大數據環境下創新高校干部人事檔案管理的實現途徑研究

李明 湖南城建職業技術學院

2019年3月中共中央印發修訂了《黨政領導干部選拔任用工作條例》，條例的出臺是我國干部人事制度改革的進一步深化改革，如何利用大數據做好組織對干部個人全過程的跟蹤監督管理，有效利用干部人事檔案，是我們值得探討的重要議題。作為高校我們更應適應時代與國家大政方針需要，不斷提升高校干部人事檔案管理工作實效與水平，充分利用大數據引入現代化化管理理念和信息化管理技術為高校干部人事工作選人用人提供有效、安全、便捷的信息科學決斷。

一、大數據環境下高校干部人事檔案管理信息化的作用

(一) 有效保護紙質載體的干部人事檔案

在高校，隨著我國高校改革步伐的加速，對人才的管理顯得愈益重要，高校中人才流動的加大、教職工的職務調動、因干部考察、職稱評聘等對紙質干部人事檔案的查閱需求也進一步增大，僅每年人事工作中對每份紙質干部人事檔案的查檔每本至少達到2-3 次。紙質干部人事檔案的人為使用損毀、使用過程中的檔案材料遺失、檔案紙質介質老化、字跡不清等紙質檔案損壞屢見不鮮。大數據環境下，對檔案管理也提出了更高要求，利用現代科技，做好干部人事檔案信息化建設能夠有效避免紙質干部人事檔案的直接接觸，最大程度降低對紙質檔案的損壞程度。

(二)提升干部人事檔案利用的時效性

在大數據背景下高校干部檔案信息化管理能夠有效提升干部人事檔案利用的時效性。大數據環境下高校干部人事檔案管理信息化能夠根據用戶權限，分級導入干部人事檔案信息，包括干部本人也可以及時了解本人基本信息，在信息更新過程中如發現個人基本信息有誤也能夠及時予以更正，保障干部人事檔案信息的時效性。

(三)提升檔案管理水平與檔案人員工作效率

實現高校干部人事檔案信息化管理后，電子數據的統計和歸檔可使高校干部人事檔案管理區域自動化、批量化、網格化，干部人事信息精準錄入一次后即實現多重更新、獲取、共享與利用，高校干部人事檔案信息檢索和查詢工作流程簡化，逐步擺脫時空與繁冗查閱申請流程影響，無論是高校干部人事檔案管理還是檔案管理專員，工作成效都是顯而易見的。

(四)提供科學決斷，精準“選人用人”

自2014年，中央組織部在省、市、縣逐級開展干部人事檔案專項審查工作，在“選人用人”工作中如何科學決斷，精準“選人用人”，對人事檔案管理工作也提出了更高要求，高校干部人事檔案管理信息化能夠及時有效實現干部人事檔案的信息資源共享，為相關組織(人事)部門和領導考察各級干部工作情況和干部隊伍現狀提供有效依據，為組織“選人用人”提供可靠保證。

二、大數據環境下創新高校干部人事檔案管理信息化的構建內容

目前，高校干部人事檔案管理信息化建設仍比較滯后，大部分高校能夠開展相應高校干部人事管理信息化工作，但工作內容僅限于基本的信息錄入、由原始紙質檔案轉為電子檔案的過程，難以達到真正無紙化辦公要求，為上級組織“選人用人”提供真實有效的決策信息。因此，我們亟需促進高校干部檔案管理信息化進程，轉變原有干部人事檔案管理模式，我們可以主要從以下幾個方面來具體構建：

(一)高校干部人事檔案管理信息化硬件設施

信息化硬件設施建設主要包括辦公軟硬件環境、電子檔案機房、控制室、信息安全與信息共享標準局域網、高校干部人事檔案信息管理服務平臺等用于高校干部人事檔案信息化管理的技術規范與數據庫設計的統一標準等。如借助大數據、云計算、物聯網等技術建立干部人事檔案實體的智能感知網絡，改變以往干部人事檔案儲存方式，對易受損毀、重復使用率高的重要檔案，通過網絡化、數字化等信息技術處理，創建具有能夠儲存電子檔案及物聯網產生數據的基于大數據的云計算存儲平臺，隨時為高校干部人事檔案信息管理服務平臺提供利用、分析、預測等全方位信息服務。

(二)高校干部人事檔案管理信息化專業團隊

在高校干部人事檔案管理信息化建設中不但涉及網絡信息技術專業知識，如檔案信息化管理實際工作中也涉及到原始檔案數字化、電子檔案的信息獲取、信息共享、信息利用、信息保密與信息安全等問題，也涉及到檔案管理專業知識，如高校干部人事檔案歸檔、檢索方式、查閱等問題，檔案、信息技術專業知識的應用里不用人的管理。因此，高校干部人事檔案管理信息化專業團隊建設也是大數據環境下高校干部人事檔案管理信息化建設的重要一環。

(三)高校干部人事檔案管理信息化標準體系

以往高校干部人事紙質檔案存在數量龐大、存量大、占據空間大、干部檔案史料參考價值小、管理、查閱難度大等諸多問題，歸其根本還在于其標準體系建設存在缺陷。因此，在高校干部人事管理信息化工作中需以標準體系建設為保障，各項工作開展均需要進行有效標準論證后嚴格統一執行。

