電子政務背景下的公文管理探索

□吳昀霖

公文系統是電子政務管理的有效組成之一，電子政務發展背景下公文管理系統，需要促進政府內部和部門之間的公文擬稿和核發等，從而優化電子政務的管理系統操作流程。政府部門之間的信息共享和公文互動，有利提高政府辦公效率，將以往手工處理取締成電子化處理，例如地稅的稅務征管系統和公積金網上業務系統，通過電子文檔案的流動完成數據整理和管理，推動政府部門的體制創新與改革。

一、電子政務背景下實現公文管理系統的意義

隨著電子政務的發展，公文管理系統在日常政務工作的地位和效用逐步受到重視，電子公文管理系統、電子郵件管理系統和電子合同管理系統等都屬于公文管理系統，其目的是為了實現電子文檔的管理，為行政工作體系提供具有較強價值的電子文檔服務機制，用完整的文檔體系，實現文檔內容，并對文檔形成來源信息進行綜合性處理。目前，電子文檔管理成為行政業務工作的新潮流，90%以上的行政業務工作都是以電子文檔形式進行數據處理，電子文檔管理在實際應用中需要契合行政部門要求，由于不同單位的工作內容和模式不同，需要按照部門需求開發個性化的公文管理系統，有效挖掘和利用電子文檔中的信息價值。由于電子公文文檔具有較強的信息價值屬性，電子文檔中的過程信息可能來源于文檔外部和獨立于電子文檔內容，若是信息與文檔內容失去聯系，則信息也就失去了行政依據價值，所以電子文檔過程信息要通過“捕獲”才能留在電子文檔中。

因此系統功能設置，要將電子文檔的過程信息留在電子文檔中，保證信息與電子文檔內容密切相關，避免電子文檔信息缺失，且信息內容豐富符合業務處理和信息檢索要求，具有行政管理依據的數據能長久保留在文檔信息中，電子文檔的內容與電子文檔的管理、作用和價值具有較強的關聯性，電子政務背景下公文管理能有效保存好電子文檔的過程信息和內部信息，通過文檔之間的過程信息關聯性實現文檔分類管理，并將文檔過程信息整理成歸檔管理元數據，保證電子文檔和相應紙質文檔的價值。電子政務日益深化背景下無紙化辦公興起，采用計算機技術和網絡技術、信息技術等實現公文的電子化管理，有利于提高電子公文管理的效率，在實際政務工作中電子公文管理的地位也越來越高，是實現電子政務處理的有效平臺。

二、電子政務背景下實現公文管理系統功能

電子政務建設中現代信息技術和網絡技術、計算機技術等，實現了公文制發和傳輸、辦檔和歸檔的電子化處理，電子政務也正在實現政務職能網絡化、信息網絡化和日?；顒泳W絡化，并完成網上辦公系統和網上專業市場交易的發展，逐步將政府和各部門的職責和組織機構、辦事程序和規章制度實現網上發布，并網上實現日常辦公，將網絡作為政務公開和辦公的新渠道，利用網上專業交易實現企業工作和電子商務的快速發展，為網絡辦公創建優良的環境。電子公文本身具有數字化和信息化的特征，是由計算機生成和處理等文檔，能在網絡上實現數據傳輸，電子公文管理系統能有效提高公文的處理效率。電子文檔調用，是要便于政府內部進行文檔的調用和信息獲取，公文管理與以往的檔案管理相似，需要提供相應的信息服務，為單位和部門工作提供文檔信息服務，保證文檔的管理價值，在政府辦公資源網上文檔信息進行多項傳輸，且達到信息交互和共享的目的，便于各部門之間信息交流和共享。雖然，目前電子公文檔案存在較大問題，但其實際應用價值更高，電子政務產生的大量文件都需要實現公文管理，才能有條理、有規劃地實現電子公文的處理，利用好公文的信息價值，簡化公文管理流程，保證電子政務文件的信息化處理。所以公文管理系統要具備以下功能。

(一)分類立項。自定義分類，類別屬性對應分管領導，分管領導與責任人、具辦人同時提醒。任務可無關聯分解，參與人協作調整，立項發起簡潔，流程辦理清晰。

(二)并發督辦。督查室可同時與交辦對像溝通工作，并行與督辦工作相關人進行線上協作，多入口、多協作的工作開展方式，加快工作的推進。辦公室領導實時可見全過程。智能化的提醒,超期辦理系統提前預警。

