檔案人員繼續教育培訓的重要性

文/張向輝

本文結合基層檔案人員業務素質參差不齊的現狀，闡述了加強對檔案人員開展繼續教育的重要性及采取的有效措施

21世紀，隨著計算機、網絡、電子技術等現代化信息技術的廣泛應用，檔案工作的服務內容、服務方式等發生了巨大的變化。數字化、網絡化、信息化的檔案管理有利于最大范圍地進行檔案信息資源的開發和利用，最大程度地滿足社會各方面的需求，從而最大限度地實現檔案自身的價值。傳統意義上的檔案管理已不能適應新形勢發展的需要，舊的檔案管理模式正面臨嚴峻挑戰。這就對檔案人員的政治素質、理論水平、業務素質等方面提出了更高的要求和新的挑戰，現階段的當務之急是加強檔案管理人員的繼續教育培訓，提高檔案管理人員整體素質，打造一支高素質的檔案人才隊伍。

一、檔案繼續教育的重要性和必要性

基層檔案人員絕大部分是非檔案專業人員，而是從別的專業轉到檔案部門工作的，大部分基層檔案人員沒有受過正規、專業的檔案知識培訓，整體素質參差不齊。所以只能是一個庫管，只知道檔案從哪里找到，再放回原處，沒有檔案開發利用的意識和能力，不能發現檔案的潛在價值，不能讓死檔案變為有用的活信息，嚴重阻礙了檔案信息化的步伐。

在檔案實際工作中，單靠以前舊的手工管理模式已難以滿足現代化檔案管理的需求。近年來，許多政府機關和企事業單位都在積極創造條件，采用電子計算機技術，對檔案進行數字化、信息化管理，以提高工作效率，便于檔案的利用和開發。這也對檔案人員的業務知識水平和能力提出了更高的要求，所以只有不斷學習、更新、拓寬知識面，才能適應新時期檔案工作發展的需求。

隨著社會的發展，檔案工作的行業標準、規范也在日益更新，比如新《歸檔文件整理規則》，將卷改為件，將繁瑣的環節簡單化，以利于檔案工作形成以計算機管理為基礎的現代化管理模式，既減輕了工作量，又提高了工作效率，更能使檔案人員騰出更多的時間進行檔案信息深層次的挖掘工作，為領導決策和單位經濟發展提供更有效的服務。除此之外，會計電子檔案的管理逐步推廣，也對提高會計核算效率，降低企業管理成本，促進低碳辦公有著重要的意義。檔案人員的這些業務及素質的提高依賴于檔案繼續教育。

二、采取的措施

（一）擴大培訓范圍，將檔案工作質量前移

“檔案是昨天的文書，文書又大半是明天的檔案，它們是脫不得節的?！蔽臅幚砉ぷ鞯暮脡闹苯佑绊懙綑n案工作，如果文書工作中文件制作質量不過關、文件收集不完整、公文運轉程序不規范，勢必會嚴重影響文件的質量，這樣的文件轉化為檔案后也一定不會合格。可見文書工作與檔案工作是環環相扣的，只有前面打好基礎，后面才能少走彎路。因此檔案繼續教育培訓工作不能只局限于檔案工作人員，建議擴大培訓范圍，同時加強對文書人員的培訓，只有這樣，文書工作才能做得更標準、更規范，才能從根本上打好基礎。

（二）加強檔案編研方面的教育，提高檔案利用價值

檔案編研工作既是檔案部門主動提供系統服務的一種方式，也是保護延長檔案原件壽命的有效措施。深層次開發檔案信息資源，也是檔案工作順應時代發展需要，服務社會經濟發展的一種有效方式。

但很多基層檔案人員，由于沒有經過專業的檔案知識教育，只是起到一個保管檔案的作用，這種情況已不能適應新形勢發展的需要。作為檔案人員，應該明確檔案崗位職責及檔案人員應該具備的能力，檔案人員不只是管理檔案，還要對檔案進行深層次的挖掘，使檔案能最大化地發揮其潛在的價值。檔案繼續教育如果加強此方面的培訓，檔案人員的專業水平得以加強，編研質量得到提升，就能更好地開發檔案信息資源，傳播積累優秀的歷史文化，促進生產科研的發展，使檔案的利用查考價值得到更大程度地發揮。

（三）擴大培訓內容，及時更新知識

檔案工作未來的發展方向是數字化、信息化，元數據成了保證電子文件真實性、憑證價值的重要工具，除此之外，在權限管理、信息公開、隱私保護等方面也發揮巨大的作用，元數據時代的到來，使檔案管理開放化、國際化、標準化。這方面對檔案人員來說是個新領域，需要我們去學習、去探索，并盡快應用到實踐中，所以加強新知識領域的繼續教育培訓是當務之急。

檔案軟件的開發利用、檔案信息化日益普及，大數據時代要求檔案工作人員不只會使用計算機進行簡單的檔案錄入、檢索，還要有對軟硬件系統維護、數據、模塊使用權限的控制管理及意外事故的處理等方面的知識和能力，這些都要通過培訓才能得以提高，才能不會使自己從事的檔案工作受到影響。

檔案工作不是隨心所欲，自己覺得怎么方便就怎么來，只要能給利用者提供利用就行了。許多檔案人員往往根據以往的經驗進行檔案管理，當出現問題時才急著去補救，這無疑影響了檔案管理的質量，也大大地增加了工作量。近年來，國家相繼出臺了不少新的檔案行業標準，這些標準來源于實踐而高于實踐，標準中的數量指標和質量指標較為科學，標準中推薦的技術手段和方法較為先進，使我們利用標準這條有效途徑規范檔案管理、擺脫大量的重復性的工作，并在以后的工作中有規律可循，大大地提高了工作效率。所以在進行檔案繼續教育培訓時，應加強對檔案工作新知識、新技能、新標準的學習，達到更新知識、提升能力的培訓目的。

（四）實地觀摩教學、理論結合實際

在檔案繼續教育理論培訓學習時，部分檔案人員對理論學習興趣不濃，積極性不高，達不到應有的培訓效果。針對這種情況，應多開展實踐教學，多組織學員去檔案工作方面做的比較好的單位去現場教學，或者請檔案專家課堂示范，實地演練，理論結合實際，能提高學員學習興趣并加深印象，使繼續教育的效率大大提高。

繼續教育培訓為檔案人員提供了良好的學習成長平臺，是提高檔案人員知識和技能的有效途徑，它滿足了不同層次的檔案人員的要求，檔案人員可根據個人情況與實際工作需要，制訂學習計劃，積極參加繼續教育培訓，努力使自己成為具有良好的職業道德、優秀的心理素質、精湛的業務素質的新時代復合型檔案管理人員，以最大的熱情積極獻身于檔案事業，以自己出色的工作和服務來滿足社會發展的需要。