信息時代下檔案中介服務研究

張蕾蕾

摘 要：信息時代的來臨，促使檔案工作實現創新變革，其甚至向著產業化的方向轉變。信息時代下的檔案工作，不管是在管理的方法和手段、檔案管理的業務流程及檔案歸檔的范圍及服務方式等，都由此產生全新的變化。檔案中介服務業在此背景下產生，由此形成一種特色化的檔案服務項目類型。然而，由于檔案中介服務本身規章制度不夠完善，相應的專業隊伍也不穩定，因此直接影響了整體檔案工作的發展。為此，本文基于信息時代發展視角，探究檔案中介服務的發展路徑，進行簡要論述以供參考。

關鍵詞：信息時代；檔案工作；中介服務；發展

在當今信息時代背景下，催生出海量的數據，同時通過對信息技術的應用，促使檔案工作不管是管理還是實際利用都由此產生明顯的變化，直接向著社會化、多元化的方向轉變。以往傳統的檔案管理部門，更都是依靠自身的技術力量，其本身難以符合社會對檔案信息的需求與標準，因此就需要大量專業的技術人才隊伍加以支撐。在此背景下，檔案中介機構隨之產生，并且隨著需求量的增多，檔案中介機構的發展也開始不斷壯大。當前檔案中介機構服務的對象、范圍及內容直接從最初檔案管理、寄存及數字化轉變，到如今的檔案應用軟件開發及平臺建設等，其所輻射的范圍持續擴大。由此可見，檔案中介服務早已成為檔案事業發展必不可少的重要元素。然而，在當今信息時代下，檔案中介服務開始面臨一系列全新的問題，這就必須尋求全新的發展路徑。

1 信息時代對檔案工作的影響

1.1 轉變檔案管理技術方法

信息時代的來臨，信息技術開始廣泛運用與推廣，直接對檔案工作造成明顯的影響。以往采用的紙質檔案類型開始向著電子檔案方向轉變與并存。在全新的時代發展背景下，檔案信息可借助云平臺來實現云存儲操作。因此，在檔案的信息化建設過程中，怎樣切實有效的整合、挖掘分析多種有價值的檔案信息資源，并由此形成豐富檔案智慧分析庫，這樣才能由此形成精準化、效率化的過程，從而真正給社會各界提供切實有效的檔案服務，比如為科研機構、高校、企業單位等提供常見的查詢服務，而這也是信息時代下檔案工作發展的主要挑戰。

1.2 轉變檔案業務流程

信息時代下，促使檔案業務流程的轉變，其具體表現在對信息的收集、管理和利用等多方面。在如今的信息時代下，檔案數據的收集直接從以往多部門業務檔案逐漸轉向信息技術支撐下的檔案數據，整個過程摒棄了以往手工或者管理軟件的形式，其能夠借助云平臺來實現檔案數據的計算機分析、存儲和利用等。當前對于檔案的利用需求，更多都是采用現代信息技術來實施檔案的開發、轉變及編碼并借助二次加工的形式，針對檔案數據信息實施智能化分析、預測等。

1.3 拓展歸檔范圍及檔案智慧服務產生

在當今信息時代下，檔案工作的發展主要向著兩個方向推進：1）檔案全納入，這一發展形勢主要將所有具備相應保存價值的文件、數據及視頻等一系列材料稱之為檔案，并將其整體納入到檔案的管理范圍當中。2）智慧服務，信息時代下，檔案對外服務的功能及形式開始趨于多樣化轉變，具備社會性、開放性及先進性的特點。檔案服務的制定，更多要求應當嚴密結合人的需求來進行，實施和提供網絡化、智慧性的服務。

2 信息時代下檔案中介服務現狀

2.1 檔案中介缺乏特色服務項目

當前多數檔案中介機構的工作內容更多集中在傳統的文件整理、檔案材料的維護保養、數字化處理及文件寄存等諸多業務。然而，緊隨信息化發展的不斷深入，絕多數暗桿中介機構開始滲透到檔案管理系統的開發方面，期望能夠保障檔案中介機構在當前信息化發展中緊跟發展步伐。然而此類管理系統的開發，當前各大機構都早已實現管理系統建設，并且一些事業單位協同辦公系統本身也都具備相應的檔案管理功能。而一些中介機構由于獨立開發軟件成本高，且不管是系統操作、管理及功能等都缺乏明顯特色，因此實際推廣較為困難。再加上檔案中介機構本身并未擁有檔案所有權，更多局限在檔案整理、寄存及數字化處理方面，因此檔案中介機構在服務、特點及業務范圍內缺乏獨屬自身的品牌。

