EXCEL在外貿管理中的應用

周 儀，華桂英，肖婷婷，任 玥

（江蘇省紡織研究所股份有限公司，江蘇無錫 21024）

EXCEL是常用的辦公軟件之一，也是在外貿業務中使用頻繁的軟件之一，EXCEL的自動計算、透視表和數據分析等工具是企業管理和信息化管理中常用的手段。

1 需求分析

我國加入WTO后，外貿業務進一步放開，大量的小微企業也加入到外貿出口的大軍中。該類企業中往往存在業務面窄、人手少、資金少等問題，同時又面臨訂單小、產品雜、貨期緊、物流成本高、出口風險高等因素。由于人手少，往往是一人身兼多職[1,2]，一方面要商務洽談，另一方面又要尋找貨源，制作單證，還要負責組織發貨、安排物流、收取外匯等工作。這類企業流程簡單，交易金額小，不太可能使用大型的外貿管理軟件，但它們也希望把業務做得井井有條，并能進行有效的風險管控。EXCEL操作簡單，結合網絡云端和手機客戶端等現代化手段，使用者隨時都可以查看各訂單的操作進度，做到有條不紊。在手機端顯示的情況見圖1。

圖1 在手機端顯示的情況

2 總體設計

對于小微商貿企業，很少涉及庫存商品積壓等問題，因此采購數量大體上就是發貨數量，只是會存在分批發貨，合并發貨等問題。這樣整個業務流程就非常簡單，業務員接到訂單后，就組織商品加工與采購。商品備齊后，根據客戶要求完成制作單證、組織發貨、安排物流、出口報關等工作。在此過程中，根據雙方合同要求，還要時刻關注外匯收取以及加工與采購合同、支付加工和采購貨款等問題。通過提煉可以簡化為圖2的業務流程，再加上獨立的銷售費用、管理費用等登記，這樣整個的物品流和資金流全部可以反映出來。經過提煉的業務完全可以整合到一個EXCEL文件中，并存于云端隨時取用，為方便手機端的應用，文件應盡量簡單，縮小體積，避免采用宏，VBA，控件等元素。

由于EXCEL并非數據庫，即使采用多個工作表的設計也不可能對各項數據壓縮到很精簡，必然會存在大量的數據冗余和重復輸入。為盡量減少工作強度，同時又要確保數據的一致性，系統多采用數據選項方式。不能采用數據選項的地方，盡量方便數據的人工復制拷貝，最后再通過在重要環節設立數據校驗，及時發現錯誤并及時改正，盡量減少操作失誤帶來的出錯風險。

圖2 簡化后的業務流程

3 模塊建立

在本EXCEL文檔中的各個模塊都是建立在工作表之上，這些模塊主要有四大類：基本信息類模塊、業務操作類模塊、數據分析類模塊、系統主模塊。

3.1 基本信息模塊

基本信息類模塊主要是一些需要先行錄入信息的模塊，而這些信息在后續的工作表中多以下拉列表的方式進行選擇性輸入，這些信息主要有業務員名錄、客戶名錄、供應商名錄、物流及貨代名錄、商品名錄、雜項、費用目錄和匯率等。根據業務需要或數據分析的需要按列登記各項信息，同時還要考慮到這些信息是否方便與財務及相關部門的調取和使用，如結算幣種、外匯牌價等。由于這些信息中很多內容都具有唯一性，最好有序錄入和排列，為避免誤操作，對于名稱唯一的列做唯一性判斷的檢驗，方便用戶及時發現和更正。

在基本信息類模塊中，商品名錄的建立十分關鍵，必須對外貿業務中所涉及的產品有充分的了解，并以此為基礎，按類別屬性進行區分，由于這些內容之間存在互相關聯，所以也必須分別建表，有序排列，并進行關聯，在后續的模塊中以多級菜單的方式進行選擇性輸入。

3.2 業務操作模塊

業務操作類模塊主要是記錄各業務操作流程中的相關信息，這些信息都錄入在各個工作表中，這些工作表主要有：登記訂單明細、加工采購明細、發貨明細、出口報關、發票開具、外匯收取、結匯、加工采購發票、貨款支付、費用支出等。這些工作表是業務操作中常用的工作表，是記錄各項業務信息的關鍵，也是報表分析的數據來源，所以數據的準確可靠和規范很重要。

3.3 數據分析模塊

數據分析類模塊主要是對外貿業務過程中涉及到的有關信息進行匯總、整理和分析，是對業務操作好壞提供判斷和決策的依據。這些模塊可以根據需要用工作表來建立，主要按月度匯總的信息，可以是收到訂單、已發貨訂單、已開票訂單、未完成訂單、加工采購單、銷出商品、客戶銷售。也可以是按商品匯總、客戶匯總，還可以匯總發出商品、統計收付款信息、匯兌損益、銷售費用、管理費用等等，這些數據若結合圖表則表現得更直觀[3-5]。

3.4 系統主模塊

系統主模塊主要是文檔的主界面，如圖3用于設定信息的采集年份，通過超鏈接的方式可以在各工作表間切換。

圖3 系統主界面

4 應用實施

在進行工作表設計和操作時，一方面要考慮節省內存空間，加快運算速度，另一方面又要考慮到操作時的方便性。在定義名稱時，對所定義區域按適用即可，適當放大的原則來定義；對頻繁引用的單元格可以采用大公式來計算，如采用CNY計量的訂單金額，既要考慮訂單結算的幣種，還要考慮當時的匯率等。本例按如下公式計算可得=IF(U6＜＞””,U6*IF(P6＜＞””,IF(O6=X8_C5,INDEX(X8_C,MA TCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONT H(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_D5,INDEX(X8_D,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_E5,INDEX(X8_E,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_F5,INDEX(X8_F,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_G5,INDEX(X8_G,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONT H(B6)+12),””),X8_A,0),),””))))),””),””)； 為避免各模塊在操作時出現溢出，可以在操作區域的末端加色標記，同樣為避免數據輸入時發生誤操作，可以對不同操作方式的列和行加色區別，對關鍵的位置進行保護。

在實際的業務操作中，很多產品的名稱相同，但產品的屬性會有不同。在業務操作時，必須進行嚴格區分，通過唯一的產品編號來加以區別。同樣，訂單號、加工采購單號、單證上的發票號等都必須確保唯一，這些信息是各表間進行關聯的關鍵。通過報關發票號，進行發票的開具人，其報關發票號就是唯一選項。在進行開票登記時，由于單張稅務發票的最高金額有限，所以同一報關發票號下經常要對應多張發票，開票內容與報關單必須一致，所以必須按發票內容逐項登記，發票登記表見圖4。

圖4 發票登記表

在進行數據匯總和分析時，可以結合圖形方式，根據個人喜好加以潤色和美化。結合圖5的近兩年月度接單情況分析表，以及圖6的近兩年月度開票情況的分析圖，就可以很好地反映這兩年外貿業務發展的情況。

圖5 近兩年每月接單金額分析表

圖6 近兩年每月開票金額分析圖

5 結語

通過EXCEL對外貿業務進行管理，充分利用了EXCEL強大的數據處理和分析功能。[6]操作流程的簡化，數據模型的建立，是進行信息化管理的立足之本，而規范化的數據是進行數據處理和分析的源泉，希望本課題能給實際生產應用帶來更多的啟發。