做好行政審批電子文件歸檔的若干建議

王穎

摘 要：社會發展至今，行政管理也逐漸向著信息化方向轉變。目前我國各級政府都開始建設網上行政審批系統，并由此產生了大量的行政審批檔案，因此此類行政審批檔案的電子文件歸檔需求不斷攀升。然而，在實際的行政審批電子文件歸檔當中仍然存在相應的問題。為此，本文針對如何做好行政審批電子文件歸檔工作進行探討，并由此推出相應的歸檔管理建議以供參考。

關鍵詞：行政審批檔案；電子文件；歸檔管理

近幾年，我國多數地區大力開展“最多跑一趟”的行政體制改革，促使各地行政、服務交流、監察等功能實現一體化轉變，達成多級聯動的政務整合新模式。這種新模式能夠有效將相關權力并入數據系統，同時促使各個行政服務中心各種受理文件的電子化及申報的在線化轉變，真正實現業務開展與信息共享協同發展，提高群眾與企業辦事效率。主要是由于多數行政審批服務更加注重服務的開通和運行流暢及業務穩定情況等，對行政審批文件的歸檔保存于憑證價值并未起到應有的重視[1]。如今審批辦件數量持續增多，數據庫系統隨之不斷增大，相應的行政審批電子文件歸檔任務變得更為緊迫，因此做好行政審批電子文件歸檔工作很有必要。

1 行政審批電子文件歸檔存在的問題

1.1 行政審批檔案業務基礎薄弱

國家檔案管理部門針對各機關文件歸檔的范圍和檔案保管的期限進行了明確規定。然而，仍然有多數審批部門內檔案室只是針對最終審批結果的紅頭文件實施歸檔處理，并且整個審批當中所存在的申報、辦理材料都分別保存于行政審批中心與機關內部職能處理室等，難以實現有效的集中統一化管理。比如國內有的省份政務辦理中心每年審批辦件在10萬件以上，并且所針對的各個事項具體申報和辦理材料都差異明顯，通常是對相關文件辦理完后集中堆放。主要是由于各審批單位并未形成業務審批檔案的統一、規范化管理意識，同時也未形成專門的檔案規范管理計劃。這種檔案管理基礎薄弱的情況，直接致使行政審批電子文件歸檔工作無據可依，難以明確電子材料的歸檔范圍。

1.2 審批電子文件歸檔技術標準模糊

當前多數政務服務系統內，關于審批辦理的資料和過程結果等都可進行在線查詢、檢索和展示，因此有人認為只需要通過系統的運行和備份即可實現歸檔管理。這一想法是錯誤的，因此電子文件本身并未設定定期在線和離線歸檔的功能，因此在一些業務系統的長期保存當中，緊隨業務量的不斷增加和頻繁使用，一些數據難以直接從檔案資源建設和信息安全的角度實施管控，一旦產生安全風險最終將引發嚴重的后果。并且多數政府服務系統內業務辦理應用系統基本一致，其并不利于進行信息的存放和組織保存，因此審批電子文件歸檔工作仍然需要從整體系統當中進行有序分化、重新組織與整理[2]。具體要求電子文件歸檔需保證完整、真實、可用及安全的四性要求。同時需符合數字檔案館及檔案資源共享的后續管理利用平臺技術要求。目前多數檔案室針對審批電子文件歸檔技術標準并不統一，較為模糊。

1.3 缺乏多級聯動行政審批平臺統一歸檔操作經驗

首先，相關檔案管理部門對于政務服務網絡結構及運行機制了解不足，直接從某種程度上制約和影響了電子歸檔工作的開展。有部分政務服務網本身成立了一個典型集中式行政審批平臺，其直接借助平臺上的統一模板、審批單位自建系統來實現審批互通。其內部信息的實際存儲結構與方式相比電腦屏幕的直觀顯示結果存在明顯的差異。其中一些固定不變適合歸檔的數據，部分屬于動態實時更新，并不適合歸檔數據。其次，通過政務服務平臺所實施的電子文件歸檔，將直接影響傳統歸檔和移交接收工作所帶來的變化，因此必須重新明確整理歸檔與移交接工作的業務流程和職責分工。最后，如何借助政務服務網來實施電子歸檔并處理好實體歸檔的關系也需要實施更為深入的實踐探索。以上問題均未在實際當中獲得解決，目前缺乏大眾所認可的參考經驗。

