信息技術在事業單位檔案管理中的應用探究

柴曉潔

（河南省醫療器械檢驗所，河南鄭州 450000）

隨著我國步入信息化社會，我國的網絡技術也得到了發展，進入世界前列，被人們運用于生活、工作、生產等方方面面。信息技術不僅能夠對個人的生活造成影響，對企業也有巨大優勢。事業單位是我國機構組成當中最重要也是最基礎的部分，對我國民眾來說具有重要地位。為了滿足群眾的需求，事業單位就必須要提高效率。檔案管理是事業單位所有工作中最耗費人力和物力的。

1 事業單位檔案管理

1.1 傳統檔案管理

在我國進入信息社會之前，我國事業單位的檔案記錄主要是用紙記錄并用牛皮紙袋封好，然后按類別和時間存放到不同的檔案架上。但是事業單位是我國為了滿足民眾的需要而設立的，這些事業單位每天接待大量的百姓，所以處理檔案成為一項艱巨的任務。若是保存不當、看管不嚴，也會產生檔案丟失情況，不利于個人信息的完整性。

1.2 檔案管理現狀

因為傳統檔案管理問題較多，已經不適用于高速發展的社會，也滿足不了人們日益增長的需求，所以其管理方式必須要進行改進。隨著我國步入信息化時代，信息技術越發成熟，適用方面也越來越廣。所以我國事業單位跟隨時代潮流，將信息技術運用在工作及管理中。其中，信息化技術在檔案管理中運用最廣。但是因為改革管理時間較短，事業單位現在的檔案管理仍處于傳統向現代轉變過程，還未完全轉變，并且在轉變過程中也出現了許多問題。如何解決這些問題，是我國事業單位全面普及信息技術在檔案中的管理及應用則成了重中之重。

2 信息技術的優勢

2.1 提高效率，節省時間

信息技術促進傳統檔案向電子檔案轉變，工作人員只需學習一些信息管理技術便可以獨立進行操控，將紙質檔案轉成電子檔案。而將紙質檔案轉換成電子檔案能方便檔案的管理，因為可以設置程序將電子檔案自動分類別歸納、記錄；也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計算機會在全部檔案中搜索并且自動調出符合結果的文檔；還可以實現網上共享，這樣就不用花費時間跑到別的事業單位拿檔案，只需要在有網的環境下，利用計算機共享技術，將文檔傳送。這大大提高了事業單位的辦事效率，節省了大量時間，滿足群眾的需求。同時，也就節省了大量金錢。

2.2 優化事業單位結構

傳統事業單位職位眾多，工作人員的數量也就十分龐大，于是造成事業單位結構臃腫，人員煩冗。這會增加事業單位的管理難度，同時也使得事業單位工作人員的工資在所有財政支出里所占比例最大，對財政造成很大壓力。而將信息技術融入事業單位的管理尤其是檔案管理有利于優化單位職業結構[1]，因為計算機可以代替人工完成很大一部分瑣碎的工作，如對檔案的錄入、分類、歸納、整理、識錯等。把這些最需要耗費人力和時間的工作用計算機代替，能將很大一部分工作人員解放出來。這樣事業單位的人員就能得到精簡，機構也就不會顯得臃腫。最后也能提高事業單位對群眾的服務效率，真正做到一切從人民出發。

2.3 提高安全性

傳統檔案管理需要著重注意檔案室的環境情況以及對檔案的保護，檔案室環境應該保持低溫干燥，并且要注意防蟲措施，以免檔案被蟲蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對檔案安全性造成威脅。有時候事業單位搬遷，在這個過程中也很容易將檔案丟失，導致泄密。但是將信息技術運用到檔案管理中就可以很好地解決這個問題，因為信息技術將紙質檔案轉為電子檔案，還可以進行云儲存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺有網的計算機，就可以通過登錄賬號將所有的檔案進行下載，不需要擔心檔案丟失問題，也不用擔心檔案因種種自然原因而被損壞的問題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2.4 節省資源

