收發文電子化管理之我見

谷洪濤

（中共白城市委編辦，吉林 白城 137000）

隨著電子計算機的廣泛應用，互聯網的普及，推動了辦公室收發文電子化管理的形成，使得辦公室更加自動化信息化，這種簡潔方便的收發文方式，也逐步取代了堆積如山的紙質文件。互聯網的發展，電子文件的應用，悄無聲息地滲透進我們日常辦公工作的地方，同時也對公文管理工作產生了巨大影響。近些年來，隨著政府信息化應用水平不斷提升，政府在日常業務辦公與資源共享方面都應用了電子文件，需要進一步加強電子文件的共享和管理，方便工作人員通過信息化服務平臺進行檢索和查閱，要通過電子信息化提高工作人員的工作效率，本文立足政府信息化建設發展要求，針對收發文電子化管理進行經驗總結[1]。

一、收發文電子化的意義

隨著計算機的發展，網絡技術的提高，辦公室自動化信息化成為潮流的趨勢。在過去我們通常用書寫，紙張等記錄文件資料，在網絡技術發展中，這種方式就顯得尤其緩慢。當代網絡的發展改變著人們的交流方式和溝通，電子文件作為信息傳遞的載體正逐步滲透到日常生活和政府運作之中。公文的電子化管理系統是利用電腦網絡的功能，來實現公文的制定審核批改以及分發，對文件進行登記，歸檔并且辦理，實現共享傳閱等一系列的綜合性公文流轉管理方式。收發文電子化是行政部門以及事業單位處理公務和進行文件管理的重要工具，特別是各級機關部門，學習使用公文的電子化管理系統是重要的工作內容。這種方式依靠于網絡信息技術，實現對公文的電子化處理是電子政府建設的重要發展也關系到電子政府建設的全局，是電子政府發展的基礎。近幾年來辦公室自動化更加深入發展，使用電腦進行文字歸檔處理已經十分普遍。

二、收發文電子化管理

（一）實現收發文電子化

如何實現收發文電子化管理？最根本的問題是要解決信息的輸入以及后期對信息的查詢，收文是指單位收到的文件資料，其中包括紅頭文件和非紅頭文件。總的來說就是黨政的公文，各個會議的材料和領導的講話，通過文字輸入電腦計算機并形成文件上傳到網絡，也可通過掃描對文件進行登記。登記過的文件要做好記錄，做好文件的傳閱單、駐辦單、請示件、辦理單、領導批示件等，對后期文檔的查詢有正規化管理。對于上傳好的文件資料，要歸納整理，方便查詢，非涉密相關信息查詢可以黨委內網連接。現階段收發文電子化還在一個過渡的階段，各個單位還在使用文書檔案和電子檔案變形的方法。紙質檔案一般是建立歸檔，按照檔案的類型和要求進行歸類，如果有電子文件的話，要打印成紙質文件進行歸檔，紙質文件也可以通過拍照掃描，轉換成電子文檔，雙管齊下，保證了文件的安全性[2]。

（二）收發文電子化管理的主要流程

在單位無論是紙質文件還是電子收文，都要做好相應的登記，文書工作人員在接到文件后要按照紅頭文件與非紅頭材料進行分類，并做好登記。主要的登記內容是文件的序列編號，文件的來文單位，文件標題以及成文收文的時間，對頁數進行統計，特殊的可以添加備注。非紅頭文件也要標記文件的序號、來文單位、文章的標題以及行程的日期、頁數。要對文檔進行審核，審核來文單位，對來文單位公章進行檢查。并且交文件，提請到辦公室主任和專職人員處理辦，有更高的領導進行審批，可以在文件第1頁做重要的審批意見，也可以添加附頁。前者可以直觀地看到領導的意見，后者能夠詳細地看到。前者相對較為雜亂，后者則比較整齊。將紙質文件錄入電子文件，前者的話增加了文書人員的工作量，需要將瑣碎的意見整合起來，后者則可以直接輸入。由于技術發展不夠完善，電子收文的審核，還不能直接通過網絡完成，但通過OA系統收到的紅頭文件需要及時下載并請示領導。通過領導的審閱將文件落實到相關部門責任人，要做到快速及時，使相關部門盡快了解文件，在收文上簽字[3]。

三、收發文的電子化管理

要將收發文進行電子化管理，將發文錄入電子文管理系統，其中最難解決的是發文的通知單，清退的核對單，這些單位需要多個部門統一進行配合。收發文是指單位收到的文件和發出的文件，包括紅頭文件，會議文件，領導講話，和非紅頭材料。發文辦理是指對文件的處置與管理，這需要多個部門共同審核完成。而管理部門需要做到的是將文稿形成，將文件制作，然后對外傳遞信息。一些非紅頭文件運用電子稿的方式傳遞，而對于大多數的紅頭文件則是通過紙質傳遞，因為部分單位認為紙質版能夠清晰地看到制發修改的全過程相對比較規范。而電子版缺少了紅頭及蓋章，并且無法看到修改自發的過程。要促進發文電子化管理就要加強OA系統的管理，要提升OA系統擬稿會上審核簽發等環節，做到初審通過，減少中間擬辦過程。在簽發前要對修改的過程進行記錄，將修改的痕跡進行拍照登記，然后將拍照登記一塊記錄進電子檔案。審核登記印章等環節盡量在OA系統上開展制發公文工作[4]。重點做好紙質文稿的電子登記轉化，結合單位制定的檔案歸檔制度，將已經簽收或者簽發的紙質文件進行電子保管，嚴格按照長期30年短期10年的規定做好分類，盡量真實地還原文件。對已經登記好的文件要對文件復制情況進行記錄，并記錄在案，將公文發送情況以及公文部門和負責人簽字登記，對送到的外單位要清楚是何時何地，何種方式由何人簽收，以及發文單位的具體情況進行了解。公文歸檔是最復雜的環節之一，目前OA系統的電子歸檔數據庫還沒有完全建立好，因此還無法展開OA公文歸檔的工作。現在的文件還是以紙質文件和電子文件并行的方式進行管理，紙質文件通過掃描形成電子文件，但是一部分文件還是不能很好地形成電子版，因為紙質文件上有修改的痕跡以及各個領導的意見指導，還有紅頭及蓋章，即使通過掃描也不能建立。有些印章只有紙質文件才能生效。在收發文電子化管理中，為了清晰明了，最好運用一個文件加一個文件夾的方式，便于查找，也有利于使電子版和紙質公文相結合[5]。

隨著計算機的應用和網絡技術的推廣，收發文的電子化管理必將成為未來公文處理的重要方式，電子化管理順應了歷史發展。收發文工作是各單位行政辦公的一項重要舉措，本文就結合了公文管理工作實踐，對收發文電子化管理作了論述，綜上得出了結論現階段收發文電子化管理還沒有發展得很完善，在電子文化管理中還存在著許許多多的問題，但是隨著辦公信息化自動化的發展，電子政府電子商務是潮流的趨勢，是不可阻擋的。因此想要更好地進行電子化管理，就要解決硬件設施，并且提高管理人員的工作效率，將電子文件制作好。公文電子化在當今社會生活和政府運作中所占比重很大，這要求事業單位全體人員不斷學習新技術，提高對技術的掌握能力，研究電子文件，接受新形勢下的新挑戰[6]。