探究事業單位檔案管理工作的優化途徑

劉彥 華北軍區烈士陵園管理處

人事檔案管理對于職工的工作有著非常重要的影響，尤其是在其工作發生調動或者晉升時，這些檔案是主要的評定參考內容。近年來，隨著人力資源管理理念的日益完善，我國不斷的優化事業單位檔案管理工作，在一定程度上保證了檔案的安全性。然而，為了精簡機構、提高工作效率，國家進行了一系列的部門合并和設立，這就造成了檔案流動性的增大，檔案調取過程之中也凸顯了檔案管理工作的缺點。如何能夠有效的提高檔案的管理效率、提高檔案的安全性，已經成為當前研究的熱點。

一、檔案管理工作之中存在的缺陷研究

(一)檔案管理理念落后

管理理念是保證檔案管理處于不斷優化的關鍵步驟，然而部分事業單位領導并沒有認識到檔案管理的重要性。這些領導普遍存在著檔案管理是文案管理，只需要辦公室人員進行保管和記錄即可，不必投入過多的時間和資金進行建設。在這種管理思想的引導下，員工在工作的時候必然抱有消極的態度。在進行檔案的更新、梳理過程中，部分員工采取了不配合的態度，為檔案管理造成了一定的困擾。加之檔案管理人員一般級別并不高，一些單位在面對檔案管理時也是敷衍的態度，對于檔案管理制度的落實程度較差。除此之外，一部分單位甚至存在私自修改檔案的嚴重違規行為，給檔案管理帶來了更多的不確定性。檔案一旦出現遺失、損壞、篡改將會對職工的日后工作帶來嚴重的影響。

(二)檔案管理制度有待完善

檔案管理制度是確保檔案管理流程的基本參照，是檔案工作高效開展的必備條件之一。由于事業單位領導對于檔案管理工作存在忽視的情況，因此部分事業單位的檔案管理制度尚沒有建設完善，存在重大的缺陷。這些缺陷造成了在檔案管理時出現了效率低下、資料散亂、調取困難，甚至遺失、損毀的情況。檔案管理制度的缺失不僅僅會造成檔案的遺失，還有可能出現造假的行為，給一些職業操守低的員工可乘之機。一旦國家出現新的變革，職工檔案需要進行調動時，由于前期管理不善，會給這一工作造成極大的阻礙，嚴重減緩了國家事業單位改革的發展速度。

(三)管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠實現對于檔案的接收、更新、外發。現階段大部分事業單位依然延續著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。此外，目前的檔案管理需要記錄的種類與內容繁多，手工操作不但容易出現失誤，還會對記錄內容的總量有一定的影響，降低檔案管理的真實性。由于這種檔案管理模式存在同步性差，保管部門單一、缺乏監管等問題，導致了一些重要內容能夠被篡改，尤其是一些與員工的晉升、工齡、學歷等有關的信息。一旦出現這種情況，會給人事管理工作帶來嚴重的阻礙，有些甚至導致了非常惡劣的影響。

二、事業單位檔案管理方法改進方式研究

(一)改變傳統觀念，高度重視檔案管理重要性

管理的嚴格程度是自上而下的，因此事業單位領導對于檔案管理的態度直接決定了檔案管理工作的優劣。想要真正做好檔案管理工作，有關領導需要轉變自己的觀念，充分認識到檔案管理工作對于事業單位人員管理的重要性。不但要將其納入正常的工作之中，還應該將其與績效進行結合，對檔案管理人員以及涉及的檔案所有人進行震懾，使其能夠認真的對待檔案管理工作。與此同時，還應該加大對檔案管理的投入力度，不斷引進更好檔案管理設施，確保檔案管理的高效性。有關領導應該定期的進行檢查，考察員工是否認真對待檔案管理工作，避免出現檔案管理工作疏忽、敷衍的情況，還需要做好員工的思想工作，使其能夠認真的配合檔案管理工作。

(二)建立完善的檔案管理體系

構建完善的檔案管理體系，避免出現碎片化的管理對于檔案管理的優化有著非常關鍵的作用。檔案管理的完善性應體現在管理過程的標準化、監督化、科學化、高效化等方面。首先，檔案管理部門需要組織所有員工學習《檔案法》，使員工能夠從認識上提高對于檔案管理的重視程度。其次，需要將檔案管理進行邏輯功能上的區域劃分，將不同的責任進行分配，分配過程力求責任到人，以此來提升職工的工作認真程度。再次，需要將檔案管理與績效考核相關聯，對于工作之中失誤進行處罰，促進檔案管理人員的主動性；同時對于表現積極的員工應該將其當月績效進行調整。最后，還應由相關領導牽頭，成立專門負責檔案內容監管的部門，確保檔案的真實性。

(三)提升認識檔案管理信息化水平

以往的手工記錄的方式因其影響因素多，為其保管帶來了諸多的不確定性，已經不能完全滿足當前事業單位的發展。在信息化、數字化的時代背景下，將檔案內容信息化成為了解決檔案管理內容的有效途徑。事業單位檔案管理部門可以將檔案進行錄入，以電子文檔的形式進行保存。這種方式能夠減少檔案管理的難度，大大降低了檔案的損壞概率，對于一些重要的內容還可以進行多重備份。與此同時，電子化的檔案管理不但能夠實現信息的快速提取，還可以與上級單位進行檔案同步，強化了監督作用，避免了個人對檔案中重要信息私自篡改的行為。

三、總結

在我國事業單位優化的大背景下，應保證檔案管理的高效性。這就需要有關責任領導能夠高度重視檔案管理工作，加強對這一工作的認識，不斷完善人事管理制度。與此同時，還應積極的建設信息化的檔案管理，進行多重備份，保證檔案的完整性與安全性。需要注意的是，檔案信息的保密性至關重要，應采用最先進的殺毒軟件并定期更新，避免出現人事信息泄露的問題。