探析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略

郭 楊

（湖北第二師范學(xué)院，湖北 武漢 430071）

相對于傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。在圖書館檔案管理中，借助信息技術(shù)減少管理人員對紙質(zhì)檔案整理和歸檔的任務(wù)，借助專業(yè)化設(shè)備完成資料和數(shù)據(jù)錄入，對各種類型的數(shù)據(jù)做好歸類和整理，在數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)中存儲。因此，高校圖書館在檔案管理中，需要充分利用大數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)檔案管理的多元化。文章對大數(shù)據(jù)下高校圖書館檔案管理中的問題進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)有效的檔案管理策略。

一、高校圖書館檔案管理工作中的問題

（1）偏重存檔，忽視采集現(xiàn)象普遍。檔案管理工作中，檔案采集工作注重各個活動中總結(jié)性材料的收集，而對于活動事件之前的準(zhǔn)備工作檔案采集較少。在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)采集目的并不是唯一指向，相同的數(shù)據(jù)對不同領(lǐng)域有著參考作用。如圖書館管理人員招聘細(xì)則和業(yè)務(wù)培訓(xùn)兩者之間存在一致性，人事檔案和業(yè)務(wù)檔案是不同領(lǐng)域的檔案，招聘細(xì)則對業(yè)務(wù)需求檔案需求較少，但是在管理人員培訓(xùn)中需要做好業(yè)務(wù)需求記錄等資料。

（2）檔案管理模式單一性問題。當(dāng)前，各大高校圖書館開始越來越重視圖書檔案所具有的歷史價值，檔案采集大多數(shù)采取單項方式，此種檔案管理模式出現(xiàn)固化問題。檔案管理人員比較少，大多數(shù)是采用一種辦公室管理的形式，更加側(cè)重于對檔案考察方面的管理。在信息化背景下，高校圖書檔案管理也開始突出數(shù)字化建設(shè)，在其過程當(dāng)中，就要求回溯歷史檔案，必須重視電子檔案的加密工作，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前，許多高校仍然使用的是紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化管理存在形式化問題。

（3）運(yùn)營管理理念不足。運(yùn)營管理理念的應(yīng)用是一種有效的管理模式，有利于現(xiàn)階段圖書館檔案管理數(shù)字化階段分析，借助大數(shù)據(jù)背景不斷擴(kuò)展數(shù)據(jù)采集范圍，完善客觀評價體系。在重要檔案整理和歸檔中，偏重于人工的防濕開展整理工作，消耗的人力和時間較多，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（4）缺乏規(guī)范的文獻(xiàn)共享機(jī)制。現(xiàn)如今，高校圖書館資源共享，主要是通過文獻(xiàn)傳遞以及圖書的相互借閱等方式進(jìn)行，沒有一個規(guī)范的共享機(jī)制。圖書館檔案共享機(jī)制不規(guī)范主要是缺乏相應(yīng)的檔案管理平臺，檔案共享制度協(xié)議規(guī)范性不足，缺少檔案分級管理機(jī)制。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理有效策略

（1）構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)檔案管理體系。檔案管理工作人員，必須要能夠有效利用數(shù)據(jù)庫資源，借助計算機(jī)完成重要檔案信息的記錄，可以更加真實、客觀地反映圖書館具體情況，將原始數(shù)據(jù)傳遞給管理人員。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案管理工作，有效利用先進(jìn)的數(shù)字化系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)分析工作。在不同領(lǐng)域的參考中，需要對相似或者相同數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，獲取更加真實并且詳細(xì)的檔案元數(shù)據(jù)。作為圖書館檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助海量存儲優(yōu)勢，應(yīng)用云計算的方式做好元數(shù)據(jù)處理工作，元數(shù)據(jù)之間的邏輯和因果關(guān)系可以忽略，只需要完成真實反映活動情況元數(shù)據(jù)的采集工作，并且將其記錄在檔案信息數(shù)據(jù)中。管理人員結(jié)合元數(shù)據(jù)相關(guān)要求，解決檔案數(shù)據(jù)中所出現(xiàn)的不完整現(xiàn)象，將與之相聯(lián)系的數(shù)據(jù)記錄工作做得更好。通過數(shù)據(jù)檢索可以對檔案使用和查詢次數(shù)開展全面記錄，結(jié)合檔案管理需求不斷完善元數(shù)據(jù)信息。

