基建工程檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：我國基建工程檔案管理還存在諸多問題，為了提高工程管理的質量，基建工程檔案管理問題的解決迫在眉睫，本文將從檔案形式、檔案管理意識、檔案管理制度和檔案管理人員的素質四個基本問題入手，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：基建工程檔案；檔案意識；檔案管理

眾所周知，基建工程檔案管理是建筑工程項目施工的重要組成部分，它反映的是整個發展建設的過程，其缺失和不準確會造成各種各樣的問題。工程檔案管理是建設的基礎，因此企業應該將此環節重視起來并著手處理其中存在的問題。

1 基建工程檔案管理中存在的問題

1.1 歸檔形式不規范

歸檔形式與建設內容的高度統一在基建工程檔案中具有重要意義。目前，國內建筑企業工程檔案丟失的現象時有發生，直接反映出現代社會對歸檔管理工作的不重視。而且，還有部分因項目太小而拒絕上交檔案的情況，導致檔案存放在個人手中，增加了工程檔案丟失和損壞的概率。

1.2 檔案管理意識不足

目前，企業的領導人員和管理人員對于檔案管理并不重視，管理意識薄弱，缺少專職檔案管理人員，導致各部門與工程項目無法達到有效的溝通，造成基建工程檔案管理與施工進程嚴重脫節，給企業造成的損失無法估量。另外，檔案資料流向不清也會給企業造成不可磨滅的影響。

1.3 尚未制定明確的管理制度

明確的管理制度是建筑企業的核心價值，在企業發展過程中雖然為員工制定了嚴格的管理制度，但是尚未制定合理的基建工程檔案管理制度，導致檔案數據落后，難以實時更新，降低建筑企業的工作效率和工作質量[1]。

1.4 管理人員的素質參差不齊

企業的管理者意識薄弱與檔案管理人員的培訓效果不佳有直接關系。而且，人力資源部門不重視人員素養，聘用兼職人員和非檔案專業畢業生，導致檔案專業高材生紛紛轉行，造成嚴重的人才流失現象，更有甚者任人唯親，忽視人員的工作能力和職業素養，從而引發了一系列問題。例如，檔案管理人員在工作中工作狀態散漫，甚至抱著應付的態度完成工作任務，導致工程檔案資料不統一、資料缺失的現象時有發生，造成項目工程無法對接，進度不匹配，甚至阻礙施工的進度，影響建筑企業經濟建設的可持續發展。

2 基建工程檔案管理問題的對策

2.1 制定歸檔文件整理規則

公司基建工程檔案在建檔初期就應該明確劃分責任歸屬范圍，再將資料進行分類整理。例如，將資料整理成紙質和電子兩種形式，將紙質版和電子版按照時間、地點、急緩程度進行有序分類，并編排序號一一對應，然后再進行保存。切記要將電子版加密并備份，再將紙質版和電子版資料實時對應更新，及時入庫，把資料一一落實，規范整理好每一份文件，縮短查找資料的時間，提高工作效率，最大限度發揮出工程檔案在基建工程建設中的關鍵作用。

2.2 強化檔案意識加強檔案管理

為了提升基建工程檔案管理工作的質量，企業領導者要意識到基建工程檔案管理的重要性和必要性，摒棄傳統的觀念，增強檔案管理意識，協調各個部門之間的工作，保證高效的交流與溝通。檔案管理人員也應該深刻意識到自己的責任問題，對每一份資料負責，將被動工作變為主動服務，加強與領導之間的溝通，達成共識，提高檔案管理水平，提升工程的進度和質量。由于基建工程檔案涉及到的部門多且重要，因此必須保證每份檔案的真實有效，這樣才能提高工程的完成效率。

2.3 制定完善的管理制度

基建工程檔案管理工作順利實施的前提是要制定完善的管理制度，將檔案管理過程中的問題解決并一步步完善，只有健全的管理制度才是可以信賴的。另外，管理者還應摒棄傳統觀念，采取網絡技術，將其運用到檔案管理當中。以日本的基建工程為例，他們在基建工程檔案管理中采用了新的管理模式，將網絡與實際對接，把工程檔案做成了集影視與過程于一體的新形式，其中包括現場過程、圖紙變更、場地布置、施工計劃、質量全程錄影、驗收材料、工藝工法的組成部分，將檔案進行影像分類管理，當工作人員需要查找資料或提出異議時，能夠及時的找到相關信息，分類清晰，使用方便。網絡信息安全也是在大數據時代下應該注意的問題，在完善檔案管理制度的同時不要忘記網絡的公開性，亦要制定完整的網絡制度，防止因員工操作不當而導致的信息泄露。因此，企業需要投入必要的資金聘請網絡專家對電腦進行加密處理，重點針對網絡中的漏洞建設精密的防火墻，同時定期對電腦進行維護，防止黑客入侵而導致的資料流失[2]。

2.4 將檔案管理人員進行編制

目前依然有很多企業為了節省成本而選擇招聘兼職檔案員和非檔案專業畢業生的現象，任人唯親也不在少數，導致檔案管理人員缺乏專業性，對于工作的理解也是不知所謂，而且企業領導對于檔案管理工作不重視，忽視專業的培訓工作，導致從業人員的素質參差不齊，工作態度散漫。在網絡時代，對于檔案管理員的工作素養要求較高，因此，企業首先應該加強對檔案管理人員的培訓工作，積極開展工作編制與不定期的考核，既能夠提高員工的工作熱情，又能夠提升員工的工作質量。其次，應該面對社會招聘大量的檔案專業高材生，既實現了企業高質量、高標準的需求，又減少了檔案專業人才流失的現狀，為建筑企業的健康發展提供助力。

3 結論

綜上所述，基建工程檔案的重要性和復雜性不言而喻，為了保證項目工程的正確實施和順利進行，制定檔案整理規則、強化檔案意識加強檔案管理、完善管理制度和提升檔案管理人員的職業素養迫在眉睫，希望各個企業都能跟上時代潮流進行改革，發掘出最適合自己的管理方法，為社會貢獻自己的力量。

參考文獻

[1]劉峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討[J].江西建材，2018（12）：65+67.

[2]劉長兵.高校基建工程檔案管理的問題對經濟的影響和對策[J].現代營銷（經營版），2018（05）：123.

作者簡介

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國電菏澤發電有限公司。