當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題分析及解決對策

黃紅飛

玉林市工業(yè)經(jīng)濟(jì)干部學(xué)校 廣西貴港 537000

現(xiàn)階段的檔案管理工作理念講究的是科學(xué)、高效、合理。特別是目前事業(yè)單位正面臨著新的工作形勢和工作需求，我們工業(yè)干校也正是處在這個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，因此科學(xué)合理的檔案管理工作顯得尤為重要。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作與新的形勢脫節(jié)

在新的時(shí)期，檔案管理工作目前正面臨著新的工作形勢，信息技術(shù)的發(fā)展給信息的儲存和運(yùn)用方式帶來了翻天覆地的變革，檔案管理工作也就必然面臨著調(diào)整的情勢。但目前不秒事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率和效果的提升，也不能夠滿足信息技術(shù)條件下檔案管理工作的需求。

（二）工作人員的素質(zhì)不高

很多檔案管理人員不是專業(yè)的管理人員，使得諸多材料處于堆放的狀態(tài)，沒有進(jìn)行有效的整理，無法實(shí)現(xiàn)檔案資料自身的真正價(jià)值。另外，素質(zhì)的不高直接引發(fā)人員態(tài)度不端正。例如，當(dāng)沒有按時(shí)完成工作或者是在管理上出現(xiàn)漏洞時(shí)，沒有在第一時(shí)間想著如何去彌補(bǔ)，而是想著如何推脫責(zé)任，從而不利于正常開展檔案管理工作。又如，很多工作人員并不知道云計(jì)算、云存儲等技術(shù)，即使有機(jī)會去學(xué)習(xí)，大部分人還會選擇不學(xué)，導(dǎo)致在工作時(shí)還停留在舊觀念上。

（三）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

隨著科技的不斷發(fā)展，信息化程度增強(qiáng)，數(shù)字技術(shù)在辦公室中得到較大范圍的推廣，在一定程度上提供了檔案管理的規(guī)范性與合理性，但是，很多檔案主體卻缺乏先進(jìn)的管理模式，很難與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。檔案管理的敏感性較高，即便是出現(xiàn)了很小的問題，都容易對將來的長久發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。但檔案管理機(jī)制方面不夠完善，就會造成工作的手段不夠?qū)I(yè)，在獎(jiǎng)懲模式上也過于主觀化。例如在制定檔案管理機(jī)制的過程中，認(rèn)為工作表現(xiàn)良好員工，可適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和晉級。然而“表現(xiàn)良好”是一個(gè)非常空泛的概念，如何評定完全停留在領(lǐng)導(dǎo)者的手中，因此無法激發(fā)員工的工作熱情。這就導(dǎo)致機(jī)制在實(shí)施過程中，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的矛盾、缺失現(xiàn)象。

二、問題分析

檔案管理工作的諸多問題剖其原因，一是管理層對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識，片面地認(rèn)為單位做好本職業(yè)務(wù)工作就可以，忽視了檔案管理工作，不能夠從檔案管理工作中總結(jié)有效的經(jīng)驗(yàn)；二是對《檔案法》的宣傳力度不夠，管理者的思想層面不重視，很多檔案人員在處理檔案管理工作時(shí)隨機(jī)性都比較高，沒有基本的制度規(guī)范作為保障，使得檔案管理工作規(guī)范化程度低，檔案管理工作一直難以采取先進(jìn)的管理水平和模式，檔案的作用難以得到淋漓盡致地發(fā)揮。

三、提高檔案管理工作水平的對策

（一）優(yōu)化檔案管理機(jī)制

管理機(jī)制的落實(shí)必須具有較高的權(quán)威性，即便是對上層領(lǐng)導(dǎo)者，依然能夠達(dá)到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量。第一，構(gòu)建完善的競爭機(jī)制，優(yōu)化聘任合同制度，采取公平競爭、擇優(yōu)上崗的原則。第二，要優(yōu)化已有的檔案管理機(jī)制，建立客觀、合理、規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，完善檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，要對檔案的開發(fā)、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評估機(jī)制，進(jìn)行客觀、科學(xué)的考核，以調(diào)動(dòng)員工的積極性，更好地投入工作中去。

（二）促進(jìn)辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升

對于辦公室檔案管理人員而言，要緊跟時(shí)代步伐，積極開展相關(guān)職業(yè)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，樹立檔案管理的效率意識，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。在此基礎(chǔ)上，由于檔案管理工作比較復(fù)雜，管理人員需要具備超前管理意識、超前服務(wù)意識，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，才能得到使用者的認(rèn)可。由此可見，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識，不斷解決當(dāng)前存在的問題。

（三）強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)在檔案管理工作中的作用

在檔案管理中，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的功能，強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)，采用電子化的處理手段對檔案文件的管理。在這種模式的推動(dòng)下，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的分類處理，同時(shí)，提高對復(fù)雜檔案資料的管理效率，有效對檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，避免長期無效堆積，提高了檔案管理的效率，同時(shí)，能夠加強(qiáng)資料整理的及時(shí)性，方便資料的檢索，對于新文件的插入，變得更加方便和迅速。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理，數(shù)據(jù)管理技術(shù)大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增強(qiáng)，同時(shí)，強(qiáng)化了辦公室檔案管理工作的精準(zhǔn)性。

（四）完善檔案管理體系

考慮到事業(yè)單位今后的工作挑戰(zhàn)和影響因素仍然是比較多的，因此需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，積極開展社會調(diào)查分析，汲取更多的反饋意見。另一方面，加強(qiáng)業(yè)內(nèi)技術(shù)手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實(shí)施過程中，能夠獲得更多的參考和指導(dǎo)。