探析大數據背景下高校圖書館檔案管理策略

郭 楊

（湖北第二師范學院，湖北 武漢 430071）

相對于傳統的高校圖書館檔案管理工作來說，大數據背景下高校圖書館檔案管理以信息技術作為基礎，實現數字化和網絡化管理。在圖書館檔案管理中，借助信息技術減少管理人員對紙質檔案整理和歸檔的任務，借助專業化設備完成資料和數據錄入，對各種類型的數據做好歸類和整理，在數據庫和信息系統中存儲。因此，高校圖書館在檔案管理中，需要充分利用大數據資源，實現檔案管理的多元化。文章對大數據下高校圖書館檔案管理中的問題進行分析，提出幾點有效的檔案管理策略。

一、高校圖書館檔案管理工作中的問題

（1）偏重存檔，忽視采集現象普遍。檔案管理工作中，檔案采集工作注重各個活動中總結性材料的收集，而對于活動事件之前的準備工作檔案采集較少。在大數據背景下，數據采集目的并不是唯一指向，相同的數據對不同領域有著參考作用。如圖書館管理人員招聘細則和業務培訓兩者之間存在一致性，人事檔案和業務檔案是不同領域的檔案，招聘細則對業務需求檔案需求較少，但是在管理人員培訓中需要做好業務需求記錄等資料。

（2）檔案管理模式單一性問題。當前，各大高校圖書館開始越來越重視圖書檔案所具有的歷史價值，檔案采集大多數采取單項方式，此種檔案管理模式出現固化問題。檔案管理人員比較少，大多數是采用一種辦公室管理的形式，更加側重于對檔案考察方面的管理。在信息化背景下，高校圖書檔案管理也開始突出數字化建設，在其過程當中，就要求回溯歷史檔案，必須重視電子檔案的加密工作，但是通過調查發現，當前，許多高校仍然使用的是紙質檔案管理，數字化管理存在形式化問題。

（3）運營管理理念不足。運營管理理念的應用是一種有效的管理模式，有利于現階段圖書館檔案管理數字化階段分析，借助大數據背景不斷擴展數據采集范圍，完善客觀評價體系。在重要檔案整理和歸檔中，偏重于人工的防濕開展整理工作，消耗的人力和時間較多，不利于檔案管理工作的可持續發展。

（4）缺乏規范的文獻共享機制。現如今，高校圖書館資源共享，主要是通過文獻傳遞以及圖書的相互借閱等方式進行，沒有一個規范的共享機制。圖書館檔案共享機制不規范主要是缺乏相應的檔案管理平臺，檔案共享制度協議規范性不足，缺少檔案分級管理機制。

二、大數據背景下高校圖書館檔案管理有效策略

（1）構建完善的數據檔案管理體系。檔案管理工作人員，必須要能夠有效利用數據庫資源，借助計算機完成重要檔案信息的記錄，可以更加真實、客觀地反映圖書館具體情況，將原始數據傳遞給管理人員。借助大數據技術完成檔案管理工作，有效利用先進的數字化系統，做好數據分析工作。在不同領域的參考中，需要對相似或者相同數據進行分析，獲取更加真實并且詳細的檔案元數據。作為圖書館檔案管理人員應當借助海量存儲優勢，應用云計算的方式做好元數據處理工作，元數據之間的邏輯和因果關系可以忽略，只需要完成真實反映活動情況元數據的采集工作，并且將其記錄在檔案信息數據中。管理人員結合元數據相關要求，解決檔案數據中所出現的不完整現象，將與之相聯系的數據記錄工作做得更好。通過數據檢索可以對檔案使用和查詢次數開展全面記錄，結合檔案管理需求不斷完善元數據信息。

（2）構建檔案管理數據庫。高校圖書館檔案管理工作中，數據庫建設應當準確、穩定，可以反映出歷史變化情況。在檔案管理數據庫中記錄和檔案管理相關的信息，同時可以向管理人員呈現出不同階段的檔案管理數據。中心數據庫可以完成檔案管理記錄工作，對不同檔案或者相同檔案多次的查詢，不能夠修改檔案管理的信息內容。在對不同檔案管理中，需要根據實際要求，構建完善的數據庫。大數據背景下，檔案管理數字化建設存在一定的安全隱患，檔案信息和資源的丟失和竊取等，使得檔案管理安全性降低。信息化時代背景下，信息技術不斷更新和發展，檔案數字化建設需要把握技術發展趨勢。在各個行業中，大數據得到廣泛應用，獲取相應的經濟效益和社會效益。所以，在現行的高等院校圖書館檔案管理工作開展的過程當中，必須要及時更新管理理念，要在科學的管理理念指導下，構建完善的數據庫，提高檔案管理水平和質量。

（3）注重檔案管理運營評價機制的完善。大數據背景下，數據庫管理打破以往的人工操作管理的手段，通過行之有效的評價日志，來做好圖書館檔案管理的歸檔工作，在此背景下，檔案的存放既不會受到時間的限制，也不會受到空間的限制，能夠提升檔案交流評價工作的有效性。但是需要指出的是，檔案管理數字化建設，它是一項長期的工作，必須要結合計算機數據庫的發展與更新，促進圖書館檔案管理機制的完善，促使檔案管理和應用的開放性和透明性。在檔案管理工作評價和改進中，堅持運營管理的理念，構建完善的檔案管理系統。個體檔案管理工作影響檔案信息管理質量，在整個檔案運營評價中，需要充分考慮個體檔案信息質量，做好重點評價工作，結合檔案信息質量評價機制，不斷完善檔案管理數字化建設。在圖書館檔案管理工作中，應當明確管理目標，制定規范性管理制度，采取合理的評價機制，結合評價模塊保證檔案管理系統的有效開展，達到預期的評價和建設目標。

（4）以技術共享作為基礎完善績效制度。績效評價機制可以完成業務服務人員工作方式的量化。大數據背景下，高校圖書館需要引入相應的信息技術，在學科服務、查詢服務、采購服務等環節，借助相應的業務技術，保證業務服務量化管理，構建完善的績效考核機制，加強圖書館技術檔案的管理工作。借助績效考核制度，實現檔案管理的有效轉變，加強圖書館的業務技術交流，突破業務種類以及地域等方面的限制，增強圖書館內部各項業務之間的交流。借助交流業務方面的元數據，創設知識探究的新環境。同時需要注重安全機制的規范，在回溯建檔的過程中，借助縮影技術翻拍，保留相關的檔案和記錄。檔案管理平臺中，有效利用云存儲技術，存放在相應的檔案室，接著平臺完成管理技術數據的交換和查詢。對于保密性的檔案根據日志完成自動歸檔，減少人工方面的干預。在原始檔案的歸檔存儲中，需要采取相應的加密措施，避免檔案出現隨意修改等情況。在檔案數字化管理中，根據檔案管理的要求，做好相應的歸檔工作，保證檔案管理和利用更加方便，數字化建設中保證檔案的安全，避免出現修改、泄漏和損壞等問題。

三、結語

大數據時代背景下，借助計算機技術，開展檔案數據分析工作，降低高校圖書館檔案管理成本，提高檔案管理利用率。借助檔案的交流，可以加強高校圖書館之間的互動。在大數據時代背景下，檔案管理工作更應該準確地、合理地把握檔案管理的節奏，堅持檔案管理的真實性和有效性原則，借助數據庫開展檔案管理工作，完善檔案管理績效考核機制，提高檔案管理工作水平，發掘更多高價值檔案，提高圖書館檔案管理工作水平。