大數據環境下檔案數字化成果在企業開放利用的管理難點和要點

王輝

摘 要：大數據時代下，企業檔案管理工作的開展，應當充分明確檔案數字化建設的重要性，明確檔案數字化成果在企業開發利用中的具體要求及具體方法。本文首先就大數據環境下企業檔案數字化成果對于企業管理的難點進行分析與闡述，進而探討企業檔案數字化成果在企業開發利用管理工作的工作要點。

關鍵詞：大數據；檔案數字化；檔案管理

大數據技術可以在一定時間范圍內，通過現代化的軟件系統實現對于數據信息的精準捕捉，強化數據信息的處理與集合，具備較強的數據處理能力，可作為企業決策及管理工作的技術支撐，保證企業信息資產的多樣化及高增長率。對于企業而言，可利用大數據技術支撐企業檔案數字化建設及管理工作的開展，充分發揮檔案信息的巨大價值。

1 大數據時代下檔案數字化成果在企業開放利用的管理難點

1.1 大數據時代下的數字檔案安全性不足

大數據時代下，對于企業而言，檔案資料信息化開發與管理工作中，保證檔案信息安全是檔案數字化工作的一大難點。在檔案開發與檔案管理過程中，從檔案資料的拆封、采集等全部過程，都可能造成檔案資料的泄密，影響檔案安全。另外，在大數據時代下的檔案數字化開發與管理工作中，對于數字化檔案的調閱，也有可能由于木馬病毒或黑客攻擊等原因，導致檔案信息被盜取，給企業造成損失。企業在開發與利用檔案信息資料的過程中，應當充分重視檔案保密與信息安全的重要性，嚴格避免檔案信息的資料外泄與完整性缺失等問題。

1.2 大數據時代下檔案數字管理模式陳舊

大數據時代下，企業檔案信息化的開發與管理工作中，應當對信息開發與檔案管理模式加以創新，為檔案信息化建設提供保障。在這一過程中，相關企業及單位應當做好基礎設施建設，做好企業檔案信息管理的硬件保障，保證企業檔案信息化管理的全面化與系統性發展。相關企業在進行的檔案資料的申請與調閱過程中，需要通過全面化與系統性的檔案管理系統，保證檔案存取與檔案調閱過程中的信息傳輸與資料審批的實時性與流暢性，以適應檔案信息數字化的發展進程。如何切實保障檔案信息化需求單位在資料信息化建設中的統一性與協調性，就成為企業檔案數字化開發及管理工作的一大難點。

2 大數據時代下檔案數字化成果在企業開放利用的管理要點

2.1 做好統籌規劃設計工作

大數據時代下，檔案數字化成果在企業開發利用過程中的工作要點，應當提前制定檔案數字化建設規劃與方案，對檔案數字化開發與建設的流程及環節進行統籌規劃。在這個過程中，應當充分考量企業的實際情況與實際需求，對企業檔案管理工作的核心訴求加以明確，將檔案數字化開發與建設的具體實際、工作范圍及工作內容等相關信息加以重點考量。同時，充分考量企業檔案數字化開發與建設工作的具體事宜，確定招投標外包工作流程及工作重點，合理開展團隊建設與人員管理工作。做好企業文檔管理工作，對企業原本的文件資料管理、處置及備份情況加以有效梳理。明確企業檔案數字化建設項目的安全管理工作流程及工作重點，做好資料檔案開發與建設中的安全保密、權限開發等工作，加強資料檔案管理與控制。

企業應當對檔案開發及管理模式加以創新，制定社會一體化的開發與管理模式，確保檔案數字化管理模式與傳統的檔案管理工作相互協調與共同發展，從而充分滿足檔案管理工作的實際需求。企業要做好基礎準備工作，包括搭建軟硬件及數字化系統，基于自身的實際發展規劃工作及檔案管理特點，合理選擇相應的服務器與計算機等設備設施。明確檔案數字化開發與建設工作的重點，從而實現企業檔案數字化管理軟件與辦公自動化系統之間的有效銜接，保證檔案信息化管理的一體化與全面化，實現對于檔案信息的安全控制[1]。

