升工作人員的整體水平，提升安全性與便捷性。與此同時，還應(yīng)積極進行人才吸納，尤其是當(dāng)前的年輕專業(yè)性較強人才，其自身的創(chuàng)新意識較高，發(fā)展?jié)摿Υ螅⒏咚刭|(zhì)人才隊伍，合理進行檔案數(shù)字化開發(fā)，不斷進行技術(shù)優(yōu)化，在日常工作過程中堅守自身的職責(zé)，優(yōu)化整體人才隊伍結(jié)構(gòu)，為當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 建立完善的檔案管理機制

以現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)狀入手，深入進行分析，合理進行完善，針對其需求建立合理的干部人事檔案管理機制，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，為日常工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。針對干部人事檔案的安全性、保密性等特點要求進行合理的完善，探索出符合當(dāng)前實際的規(guī)章制度，將信息采集、信息處理以及信息管理等過程進行優(yōu)化，合理對工作人員進行監(jiān)督，為工作的數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。干部人事檔案文件檢索、查閱以及審批是當(dāng)前的主要任務(wù)，應(yīng)建立完善的審批制度，對用戶的終端、登錄端進行完善，定期進行客戶端檢測，明確用戶的實際權(quán)限，為當(dāng)前的數(shù)字檔案提供良好的保障制度。例如，在實際應(yīng)用過程中，應(yīng)進行日常掃描備份，保證其安全性能，提升整體穩(wěn)定性。積極進行檔案資源開發(fā)，合理設(shè)置閱讀權(quán)限，優(yōu)化其信息安全性能，大范圍實現(xiàn)檔案信息利用，深化檔案信息，并增強信息的開放性、及時性、透明性等，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促使工作人員可以根據(jù)自身的實際需求隨時進行資料的查詢與共享，提升資源的利用效率，滿足當(dāng)前時代的需求[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前的時代背景下，數(shù)字信息化發(fā)展是未來的主要趨勢，因此干部人事檔案應(yīng)積極進行信息化發(fā)展，根據(jù)當(dāng)前的實際需求進行創(chuàng)新完善，充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)信息化管理，提高管理水平與工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮出干部檔案的作用，適應(yīng)時代發(fā)展，實現(xiàn)信息資源的共享。

參考文獻

[1]紀(jì)華恩.高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)問題研究[J].中國管理信息化，2018，21（10）：184-185.

[2]黃淑丹.淺析干部人事檔案數(shù)字化的安全問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：116.

作者簡介

溫志國（1973-），男，漢，內(nèi)蒙古，大學(xué)本科，館員，干部人事檔案管理。