2 做好行政審批電子文件歸檔的若干建議

當前國內多數地區政府均已建設成立政務服務網絡，由多級聯動構成相應的審批平臺，因此網絡行政審批的電子文件歸檔工作成為一項系統化的工程內容，在內容上更多涉及檔案業務的規范化調整、信息技術標準的制度、軟件功能設計開發及電子文件檔案接收移交等多個層面。因此，要想做好行政審批電子文件歸檔工作，就必須做好以下方面的內容：

2.1 打造堅實業務基礎，規范政務服務網檔案管理業務

行政審批業務的開展本身包含專業系統內的多級管理機關，為了真正實現行政審批檔案的全面規范、科學化管理目標，就要求應當結合行政審批檔案本身的管理特點及要求來制定并發布細化的管理制度。這就要求相關檔案行政管理部門應當歸納、整理好各級政府部門辦理網絡行政審批時，最終形成電子檔案的特點與規律，并且需要結合相應的行政法規和檔案法規來制定行政審批文件材料的歸檔管理要求。這就要求國內各級審批機關應當嚴密結合相關要求，并借助各行政審批項目的流程、材料清單及辦事指南等成果，制定出明確的行政審批檔案歸檔管理范圍及管理期限。并且需要上報檔案行政管理部門審批備案，由此作為政務服務網電子文件歸檔管理的依據。此外，還要求檔案行政管理部門應當明確行政審批電子文件歸檔工作的流程、規范及進館移交的范圍等等。

2.2 明確整體技術路線，探究行政審批檔案在線歸檔移交實現路徑

通常行政審批電子文件檔案的內容和最終形成紙質檔案相差不大，其額外在信息檢索、共享、編研等數據發掘和利用等領域具備先天性優勢，相應的利用價值明顯更高。因此，當前大力推行行政審批電子文件檔案規范管理能夠有效控制后續紙質檔案的數字化轉換成本。為此，就要求應當充分結合檔案的信息化整體規劃，并在此基礎上制定相應的行政審批電子文件歸檔整理、保存、傳輸及四性檢測等多層面的技術路線和標準，這樣才能保證數字檔案館、電子文件接收系統、保存系統及檔案信息資源共享利用平臺等達成相互間的無縫對接。

2.3 積極試點實踐，逐漸符合行政審批電子文件歸檔要求

這就需要選擇一批具備代表性的審批部門來進行，具體在此基礎上開展行政審批電子文件歸檔和移交試行工作。這就需要結合政府政務服務網的在線審批特點來發揮信息傳輸、存儲的基本優勢，這樣才能有效提高數據平臺當中信息內容的原始性及完整性需求，并由此逐漸優化整合實體歸檔管理及電子文件歸檔的流程[3]。并且通過對相關技術的合理利用，如數字摘要、電子簽名及可信時間戳技術等，能夠極大的提升行政審批電子歸檔的效率及可靠性，最終有效解決行政審批電子檔案的憑證認可問題，促使檔案管理、形成部門，乃至利益相關方都將充分認可轉儲的電子檔案數據，而并不會依賴相應的承載介質。最后需結合難易程度、時間周期的順序來最終完成行政審批電子文件歸檔工作。

2.4 積極總結歸納經驗，構建行政審批電子文件歸檔長效指導機制

具體是在試點運行實踐的基礎上進行不斷的調整與完善，需積極歸納總結檔案載體轉型過程中的網絡化、無紙化轉變經驗。并在此背景下探究行政審批電子文件檔案歸檔管理的創新方式，盡可能由此形成并推行可推廣、復制的歸檔管理經驗。同時還要求應當樹立相應標桿，積極打造樣板，由此在全省范圍內應用和推廣，最終實現行政審批電子文件的即時歸檔。與此同時，還需促進行政審批電子文件歸檔和檔案移交接收的常態化機制，保障對行政審批電子文件的形成、歸檔的全過程監督與指導。此外，需要做好行政審批電子文件歸檔的移交、保管利用規劃工作，提出相應的指導性意見，由此才能促使政務信息資源有效利用及優化配置目標。

參考文獻

[1]陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，王沐暉.基于互聯網政務服務平臺的文件歸檔與管理：全程觀[J].檔案學研究，2018（04）：4-12.

[2]范敬軍.政務服務“只跑一次”電子文件歸檔問題及對策分析[J].蘭臺內外，2018（04）：41.

[3]朱玲.做好行政審批電子文件歸檔的若干建議[J].浙江檔案，2018（01）：60.