(四)高校干部人事檔案管理信息化安全保障體系

與其它檔案信息相比，高校干部人事檔案信息直接關系高校干部“選人用人”的公平公正與科學決斷，而海量的電子文檔信息在帶來時效性強、受地域影響小、查檔范圍廣等檔案信息獲取與共享便利的同時也存在檔案信息的篡改、偽造、泄露、竊取的保密和安全等問題，因此，通過高校干部人事檔案管理信息化安全保障體系建設應及時納入高校干部人事管理信息化建設范疇之內。

三、大數據環境下創新高校干部人事檔案管理信息化的實現途徑

(一)建立高校干部人事檔案信息化管理制度體系

高校應根據干部人事檔案管理信息化工作實際，對高校干部人事進行制度約束與規范，建立高校干部人事檔案信息化管理制度體系。首先，依托原有干部人事檔案信息資源，不斷完善與細化干部人事檔案工作中各類安全管理、干部人事檔案備份、借閱、共享、信息恢復等工作標準；其次，明確干部人事檔案管理信息化工作中的具體流程、目標、任務，設置各層級干部人事檔案管理權限，建立科學可行的干部人事檔案信息化工作規范；再次，高校應將干部人事檔案信息化規范逐步形成制度，使各部門在高校干部人事檔案管理信息化工作中有章可循，逐步形成高校自身的干部人事檔案信息化管理制度體系，不斷提高干部人事檔案綜合管理水平。

(二)優化高校干部人事檔案信息化管理人才隊伍

實現高校干部人事檔案信息化管理的關鍵在于專業團隊的建設，因此要加強檔案管理專員的招聘職數、職業素養及專業能力培訓等規劃設計。第一，擇優人才選配。高校應按照每千卷檔案不少于一名檔案管理專員負責的職數要求，擇優選配政治素質過硬、有責任心、保密意識強等職業素質良好的人員，嚴格遵守高校干部人事檔案信息化管理制度，做到干部人事檔案信息嚴格保密；第二，檔案專業能力與信息技術能力雙重培養。要實現檔案信息化離不開信息技術應用，在科技飛躍發展今天，就要求檔案管理專業定期參加檔案專業培訓同時也需及時掌握前沿信息技術技能，以確保高校干部人事檔案信息化工作的有序推進；第三，加強檔案管理相關人員約束。在進行高校干部人事檔案管理信息化的進程中，對于周邊檔案管理相關人員應予以相關培訓，制定相關涉密規定與制度，嚴格按程序規定(如嚴禁更改數據、嚴謹截圖拍照、嚴禁接觸高校干部人事檔案管理信息化服務平臺終端設備等)有效合理使用高校干部人事檔案。

(三)加大對高校干部人事檔案管理工作的政策引導與資金支持

高校干部人事檔案信息化建設是一項長期規劃性系統工程，因此，必須獲得上級有關部門與高校自身政策引導與資金支持。一方面，干部人事檔案管理部門應積極獲取上級政策支持，只有自上而下落實好了相關政策，才能確保高校干部人事檔案管理信息化工作有序開展，確保高校干部人事檔案管理信息化服務平臺價值得到有效發揮；另一方面，高校干部人事檔案管理信息化設備的采購以及相關網絡支撐與建設、高校干部人事檔案管理信息化服務平臺的投入、構建、運轉、更新、維護均需要大量資金投入，高校干部人事檔案管理部門也應提前做好資金準備與資金規劃，如前期建設投入大主要以財政資金為主，后期維護性投入可考慮其它融資性渠道。此外，還應注重資金使用過程中的監督與審計，確保高校干部人事檔案管理信息化工作的穩步推進。

(四)構建高校干部檔案信息安全保護屏障

高校干部人事檔案關系著高校干部“選人用人”的公平公正與科學決斷，決定著高校未來的發展方向。第一，源頭信息安全保障。高校干部人事檔案從生成數據的源頭起，檔案管理專員就應嚴格各項操作程序，確保在數字檔案的鑒定、生成、歸檔、管理等每一項程序中的數據真實可靠并以只讀模式并添加水印等防偽手段將數字檔案存儲于私有云等安全儲存平臺中；第二，構建高校干部人事管理信息安全保護系統。干部人事相關管理部門可通過構建該系統確保高校干部人事檔案管理信息化服務平臺等軟件系統的安全保護，通過對主數據庫和備用數據庫方式備份信息、加密技術、網絡防火墻等手段提高系統軟硬件的安全性能；第三，明確數字檔案查閱權限與查閱標準化流程。應對相關查閱人員進行查閱權限分級與設置，如設置雙人雙重密碼、分級閱檔等，以防查閱單位和查閱部門在相關查閱數字檔案過程中越級和竊取行為。

(五)充分利用大數據助推高校干部人事檔案管理信息化工作

要實現干部任用的地域界限實現干部檔案信息的區域共享，提升高校干部人事檔案信息的共享能力，提升檔案管理質量，提升檔案信息獲取的有效性與利用率，促進高校干部人事檔案管理的創新發展。高校干部人事管理部門只有通過大數據技術應用，不斷深挖檔案信息、提升檔案信息化建設質量才能實現。同時，我們也應不斷開拓干部人事檔案管理創新思維，借助大數據技術加強信息深度挖掘，組建大數據中心與數據服務終端，通過對高校干部檔案大數據分析，總結相關的規律，提取有效信息，以制定高校干部“選人用人“的規章與制度管理。

總之，大數據環境下高校干部人事檔案管理信息化建設，需要從檔案信息化管理制度體系、管理人才隊伍、政策引導與資金、信息安全保護、大數據信息技術等方面不斷努力，需要自上而下全員參與，才能形成良好管理格局，全面提升高校干部人事檔案管理信息化。