高職院校檔案管理信息化建設(shè)分析

楊麗麗 山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院泰安校區(qū)

高職院校檔案管理工作的主要內(nèi)容就是開展黨政管理以及科研等資料的收集和歸檔工作，能夠真實(shí)的體現(xiàn)出學(xué)校歷史發(fā)展的軌跡，并且對學(xué)校的發(fā)展和改革歷程進(jìn)行最為原始和客觀的記錄，對于高職院校的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。

一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的意義

高職院校檔案信息化管理能夠提高檔案管理工作的作用和效果，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時候主要依據(jù)就是檔案信息的更新效率。如果校領(lǐng)導(dǎo)能夠及時、準(zhǔn)確的掌握相關(guān)決策，才能夠保證政令的通暢，管理工作能夠得到順利的實(shí)施，最終才能夠做好學(xué)校的管理工作，保證自身的競爭力。反之，如果校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時候，信息不夠及時和準(zhǔn)確，就會導(dǎo)致學(xué)校管理水平比較低，甚至?xí)h(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他學(xué)校，無法保證自身的競爭力，逐漸的被其他學(xué)校趕超。所以，在高職院校發(fā)展過程中充分的利用檔案信息，才能夠發(fā)揮出自身的優(yōu)勢。能夠提高高職院校檔案管理工作的效率和水平，高職院校在進(jìn)行教學(xué)和教育的過程中會逐漸的形成眾多具有保存價值的教學(xué)檔案以及教務(wù)檔案等資料，為了能夠充分的利用檔案的價值，必須要積極的采取先進(jìn)的信息化管理措施，逐漸的促使檔案管理工作由傳統(tǒng)的封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的開放式管理模式，打破傳統(tǒng)的人工操作管理模式，不斷的提高檔案的收集和管理效率和水平，最終保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)化的配置，最終為高職院校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。在進(jìn)行教學(xué)研究工作的時候，通過信息化檔案管理工作能夠提供更為智能化的服務(wù)，檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)一次投入多次產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)資源的共享，在進(jìn)行二次教材信息編寫的時候能夠有效的縮短編寫的時間，從根本上實(shí)現(xiàn)了檔案信息利用的實(shí)效性。

二、高職院校信息化建設(shè)的實(shí)踐與發(fā)展策略

(一)增強(qiáng)信息化意識

高職院校在進(jìn)行信息化管理建設(shè)必要性的重視程度并不夠，建設(shè)意識比較薄弱，最終無法保證思想的統(tǒng)一性，組織和管理方面不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，最終導(dǎo)致時間和資金上的投入也僅僅能夠滿足基本的需求，在進(jìn)行信息化管理建設(shè)的時候必須要做好以下幾個方面。其一，領(lǐng)導(dǎo)必須要真正的重視信息化建設(shè)，重視時代的發(fā)展，積極的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，積極的引進(jìn)新技術(shù)，最終達(dá)到提高管理效率的目的。其二，必須要統(tǒng)一全校思想，在校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下制定符合自身實(shí)際情況的信息化管理建設(shè)方案和制度。其三，必須要投入充足的資金，才能夠真正的保證制度得到有效的落實(shí)，保證信息化管理建設(shè)能夠得到順利的應(yīng)用。

(二)建立合理科學(xué)的總體規(guī)劃

高職院校必須要意識到信息化建設(shè)的重要性，積極的參與到整體規(guī)劃中，規(guī)劃是保證信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，高職院校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候必須要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、分歧建設(shè)的基本原則，不僅需要制定長期的規(guī)劃，還應(yīng)該具有短期的規(guī)劃，不能出現(xiàn)盲目規(guī)劃的現(xiàn)象發(fā)生，必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況和需求，做好市場調(diào)研工作，并且聽取相關(guān)專家的意見。在制定長遠(yuǎn)規(guī)劃的時候應(yīng)該從整個學(xué)校的高度加以考慮和分析，結(jié)合各個部門的實(shí)際情況和需求，才能夠保證部門之間的協(xié)作，將每個部門進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，才能夠避免信息出現(xiàn)滯后現(xiàn)象的發(fā)生，最終將各個部門建設(shè)目標(biāo)與全校的建設(shè)目標(biāo)高度保持一致。

(三)加強(qiáng)信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)

必須要重視信息化團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，積極的引用專業(yè)技術(shù)人才，并且要做好內(nèi)部教師和管理人員的培訓(xùn)工作，從而才能夠保證自身團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，最終保證高職院校信息化建設(shè)的穩(wěn)定性運(yùn)行。通過專業(yè)技術(shù)人才能夠提高信息化管理水平和維護(hù)效率，從而制定高效的信息化管理系統(tǒng)，從根本上保證信息化建設(shè)的有序開展，還應(yīng)該成立信息化技術(shù)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，對高職院校的教師和管理人員開展信息化技術(shù)的普及和深化培訓(xùn)工作，還可以通過校園論壇探討以及定期考核等諸多機(jī)制實(shí)現(xiàn)對高職院校教職工的參與度，不斷的加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的信息化建設(shè)工作，從根本上保證教師和管理人員的能力和水平，提高教學(xué)科研和辦公管理的效率。

(四)創(chuàng)新高職院校信息化管理模式

當(dāng)今時代主要就是信息時代、大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時代快速發(fā)展的要求，會制約高職院校的進(jìn)一步發(fā)展。必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，從根本上提高檔案管理效率和水平，通過全新的信息化管理方法不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新管理服務(wù)，提供最為全新的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理工作。必須要提高管理力度，在進(jìn)行學(xué)校內(nèi)部建立多級管理體制，實(shí)現(xiàn)相互之間的制約工作，不斷的完善學(xué)校內(nèi)部的監(jiān)督和管理體制，才能夠促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

(五)構(gòu)建完善的安全管理制度

高職院校在進(jìn)行檔案信息化管理工作的時候，僅僅通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和殺毒軟件等措施遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法保證檔案信息的安全，這些防護(hù)技術(shù)僅僅是輔助手段，高職院校必須要不斷的完善安全管理制度，兩者之間共同作用能夠構(gòu)建一個安全的網(wǎng)絡(luò)信息空間，在進(jìn)行實(shí)踐的時候必須要明確管理目標(biāo)，在一個完善的管理目標(biāo)基礎(chǔ)上構(gòu)建具體、科學(xué)的安全管理制度。具體安全管理制度主要包括了安全服務(wù)措施以及信息安全管理防范措施等內(nèi)容，最終保證每個環(huán)節(jié)能夠得到有效的落實(shí)。科學(xué)、合理的安全管理制度能夠從根本上提高計算機(jī)設(shè)備運(yùn)行的環(huán)境，即便遇到病毒入侵也能夠得到有效的預(yù)防。

三、結(jié)束語

高職院校在進(jìn)行檔案管理的時候，必須要積極的進(jìn)行信息化建設(shè)工作，不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，才能夠充分的發(fā)揮出檔案資料的價值和作用，最終促進(jìn)高職院校的進(jìn)一步發(fā)展，更好的為社會發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才，促進(jìn)我國社會的可持續(xù)性發(fā)展。