首先我們都知道，傳統的檔案管理是紙質的，所以每個事業單位都需要好幾臺打印機，每個月也需要購買大量紙張和牛皮紙袋，這是一項極大的支出。其次，傳統紙質檔案除了耗紙之外還非常占地方。每天事業單位都產生大量的檔案，日積月累，檔案占用的面積越來越大，有時候需要好幾個房間來存放，這對單位也是一種壓力。最后，存放好的檔案還需要專人定期進行維護、整理、養護，檔案室也需要經常檢查和打掃，這項工作耗費的人力物力和財力甚多。所以這時候更需要將信息技術運用在事業單位的檔案管理中，這樣才能減少不必要的消耗，最大程度地節省了事業單位的人員資源和經濟資源。

3 信息技術在事業單位檔案管理中的運用

3.1 信息技術的云儲存和備份

我們第一步要做的事情是把要轉換成電子文檔的文件以掃描或者人工輸入的方式，將它的信息錄進計算機，并且還要在云終端進行備份和儲存。這樣便于改正傳統檔案管理中的缺點，從而改進事業單位檔案管理的方式和方法。我國現在也處于大數據時代，對大數據技術的運用也越來越寬泛和頻繁，而大數據技術也隨著科技的發展和人們一次又一次的運用變得越來越成熟。所以我們可以跟隨這個趨勢，將大數據技術運用到對檔案管理中，從而實現檔案數字化。在將大數據技術運用到檔案管理中時，工作人員就可以更容易地把傳統文字檔案轉化成現代數字檔案，并且在云端對檔案進行數字化備份[2]。毫無疑問，運用大數據技術可以更好地管理檔案，同時也能對檔案有更全面的了解，從而解決檔案管理效率低下這個問題。工作人員也能對大數據技術有更深刻的認識和了解，積累更多先進的經驗。

3.2 借助計算機程序進行管理

在計算機技術越發成熟的情況下，我們可以借助計算機里專門的程序對檔案進行精細化管理。我們可以利用專門研發出的程序優化對檔案的管理，比如在發現檔案有錯誤時可以利用程序進行修改；在需要某個檔案信息時能夠及時調出等。這有利于減少檔案管理對人工的依賴，并且減少人員接觸可以降低泄密概率，有利于保障檔案信息安全。但是要用好這個功能，對操作人員自身的技術素養要求有一定要求。所以我們不僅要改進檔案管理方式，提高事業單位的硬件設施，同時也要提高工作人員的知識素養。事業單位可以多組織類似的培訓，將年輕一代的工作人員培養成高素養人才。但是科學技術更新頻繁，所以此類培訓應定期舉行，才能讓人才學到最先進技術，從而提高事業單位檔案管理的效率。

3.3 構建檔案信息網

利用好信息社會下互聯網技術是我們提高事業單位檔案管理的另一個重要突破口。我國大部分事業單位目前僅僅只是利用計算機程序對檔案進行管理，這是一個思想誤區，只能發揮出信息技術的一小部分優勢。所以我們應該利用網絡技術，在本單位內部打造一個信息檔案網。這樣能完善檔案管理的溝通機制；也能擴大檔案管理的信息通道；最重要的是可以簡化檔案管理流程，使得檔案信息能更便捷、快速地傳遞。

3.4 共享管理

云技術在我國信息技術領域中是發展比較成熟、運用比較廣泛的一項技術。隨著我國科技的進步，我們的電腦和手機都可以成為云終端的傳輸口。而云終端的某些功能對事業單位的檔案管理方式有著促進功能，所以我們也應該利用好。我們可以利用云共享這個功能，提高事業單位內檔案的共享程度，從而使檔案管理從各自管理向云管理轉變。這樣，一個區域內甚至在全國內就可以構建一個檔案數據庫。在云終端支持下，各事業單位可以定期在數據庫內上傳或者下載。這方便了事業單位之間的交流，也方便了檔案管理。不過當地政府應該要做好數據庫的維護，以保證檔案信息安全，防止信息泄露。云終端技術與事業單位檔案管理相結合，是典型的“互聯網+”模式。這樣的模式在方便事業單位對檔案進行管理的同時也促進了事業單位互聯網管理理念的發展，對提高我國事業單位的管理水平有著重要作用。

4 結語

隨著我國進入信息社會，傳統事業單位的缺點、問題都被暴露，并且事業單位也難以滿足社會和人們的需求。所以為了改變這種現狀，我們就必須把檔案管理作為突破口，將信息技術融入檔案管理中。這樣才能提高檔案管理的效率，節約時間和人力，促使事業單位朝著信息化發展，滿足社會需求。這就要求事業單位的檔案管理必須牢牢把握住信息技術、利用好信息技術。