信息時代下辦公室檔案管理工作的創新

（池州市供水限公司，安徽 池州 247000）

一、前言

信息時代背景下辦公室檔案管理工作也需要進行信息化處理，因此，傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會發展以及新技術的需求。需要將復雜的檔案管理工作方式轉變成為智能化操作，提高檔案管理的工作效率，確保高質量地完成工作內容，進而可以更全面管理辦公室的檔案資料，促進辦公室檔案管理的發展與進步。

二、信息時代檔案管理工作的涵蓋內容與特點

（1）概念分析。所謂的檔案管理信息化，就是將信息化技術應用到辦公室檔案管理工作中，進行資料的收集與保存工作，同時為相關部門提供必要的檔案信息資源。也就是說，工作人員管理模式需要做出轉變，將之前紙質記錄的方式轉變成為智能化以及數字化的管理模式，然而這些管理工作的開展，主要依靠在管理機構以及組織支持下進行。

（2）特點分析。首先，在具體管理中應該遵循相關檔案管理部門的法律法規。其次，將傳統實物檔案管理資料的方式轉變成為數字化以及信息化。最后，將信息資源實現數字化與網絡化方式，進而提高工作人員的辦事效率。另外，在檔案管理信息化建設中的主要目的就是將傳統積累信息資料的方式與現代信息技術相結合，進而提高整體工作質量與水平。通過信息技術進行資源整理的這個方式可以節省時間與精力，同時可以提供一種智能化以及科學化的信息載體。在檔案信息化管理建設中主要的內容有：第一，需要信息軟件和硬件作為基礎保障，如果想要信息管理平臺可以順利地運行下去，就需要重視基礎設備的建設。第二，從我國實際情況以及科學發展的角度出發，充分調查各個檔案管理部門之間的實際運行情況，進而實施標準化建設。第三，檔案信息資源的保存中，需要通過智能化以及信息化技術手段將信息資源進行統一調整與歸納，重視資源的建設與傳播。第四，技術在檔案管理中的表現形式就是應用，可以將信息建設平臺的標準設計與內容進行兼容，需要建立良好的應用系統。第五，不管是什么科技的應用，都離不開人為的管理，所以加強工作人員隊伍的建設是必然趨勢。

三、信息時代辦公室檔案管理工作中存在的弊端

（1）規劃與設計存在落后的情況。在信息時代對辦公室檔案信息管理工作中，最常見的問題就是規劃與設計存在嚴重的落后情況。檔案信息資源在生成過程中主要依賴空間地域性，同時會受到資金以及權限的影響作用，因此，基于這種情況下，面對各種各樣的背景，具有統一性的規劃方案就很難制定與實施，致使辦公室檔案管理工作開展出現困難。

（2）工作理念存在落后情況。傳統檔案管理就像一個收藏品一樣，無法達到實際的功能與使用價值。然而在信息化時代背景下，可以將各類信息資源隨時調動出來，進行統一規劃，但是在實際工作中工作人員缺少這種服務意識，導致檔案管理崗工作也是形式化存在，成為紙上談兵，僅僅停留在管理與收藏方面。

（3）管理方式存在落后的情況。在辦公室檔案信息管理工作中，傳統管理方式就是利用工作人員的手頭工作與實際操作，然而這樣的工作會存在很大的弊端。第一，不能及時更新和匯總所有檔案資料。第二，不能將有用的檔案資料調檔出來，無法發揮其具有的真正作用。第三，檔案管理工作人員嚴重缺乏服務意識，同時專業工作人員所具有的專業意識不強，進而無法有效開展信息化檔案管理工作。

四、信息時代提高辦公室檔案管理工作的對應策略

（1）轉變思維模式，制定創新理念。如果檔案管理工作想要實現信息化模式，就需要進行觀念上的轉變與思想上的改革。雖然目前的檔案資料具有強大的收藏價值與參考價值，但是工作人員缺乏服務意識，只是將檔案信息收集起來，進行整理與歸納，無法發揮其具有的真正價值，因此，想要實現檔案管理信息化模式，需要轉變思想觀念。

（2）堅持以服務為宗旨。如果想要實現服務為宗旨的目標，首先需要構建一個網絡服務平臺。傳統檔案管理方式比較陳舊，手工編輯存檔的方式不適合檔案的利用，在提取信息時需要手工進行搜索與查找，浪費大量的時間與人力，嚴重影響工作效率。基于這種情況背景下，網絡信息服務平臺就提供了必要的用處，在不受時間與空間的影響下，制定一套科學合理的檔案管理方式，將信息資源做成電子版本進行下載使用，實現檔案管理的真正價值。

五、結論

綜上所述，檔案辦理工作內容在企業發展與工作中占據非常重要的地位，在實際工作中具有無法替代的作用，社會的發展與進步促進檔案信息管理的進步，信息時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求，因此，各部門應該順應時代的步伐制定科學合理的檔案管理方式，體現出服務意識與經濟，促進社會的穩定發展與進步。