(三)匯報多樣化、跟蹤實時化。工作匯報定時提醒、超期自動提醒,主動匯報、定期匯報、任務完結匯報,支持多媒體的匯報方式，匯報自動推送到分管理領導、督查室。用戶可異地、實時、移動查看，匯報、結案、續辦、跟蹤移動化，“互聯網+”的方式開展督查督辦。

(四)信息關聯協同辦公。相關督辦工作的歷史立項信息、匯報信息自動關聯,相關匯報評價自動引出、配合處室相關工作自動帶出等特點，無需人工搜索查閱。

(五)可溯源、辦理靈活。自由關聯，即報即結，督查室移動化、異地化跟蹤，上級領導可向下級單位多層追溯，全面覽視督查督辦工作多級辦理情況。

(六)直觀公開、全局管理。各類別任務執行進度查看，定時自動更新，自動統計，督辦任務可穿透跟蹤，直接反映進度，強化評價考核，加強審計監督。

三、電子政務背景下的公文管理系統設計與實現

電子政務背景下，電子公文記錄了整個政務機關管理活動的過程，作為政府部門做出的決策和管理職責履行的記錄和憑證，公文管理要促進各部門之間的協作和信息交換，保證電子公文信息內容的真實性和可靠性，組建起優良的文件組織實現數據保護，并按照信息公開和保密要求，建立可靠性支持信息管理網絡，通過立法保證電子公文歸檔質量達標。公文管理系統需要用政府政策和策略保障部門內和部門間協調，解決信息政策問題，鑒定公文信息實現隱私權和數據共享，為不同崗位人員設置不同的權限，將元數據標準應用到電子公文通用方法中，開發完整的資源發現和信息恢復系統，做好基礎設施為公文管理系統提供保證。

(一)要將電子公文管理納入到電子政務范疇中。打破以往的既定公共環境，從電子政府和今天的電子公文關系入手，注重對電子公文管理系統的建設，構建起電子政務的綜合性戰略框架，修改和完善現有的法律和行政管理規劃，協調電子公文管理和電子政務需求步調，各個機構電子政務建設負責人負責協調和解決國家電子政務的信息管理問題，從安全、隱私和公文信息采集、整理和發布等構建一體化網絡機制。為解決安全問題，我國在電子政務的公文管理系統建設中，應該借鑒美國的立法體系，共同為管理系統建設建立完善的法律機制，按照美國《文書削減法》(Paperwork Reduction Act)，結合我國實際情況詳細地規劃我國的電子公文管理系統的框架、模型和工具、最佳方案等，并依據電子公文的采集、整理和儲存管理方案，用法律保護電子公文管理。

(二)要加強電子政務管理系統的人員培訓。由于電子公文要負責政府對外文檔和內部信息處理，需要管理人員具有較強的專業素質，針對電子政務管理系統的文件管理功能，提高管理人員的信息素養和對電子文檔歸檔的重要性認識，削弱對系統開發的依賴，針對系統需求引導整個業務系統構建，從而保證業務系統滿足組織的業務需求。行政管理人員要求有較強的文檔管理業務能力和掌握相應的計算機知識，樹立電子公文管理系統開發的主體意識和能力，以便于順利開發電子政務管理系統，應對好信息社會對行政管理人員能力的要求，加強對管理人員文檔基礎知識和計算機應用技能培訓。

(三)需完善電子政務管理系統的文件管理規范。將文檔關鍵數據的捕獲節點和文檔關鍵數據和IT控制要求等納入到電子文檔管理中，實現電子文檔的規范化管理，出臺完善的電子文檔管理功能設計規范，保證文檔管理和文檔管理價值關聯功能符合業務處理系統，實現電子文件完成獨立儲存。業務管理人員、文件管理人員與IT工作者是實現公文管理的基本人員，公文管理中，需要按照實際情況完善和簡化政府信息化、自動化和智能化辦公流程，利用對捕獲節點、文檔關鍵數據和IT控制要求的規范化處理，保證文件管理功能實現，并切實提高電子業務管理系統的設計水平。用規范的要求引進人員，為公文管理工作提供技術依據和網絡系統支持，完善公文管理各個模塊的內容，解決電子流程部門內部的問題，實現擬稿、核稿、審核、簽發、歸檔、查詢等功能的一體化，建立完整的公文管理平臺。

四、結語

綜上所述，基于我國電子政務的發展，電子公文管理急需要遵從電子公文存儲原則與方法，還需要完善電子政務立法，將電子公文管理納入到實際法律保護中，實現電子公文文檔的協同管理，并進一步做好電子公文歸檔管理工作，切實提高電子政務的公文管理效率和簡化公文管理流程，促進政府行政工作的體制創新。