2.2 檔案中介機構缺乏統一行業標準

多數檔案中介機構本身并未設定明確收費與服務的標準，在實際標準制定上存在主觀隨意性，并且企業、單位方面與檔案中介機構所簽訂的合同也并未對可能涉及的服務價格加以明確，因此無法給出詳盡的成本核算清單，最終容易致使成本失控。也有一些檔案外包服務中的各項行為規范、雙方所需承擔的責任和義務等都未作出清晰界定。多數檔案中介機構大都只能給客戶提供口頭承諾，一旦發生問題，則中介機構根本無法賠償，這些都將致使企業陷入糾紛和爭端當中。

2.3 檔案中介機構缺乏穩定人才隊伍

當前絕大多數檔案中介機構都面臨一個共同的問題，也即是人才非常匱乏。一些中介機構，通常為了能夠節省勞務成本，其所聘任的檔案管理人員幾乎都是剛畢業的大學生，且多數人員也并非檔案管理專業出身，其中包含的精準化檔案專業人才占比非常少，整體人員隊伍素質呈現出一種參差不齊的狀態。與此同時，內部員工的流動性也都非常大，通常由于檔案管理工作的特殊性，導致檔案中介機構員工難以長期穩定的從事此項工作。因此，致使檔案中介機構員工不管是檔案管理還是軟件開發都難以真正形成獨屬自身的特色。

3 信息時代下檔案中介服務發展路徑分析

3.1 強化檔案中介服務法制建設

當前我國針對檔案中介機構的管理仍然不夠完善和深入，在立法方面也仍處于持續探索的階段。針對檔案中介機構具體的服務行為、權利、責任乃至多項服務、收費標準等，都明顯缺乏完善的法律制度加以約束。檔案本身屬于國家和社會發展的重要資本，檔案本身具備顯著的政治屬性，其與其他普通的管理工作存在明顯的差異，因此檔案中介服務贏得也必須納入到社會發展當中，并針對檔案中介機構實施法制建設，促使其中介服務規范化轉變。就要求始終堅持公平、公正和公開的原則，由此來交予檔案中介機構承擔相應的責任，盡可能的為檔案中介機構營造平等、公開與和諧的競爭發展環境。而這就要求必須制定相應法規政策，明確機構所需具備的法律職責、服務范圍及從業人員要求等，同時還需強化對服務質量的監督管理，采取相應的評價體系和一致的檢測標準來實施。

3.2 增強信息技術與檔案管理深度融合

信息時代下，檔案的數量不斷增多，更多是以電子檔案的形式存在。用戶對于檔案的需求不再局限于紙質檔案處理與數字化處理，其更多考慮怎樣將海量電子檔案數據進行匯聚整合，并實施有效的管理和運用。因此，這就要求檔案中介機構應當在所提供的檔案服務前提下，持續創新擴展服務項目，找準其中的切入點，形成業內標桿與特色內容。當前絕大多數檔案中介機構都開始操作大數據管理方面的系統，而如何將業務軟件數據導入大數據中心，且能夠分離成獨個小單元以供用戶檢索使用，并且實現檔案信息主動推送，成為當下所面臨的主要問題。這就要求檔案中介機構應當持續延伸自身服務鏈，通過多部門聯合來主動積極的投入到大數據中心建設當中，由此促使信息技術和檔案管理的深度融合。

3.3 強化檔案人才隊伍建設

絕大多數檔案中介機構內部人員流動都比較大，因此人才問題是一個長期需要解決的主要問題。這就要求必須強化建設檔案人才隊伍，積極的培養出復合型人才為主要目標。主要因為檔案中介機構對人員的專業技術要求相對較高，要求其不僅應當具備良好的檔案專業水平，同時還需熟練計算機操作技術及信息化管理能力等，只有這樣才能真正符合信息時代對檔案工作人員的要求。從而促使檔案中介機構檔案管理科學化轉變，不斷的開發和運用多種網絡化、智能化的輔助類工具，實現檔案中介服務的創新轉變。

參考文獻

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