（2）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校圖書館檔案管理工作中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、穩(wěn)定，可以反映出歷史變化情況。在檔案管理數(shù)據(jù)庫中記錄和檔案管理相關(guān)的信息，同時可以向管理人員呈現(xiàn)出不同階段的檔案管理數(shù)據(jù)。中心數(shù)據(jù)庫可以完成檔案管理記錄工作，對不同檔案或者相同檔案多次的查詢，不能夠修改檔案管理的信息內(nèi)容。在對不同檔案管理中，需要根據(jù)實際要求，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在一定的安全隱患，檔案信息和資源的丟失和竊取等，使得檔案管理安全性降低。信息化時代背景下，信息技術(shù)不斷更新和發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)需要把握技術(shù)發(fā)展趨勢。在各個行業(yè)中，大數(shù)據(jù)得到廣泛應(yīng)用，獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所以，在現(xiàn)行的高等院校圖書館檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，必須要及時更新管理理念，要在科學(xué)的管理理念指導(dǎo)下，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理水平和質(zhì)量。

（3）注重檔案管理運(yùn)營評價機(jī)制的完善。大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)庫管理打破以往的人工操作管理的手段，通過行之有效的評價日志，來做好圖書館檔案管理的歸檔工作，在此背景下，檔案的存放既不會受到時間的限制，也不會受到空間的限制，能夠提升檔案交流評價工作的有效性。但是需要指出的是，檔案管理數(shù)字化建設(shè)，它是一項長期的工作，必須要結(jié)合計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的發(fā)展與更新，促進(jìn)圖書館檔案管理機(jī)制的完善，促使檔案管理和應(yīng)用的開放性和透明性。在檔案管理工作評價和改進(jìn)中，堅持運(yùn)營管理的理念，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。個體檔案管理工作影響檔案信息管理質(zhì)量，在整個檔案運(yùn)營評價中，需要充分考慮個體檔案信息質(zhì)量，做好重點(diǎn)評價工作，結(jié)合檔案信息質(zhì)量評價機(jī)制，不斷完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在圖書館檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)明確管理目標(biāo)，制定規(guī)范性管理制度，采取合理的評價機(jī)制，結(jié)合評價模塊保證檔案管理系統(tǒng)的有效開展，達(dá)到預(yù)期的評價和建設(shè)目標(biāo)。

（4）以技術(shù)共享作為基礎(chǔ)完善績效制度。績效評價機(jī)制可以完成業(yè)務(wù)服務(wù)人員工作方式的量化。大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館需要引入相應(yīng)的信息技術(shù)，在學(xué)科服務(wù)、查詢服務(wù)、采購服務(wù)等環(huán)節(jié)，借助相應(yīng)的業(yè)務(wù)技術(shù)，保證業(yè)務(wù)服務(wù)量化管理，構(gòu)建完善的績效考核機(jī)制，加強(qiáng)圖書館技術(shù)檔案的管理工作。借助績效考核制度，實現(xiàn)檔案管理的有效轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)圖書館的業(yè)務(wù)技術(shù)交流，突破業(yè)務(wù)種類以及地域等方面的限制，增強(qiáng)圖書館內(nèi)部各項業(yè)務(wù)之間的交流。借助交流業(yè)務(wù)方面的元數(shù)據(jù)，創(chuàng)設(shè)知識探究的新環(huán)境。同時需要注重安全機(jī)制的規(guī)范，在回溯建檔的過程中，借助縮影技術(shù)翻拍，保留相關(guān)的檔案和記錄。檔案管理平臺中，有效利用云存儲技術(shù)，存放在相應(yīng)的檔案室，接著平臺完成管理技術(shù)數(shù)據(jù)的交換和查詢。對于保密性的檔案根據(jù)日志完成自動歸檔，減少人工方面的干預(yù)。在原始檔案的歸檔存儲中，需要采取相應(yīng)的加密措施，避免檔案出現(xiàn)隨意修改等情況。在檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)檔案管理的要求，做好相應(yīng)的歸檔工作，保證檔案管理和利用更加方便，數(shù)字化建設(shè)中保證檔案的安全，避免出現(xiàn)修改、泄漏和損壞等問題。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代背景下，借助計算機(jī)技術(shù)，開展檔案數(shù)據(jù)分析工作，降低高校圖書館檔案管理成本，提高檔案管理利用率。借助檔案的交流，可以加強(qiáng)高校圖書館之間的互動。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作更應(yīng)該準(zhǔn)確地、合理地把握檔案管理的節(jié)奏，堅持檔案管理的真實性和有效性原則，借助數(shù)據(jù)庫開展檔案管理工作，完善檔案管理績效考核機(jī)制，提高檔案管理工作水平，發(fā)掘更多高價值檔案，提高圖書館檔案管理工作水平。