小型事業單位檔案整理務實工作探討

文/陳國芹

檔案的收集、整理、歸檔等務實工作是各項檔案工作的基礎，如何做好機關事業單位檔案整理歸檔是許多小型事業單位急需解決的實際問題，但是部分事業單位特別是小型的事業單位檔案整理等務實工作存在眾多問題和困難，本文列舉了事業單位檔案管理、整理等的現狀，針對問題，提出了相應的應對措施建議，以提高小型事業單位檔案整理務實工作的質量和效率

事業單位檔案是我國檔案事業的重要組成部分，是單位發展運行的歷史記載，為單位的發展提供依據和借鑒經驗。檔案管理是各項基礎管理的重點工作，檔案的收集、整理、歸檔等務實工作更是各項檔案管理工作的重中之重。如何做好事業單位檔案整理、歸檔等實務工作，是許多小型事業單位急需解決的實際問題。

一、小型事業單位檔案管理務實工作現狀

1.單位對檔案管理不夠重視，缺乏專業檔案管理人員

目前大多數事業單位崗位設置中沒有專門的檔案管理崗位，也沒有專業的檔案管理人員。國家和地方都非常重視檔案技術人員的培訓和教育，每年都舉辦1-2期檔案知識培訓，旨在通過對檔案管理新觀念認知、檔案管理方法的創新和檔案管理的實際操作的學習，以提升檔案管理人員的專業化、職業化素養和檔案工作效率。但是每次來培訓的并非檔案管理專職人員，有百分之七十以上都來自單位辦公室的兼職人員，也就是說單位檔案管理人員大多都是兼職。

2.檔案資料收集不及時、管理不規范

經調查發現，多數小型事業單位，自成立以來的收、發文件、專項活動、業務技術成果、工資、崗位管理等多年的各類紙質資料及光盤都能做到收集齊全、保存完好，存放在指定位置，但也有一些事業單位沒有專門的檔案管理人員，文件、表格、資料等都在辦公室或相關科室的相關人員處保存，隨著崗位人員不斷變動致使重要資料被帶走或遺失。

3.文件資料等未規范整理形成檔案

檔案整理等務實工作是檔案工作、檔案事業的堡壘基礎，目前除了專門的檔案館外，能獨立把收集的資料整理成規范檔案的單位寥寥無幾。兼職檔案管理人員雖然參加了很系統的檔案管理務實理論培訓，但回到單位后由于忙于其它工作或因兼職的原因，并沒有對單位的文書、業務、技術成果等檔案進行收集整理歸檔。少數的事業單位會在必要時，外聘技術人員對本單位的檔案進行集中整理歸檔，大多數的事業單位并沒有真正意義上的規范檔案。究其原因是經過檔案培訓的人員并沒有整理自己單位的檔案，不是不想整理，只是理論和實踐確實存在一定的差距。在檔案繼續教育學習時，好多學員來自各單位的辦公室，提到整理檔案都表示：理論聽起來很簡單，但是實際整理時，又感到無從下手、力不從心；甚至有學員反映從未見過規范的標準檔案范本。雖然地市檔案局都設有督導科，專門負責檢查指導各單位的檔案整理工作，但是科室專業指導人員缺乏，指導市級機關、大單位的檔案整理工作都顧不過來，更別說小型事業單位。另外，小型事業單位一方面檔案工作人員少，另一方面也沒有足夠的經費投入到檔案整理等務實工作中，因此造成單位的各類資料無法形成規范的檔案。

4.抓好檔案管理務實工作刻不容緩

小型事業單位檔案管理務實工作中普遍存在的檔案意識薄弱、缺乏檔案專業知識、各類資料存放時間長、沒有按要求及時整理歸檔等問題，使得檔案失去了應有的參考和利用價值，更談不上為單位創造價值，甚至會造成泄密或重要的原始舉證資料缺失的不良后果，阻礙了檔案事業的發展。因此，抓好檔案管理務實工作已刻不容緩。

二、小型事業單位的檔案整理務實工作策略建議

1.檔案務實工作的精神實質就是要在做實上下功夫。國家檔案局局長李明華在“深入學習貫徹黨的十九大精神奮力開創全國檔案事業發展新局面”的工作報告中指出：各級檔案部門要把深入學習貫徹黨的十九大精神作為首要政治任務，作為謀劃和推進新時代檔案事業發展的主線，弘揚優良作風，創新方式方法，切實在學懂、弄通、做實上下功夫，真正做到入腦入心、見行見效，努力推動全國檔案事業呈現新局面、展現新作為、實現新發展。檔案收集齊全、整理歸檔、保管完好是檔案收藏、利用，檔案館建設、信息化程度的基礎。這段話道明了所有檔案工作的精神實質就是要在做實上下功夫。最基礎、最真實、最有價值的科研技術、實踐經驗等寶貴檔案資料多來源于教育、醫療衛生、科研、文化等事業單位，因此做好、做實事業單位檔案整理歸檔等務實工作是促進社會進步和發展的當務之急。

2.高度重視，加強領導，落實責任，把檔案整理、歸檔管理工作落到實處，責任到人。成立檔案工作領導小組，制定長期的檔案整理工作方案，有計劃地做好檔案資料整理、歸檔和日常管理等務實工作。

3.“學、傳、幫、帶”示范規范地整理檔案。國家檔案局頒發的《中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）等明確了檔案整理歸檔的規范理論、標準和方法，但在檔案整理具體工作中更重要的是理論與實踐的有機結合。首次進行檔案規范整理歸檔時，可以外請一名有檔案整理技術、經驗豐富、政治立場堅定、保密意識強的檔案專業技術人員，帶領單位相關崗位人員示范整理歸檔1-3個年度的各類資料。整理前與其簽訂保密、檔案整理及指導等協議，從檔案資料的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，歸檔章使用、填寫，到編制檔案檢索工具和各種統計、登記冊形成等，單位相關人員可全過程跟進、學習、參與。通過這種跟學、傳授、幫助、帶領的方式讓單位相關人員學習、了解、掌握資料整理、裝盒、形成紙質和電子檔案的方法的全過程。

4.定期做好檔案整理歸檔等務實工作。利用每年3月份歸檔月，認真收集、梳理前一年應歸檔的文件、材料、圖紙、光盤、照片、錄音、錄象帶等資料，移交檔案室，各崗位人員依據工作方案和參與學習整理檔案的經驗和方法，利用工作間隙，邊推進工作邊整理檔案，完成歸檔后進入正常檔案管理階段。

這種“學、傳、幫、帶”示范規范整理檔案的工作方式，能夠很好地解決小型事業單位的檔案整理、歸檔等實際問題，也可以說是一次投資長期受益。一是能理論聯系實際，現場學習掌握檔案務實技能，解決了自己不能、不會整理檔案的難題。銅川市國土資源信息中心利用這種方法，從2015年起，每年利用歸檔月，單位自己規范整理、歸檔了以前近10年的檔案，共三千多件。二是各類檔案內容更具完整性、真實性。形成資料的人參與檔案整理全過程，能第一時間發現問題，及時查漏補缺，糾正處理問題。三是使單位相關人員進一步全面學習了解檔案知識，掌握檔案務實專業能力，提高了單位檔案的整體管理水平，節約了單位辦公經費。

總之，只要制定好長期有效的檔案整理工作方案，掌握創新規范的工作方法，具有堅持不懈的工作精神，一定能做好小型事業單位的檔案整理等務實工作，切實提高小型事業單位檔案整理務實工作的質量和效率，促進檔案管理規范化水平。