報考數(shù)據(jù)核對流程與方法探索

□徐佑明

開放大學(xué)每個學(xué)期中段都要進(jìn)行期末考試報名，報考涉及到多個環(huán)節(jié)的操作，要保證為每一個報考學(xué)生每一科準(zhǔn)確地報上名，避免錯報、漏報、多報，實(shí)現(xiàn)報考數(shù)據(jù)的“零錯誤”，就需要進(jìn)行多個環(huán)節(jié)的核對。具體地說，就是需要進(jìn)行錄前核對、錄中核對和錄后核對，通過人工核對和程序數(shù)據(jù)比對來實(shí)現(xiàn)報考數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。報考包括整班(按班級)報名和補(bǔ)考(按學(xué)生)報名，這兩種報名方式需對應(yīng)采取相應(yīng)的核對方式。本文就報考各個環(huán)節(jié)核對的流程與方法進(jìn)行探討。

一、報考數(shù)據(jù)的錄前核對

(一)對開課大表與專業(yè)規(guī)則、考試文件的核對。開課大表由開放大學(xué)分校(基層電大)教學(xué)部門制定，專業(yè)規(guī)則、考試文件則由開放大學(xué)分部(省級電大)制定。因各種各樣的原因，可能導(dǎo)致前者與后二者不一致。

1.對開課大表與專業(yè)規(guī)則進(jìn)行核對。考務(wù)部門在收到專業(yè)規(guī)則和開課大表后，要及時組織相關(guān)人員進(jìn)行核對。這部分核對主要是核對課程名稱及其考試單位，二者課程名稱要完全一致，對不完全一致有個別字符存在差異的課程，要咨詢相關(guān)部門求得確認(rèn)；課程的考試單位包括中央、省校及分校，一般情況下二者也要一致，只有當(dāng)上級開放大學(xué)授權(quán)時，才可改變考試單位。當(dāng)新的年級專業(yè)規(guī)則有變化時，要特別仔細(xì)核對相關(guān)課程的名稱及其考試單位。如果發(fā)現(xiàn)開課大表中的課程在專業(yè)規(guī)則中沒有或考試單位不同的，須及時上報調(diào)整處理。

2.對開課大表與考試文件進(jìn)行核對。開放大學(xué)分校收到考試文件后，要組織教學(xué)、考務(wù)部門和班主任及時進(jìn)行核對。核對內(nèi)容同樣主要是核對課程名稱及其考試單位，開課大表與考試文件上的課程名稱及其考試單位要一致。要留意文件中特別說明的個別課程考試使用的對應(yīng)課程的名稱；同時還要留意考試文件中各課程的試卷號，中央統(tǒng)設(shè)課程(1、2、3、4開頭的試卷號課程)考試單位為中央；省設(shè)課程(試卷號由省校制定，5、8開頭的試卷號課程)考試單位為省校；考試單位為分校的課程主要是自設(shè)課程(7開頭的試卷號課程)和本科補(bǔ)修課程(6開頭的試卷號課程)。核對時，要根據(jù)考試文件注意分清課程名稱相同但卷號不同(分別為專科、本科課程或考試單位、考試形式等不同)的課程；還要注意各課程的形成性考核及終結(jié)性考試的考核(考試)形式。一旦發(fā)現(xiàn)開課大表中的課程在考試文件中沒有或存在其他問題，要及時上報處理。

(二)對班級整班正考報考數(shù)據(jù)的核對。一個班級整班正考(課程的第一次考試)報考提交的數(shù)據(jù)主要包括年級專業(yè)、班號、報考人數(shù)、課程名稱、考試單位等字段。要核對這些數(shù)據(jù)，一是需要從教務(wù)管理系統(tǒng)下載“統(tǒng)計班級學(xué)生人數(shù)報表”來核對班號、報考人數(shù)；二是用前一步驟已核對好的開課大表來核對課程名稱、考試單位。考務(wù)人員在核對完成后應(yīng)及時將有問題的數(shù)據(jù)反饋給班主任，從而盡快修正數(shù)據(jù)以便下一步工作的開展。

(三)對補(bǔ)考報名數(shù)據(jù)的錄前核對。班主任用《班主任考務(wù)管理系統(tǒng)》中的“錄入補(bǔ)考報考”程序錄入補(bǔ)考報名數(shù)據(jù)，用此系統(tǒng)在錄入數(shù)據(jù)時需對照原始紙面數(shù)據(jù)，即可邊錄入邊核對。通過此系統(tǒng)錄入達(dá)到核對考生學(xué)號、姓名、試卷號、課程名稱的目的，并可生成電子數(shù)據(jù)和打印清晰的紙面數(shù)據(jù)提交給考務(wù)人員。從而最大限度地消除了考生學(xué)號、姓名及試卷號、課程名稱的錯誤，提高了考務(wù)人員將報考數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)的效率。