2.2 信息檔案安全管理工作

對于企業而言，檔案信息管理工作中的安全性與保密性，是檔案管理工作的重點及難點，要求企業的檔案管理部門對檔案資料安全價值有明確了解，確保的檔案管理制度得以合理建設與全面落實。為切實保障檔案信息管理工作的安全，做好人員培訓與教育工作，確保檔案數字化開發與建設人員充分明確檔案數字化開發與管理工作安全的重要價值。企業應當從多方面、多層次開展檔案數字化安全教育工作，建立整體化的安全保密思維，保證檔案信息安全保密工作的穩定開展。

對于檔案數字化及信息化管理工作而言，應當不斷提高安全意識與責任意識，不斷對檔案數字化管理工作模式加以優化與創新，全面推進檔案管理工作的樹立開展。企業在開展檔案數字化開發與建設工作的過程中，不斷提高并優化自身能力，要求企業檔案管理人員具備嫻熟的業務知識，同時也能夠掌握足夠的計算機操作技能，定期進行檔案數據信息備份，避免人為疏漏或人為泄露等原因，對檔案數字化信息安全造成影響。在對檔案信息進行安全保密的過程中，應當嚴格按照我國《檔案法》《保密法》等相關法律法規，結合企業自身的實際情況，建立相應的規章制度，保證安全保密工作得以有法可依、有章可循。在完成企業檔案數字化開發之后，應當對相關數據信息加以匯總、關聯及備份工作，建立相應的檔案目錄數據庫，通過數據關聯以提高數字化檔案的檢索及利用價值。

2.3 制定檔案管理巡查機制

對于企業而言，檔案數字化開發與建設工作的開展，應當重視檔案管理的巡查工作，建立相應的檔案巡查機制，為數字化檔案信息開發及信息利用提供充分保障，對檔案數字化管理成效加以檢驗。檔案數字化開發、建設及管理工作的開展，應當由檔案管理部門根據實際需求建立相應巡查工作機制，保證檔案信息巡查工作的長效性與嚴謹性，避免在檔案數字化開發及建設工作中出現思想松懈、工作推脫等問題，強化檔案數字化管理模式的有效管控，對檔案管理巡查工作加以強化與落實，全面保障檔案數字化管理的安全與保密。

企業檔案數字化開發、建設及管理工作中，應當強化內部網絡化管理工作的開展。在企業尚未建立網絡化檔案管理工作體系時，企業員工可根據自己的實際需要，對數字化檔案信息加以調取與查閱，盡管員工可通過一定的檔案調取及檢索工具利用檔案資料，但這一過程需要投入較大的工作量，導致企業員工對于檔案信息并不十分看重，這種情況就會對檔案數字化開發及管理工作帶來較大影響。企業檔案數字化的內部網絡化管理工作的開展，是基于現代化的網絡信息與數字化及大數據技術，強化數字化檔案信息的管理與更新能力，為企業員工調取數字化檔案提供便利與途徑。企業檔案數字化開發與建設工作中，應當基于先進的為信息技術與網絡技術，保證檔案信息的網絡化及開放性共享[2]。

3 結語

在大數據時代下，企業檔案數字化開發與管理工作的開展，應當首先保證做好統籌規劃設計工作質量，進而強化信息檔案安全管理，合理制定檔案管理巡查機制，保證企業檔案數字化管理工作的工作得以順利開展，充分發揮企業檔案建設及管理的重要價值。

參考文獻

[1]李冬.大數據時代企業檔案資源體系建設初探[J].大慶社會科學，2015（3）：69-71.

[2]陳永生.大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化建設[J].廣東檔案，2013（4）：10-10.