高校檔案信息化建設現狀與對策

文/董金玲

高校檔案的管理隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經不能適應高校的信息化管理。本文主要通過對高校檔案信息化建設現狀的調查分析，闡述了高校檔案信息化建設的必要性，提出了推進高校檔案信息化建設的對策

中國檔案學會理事長段東升在《海峽西岸檔案數字化工作學術研討會》指出，檔案信息化建設是實現檔案管理現代化，適應社會發展與檔案很好利用的重要組成部分，也是對傳統檔案管理模式的一種新的挑戰。

高校檔案信息化建設是高校“數字化”校園建設的重要組成部分。它將學校各種載體的檔案資源通過掃描等形式進行數字化存儲，利用網絡相互連接，利用計算機系統進行管理。通過檔案信息化建設和管理，將會使檔案的利用率大大提高，檔案的利用價值得到充分發揮。

一、高校檔案信息化建設的必要性和意義

1.高校檔案信息化建設能夠有效地保護檔案原件。高校傳統的檔案都是以紙質的形式進行存儲，而紙質檔案的保管又受特定條件的限制，時間久了檔案原件就容易受到不同程度的損壞，嚴重的將難以得到修復。通過利用現代化的手段對紙質檔案進行數字化加工，就可避免檔案損壞而無法修復的情況發生，也使檔案能長期有效地得到保護。

2.高校檔案信息化建設能夠促進檔案管理和利用更加方便。傳統的紙質檔案管理模式，想要找份檔案時，需要檔案管理員手工操作，費時費力。而對檔案進行數字化加工后，利用計算機、互聯網技術手段，在檔案管理系統中很容易查閱到所需的檔案。而且通過局域網可以實現檔案資源的共享。

3.高校檔案信息化建設是高校數字化校園建設的重要組成部分。高校數字化校園的建設是學校管理的現代化手段，學校通過各種數據將信息進行資源共享。而檔案信息化的建設正是為了適應這種發展趨勢，也是檔案管理走向現代化的需求。計算機在高校的各項工作中已成為必不可少的工具，由此也就產生了大量的電子文檔數據，按照國家檔案局“增量電子化”的要求，對這些電子文件進行歸檔也成了高校檔案管理中的一項重要內容。

二、陜西省高校檔案數字化建設現狀分析

筆者通過《陜西高校檔案工作紀實（1988-2017）》這本書所記錄的82所高校檔案工作相關資料，以及電話咨詢、走訪交流了解到陜西省高校檔案信息化建設的現狀如下：

1.高校檔案信息化建設總體良好，發展迅速

近幾年，大多數學校都將檔案信息化建設列入了學校智慧化校園建設之中，制定了檔案信息化建設方案，并初步得到實施。大多數學校加大投入，將近70多所高校使用了網絡版的檔案管理軟件，建立了目錄數據庫；部分學校已經開展了存量檔案數字化加工，逐步實現檔案管理系統與學校辦公系統的對接，實行電子檔案和紙質檔案的同步歸檔。

2.高校檔案管理系統使用情況分析

檔案管理系統是檔案信息化建設的基礎和重點。陜西省被調查的82所高校中，使用檔案管理系統的學校有73所，占高校總數的87.9%。其中，使用南大之星檔案管理系統的有52所，占高校總數的63.4%；使用科怡檔案管理系統的有14所，占高校總數的17%。未使用檔案管理系統軟件的學校有9所，占高校總數的10.9%。而檔案管理系統與OA辦公系統對接的學校只有15所，占高校總數的18.2%。從以上數據分析所得，陜西高校中運用檔案管理系統管理檔案的情況良好，特別是相當一部分學校使用南大之星檔案管理系統，這為以后檔案信息資源的互通和共享提供了良好的平臺。而陜西高校檔案管理體系和學校相關系統對接的情況卻不容樂觀，這在一定程度上就影響了檔案信息化建設的發展。

3.高校檔案數據庫建設情況分析

檔案信息化建設主要包含檔案目錄數據庫建設和檔案全文數據庫建設。陜西省82所高校中，有73所學校都建立了檔案目錄數據庫，所占比例為89%；有53所高校啟動了全文數據庫建設，所占比例為68.2%。在全文數據庫建設中，部屬院校和省公辦本科院校對全文數據庫建設情況較好，比如，西安交通大學在檔案系統中已掛接82萬個電子文件，陜西師范大學全文掃描各類紙質檔案已達370萬頁。而高職院校和民辦院校，由于受各種因素的影響，全文數據庫建設緩慢。總之，陜西高校檔案目錄數據庫建設良好，全文數據庫建設亟待加強。

三、陜西省高校檔案信息化建設應對策略

1.加強高校檔案信息化建設的重視程度

高校檔案信息化建設進展程度的快慢，取決于高校領導和檔案管理者對信息化工作的認識和重視程度。高校領導如果意識到檔案信息化對學校的長遠發展有著舉足輕重的作用，意識到檔案信息化可以更好地整合資源、保護原件，提高檔案利用率，在促進服務學校發展中彰顯出檔案的利用價值，那他就會高度重視這項工作，在人財物方面給予大力支持，推動學校檔案信息化建設持續發展。檔案工作者要從適應檔案事業發展的大勢來認識檔案數字信息化建設的重要性，要明確檔案信息化建設的目的、意義，積極主動地學習和掌握檔案信息化建設的技術和手段，才能分析和解決好檔案信息化建設過程中遇到的各種問題和困難，才能推動高校檔案信息化建設的更快更好的發展。

2.加強檔案全文數據庫的建設

全文數據庫的建設是檔案信息化建設的重要組成部分，只有建立全文數據庫才能有效整合檔案資源，實現資源利用的共享。全文數據庫建設可以從以下幾個方面進行，一是對學校檔案館（室）已保存的檔案進行數字化加。具體來講，針對高校的不同情況，對那些有充足的人力物力和財力的院校，可以將全部館藏檔案進行數字化加工，建立全文數據庫。對哪些條件相對差的院校，在投資較少的情況下，可優先對利用率高的檔案資料進行數字化建設，逐步建立完善的全文數據庫。二是對新產生的電子文檔進行轉換、移交、接收，導入到全文數據庫之中。隨著現代科技技術的廣泛運用，高校日常工作中也形成了許多電子文件，還有一些光盤、硬盤上保存的文檔，都要及時地進行轉換，避免丟失后又要掃描紙質文檔而造成的浪費。因此，高校應加強和重視現行電子文件的歸檔工作，實現文檔一體化管理，以保證電子文件的及時歸檔和電子文件的真實性、準確性和利用性。

隨著大數據時代的到來和網絡技術的不斷進步，高校檔案的信息化建設是檔案管理工作發展的必然趨勢。它實現了大容量的存儲數據和資料共享，提高了檔案管理和檔案利用服務的能力和水平，將會對高校檔案信息化建設工作健康有序的發展起到積極的促進作用。