(四)對機(jī)(網(wǎng))考報考數(shù)據(jù)的核對。一部分課程的考試形式包含機(jī)(網(wǎng))考，這類課程不僅要在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行報考，還需在相應(yīng)的考試系統(tǒng)進(jìn)行報考。這里所說的對機(jī)(網(wǎng))考報考數(shù)據(jù)的核對主要是指在數(shù)據(jù)導(dǎo)入考試系統(tǒng)前對機(jī)(網(wǎng))考報考數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，也就是考務(wù)人員將按規(guī)定格式制作的機(jī)(網(wǎng))考報考數(shù)據(jù)與教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的相應(yīng)報考數(shù)據(jù)進(jìn)行比對；或者將按規(guī)定格式制作的機(jī)(網(wǎng))考報考數(shù)據(jù)發(fā)給班主任核對，當(dāng)某些課程既有部分人報機(jī)(網(wǎng))考又有部分人報紙筆考時，此二者數(shù)據(jù)的記錄數(shù)及學(xué)號、姓名、試卷號、課程名稱必須完全一致，用Excel數(shù)據(jù)表進(jìn)行比對或用程序比對都可比較快捷地完成。

二、報考數(shù)據(jù)的錄中核對

(一)整班報考的錄中核對。在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行整班報考錄入時，一是要選準(zhǔn)專業(yè)規(guī)則，不同專業(yè)，規(guī)則不同；相同專業(yè)，不同年級規(guī)則也可能有差異。二是要選準(zhǔn)課程，核對課程名稱，一般要完全一致。三是要選準(zhǔn)班級，核對班級代號，同時要核對班級報考人數(shù)。如果人數(shù)不對，則要核查在籍人數(shù)和選課情況。在確定“報考”前再次核對一下班級代號和課程名稱。

(二)補(bǔ)考報名的錄中核對。在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)考報名錄入時，一是要選準(zhǔn)考生，注意核對學(xué)號、姓名。二是要選準(zhǔn)課程，核對課程名稱。在選取課程時，如果發(fā)現(xiàn)考生要報考的某課程已有合格成績，則先要反饋給班主任查明原因，再決定是否報此科。三是在確定“報考”前要再次核對報考課程名稱。

三、報考數(shù)據(jù)的錄后核對

在教務(wù)管理系統(tǒng)對全部報考數(shù)據(jù)錄入完成后(“報考確認(rèn)”前)，需要對報考數(shù)據(jù)進(jìn)行全面核對。這個階段的數(shù)據(jù)核對一是班主任在教務(wù)管理系統(tǒng)(或用從系統(tǒng)導(dǎo)出的報考數(shù)據(jù))對照原始報考資料進(jìn)行核對；二是考務(wù)人員將班主任所報報考數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)比對。

(一)班主任人工核對報考數(shù)據(jù)。班主任核對報考數(shù)據(jù)，可將從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的報考數(shù)據(jù)按班級代碼、試卷號排序，對照整班正考報考表核對班級代碼、試卷號、課程名稱以及人數(shù)。整班報考數(shù)據(jù)核對完成后，將整班報考的數(shù)據(jù)移開，再將剩余的數(shù)據(jù)按學(xué)號、試卷號排序，然后對照補(bǔ)考報名原始資料核對即可。核對時，還要特別注意試卷號是否正確。一旦發(fā)現(xiàn)試卷號有誤，要及時聯(lián)系考務(wù)人員在系統(tǒng)中重賦正確的試卷號。

(二)考務(wù)人員用程序比對報考數(shù)據(jù)。一是考務(wù)人員可用“整班報考錄入”程序錄入整班報考數(shù)據(jù)，再將此錄入數(shù)據(jù)與補(bǔ)考報名數(shù)據(jù)合并為班主任報考數(shù)據(jù)。二是將班主任報考數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)出報考數(shù)據(jù)用“報考數(shù)據(jù)比對”程序進(jìn)行比對。三是根據(jù)程序比對結(jié)果及時修正錯誤。

為從宏觀上把握好報考試卷總數(shù)的準(zhǔn)確性，還需進(jìn)行總數(shù)核對。進(jìn)行總數(shù)核對時，先把整班報考數(shù)據(jù)與補(bǔ)考報名數(shù)據(jù)合并的班主任報考數(shù)據(jù)統(tǒng)計出試卷總數(shù)，再將此試卷總數(shù)與系統(tǒng)導(dǎo)出報考數(shù)據(jù)統(tǒng)計出的試卷數(shù)據(jù)用“試卷總數(shù)核對”程序進(jìn)行比對，即可完成此核對。

四、結(jié)語

從多年的報考數(shù)據(jù)核對情況來看，多方面的原因決定了傳統(tǒng)的人工核對作用重大、不可或缺。同時，也要重視用信息技術(shù)處理方法來進(jìn)行報考數(shù)據(jù)的核對。作為考務(wù)管理人員，既要善于精細(xì)管理，堅持在報考數(shù)據(jù)核對工作中對相關(guān)人員的工作進(jìn)行督促、檢查，也要進(jìn)一步運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)手段，以提高工作效率和核對的準(zhǔn)確性。展望未來，如果有更多的數(shù)據(jù)數(shù)字化，那么可嘗試使更多的核對過程由人工核對轉(zhuǎn)變?yōu)橛贸绦虮葘Α?/p>