以發(fā)展的眼光論檔案管理的優(yōu)化策略

趙嵩

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，隨著社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展水平的不斷提高，檔案管理觀念也不斷在改革，以應(yīng)對(duì)新時(shí)期對(duì)檔案管理提出的新要求。本文從科學(xué)發(fā)展觀、可持續(xù)發(fā)展觀和以人文本發(fā)展觀三個(gè)角度，論述了檔案管理的優(yōu)化策略，以期給檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：發(fā)展觀；檔案管理；規(guī)范化；信息化

在信息時(shí)代，檔案管理工作的重要性更甚于從前。做好檔案管理工作，既是記錄、保存真實(shí)信息的必要需求，也是促進(jìn)其他管理工作提高效率的基礎(chǔ)。新時(shí)期的檔案管理工作必須要與現(xiàn)代發(fā)展觀緊密聯(lián)系，優(yōu)化管理策略，從而形成更加高效率管理機(jī)能的管理方案，助力檔案管理的可是續(xù)發(fā)展。

1 “科學(xué)發(fā)展觀”——檔案管理規(guī)范化

當(dāng)前環(huán)境下，檔案管理缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)象較為明顯，主要表現(xiàn)為：管理模式老化、技術(shù)方法不適應(yīng)現(xiàn)代程序、檢索工具局限、檔案移交流程不清晰、檔案管理權(quán)責(zé)混亂等。檔案信息涵蓋各項(xiàng)事務(wù)中的方方面面，檔案信息數(shù)量巨大。檔案管理是一項(xiàng)瑣碎而系統(tǒng)化的工作，檔案工作的有序、高效進(jìn)行，建立在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的制度和流程上的，需要多方協(xié)調(diào)才能完成。

科學(xué)發(fā)展觀強(qiáng)調(diào)檔案管理的全面性和協(xié)調(diào)性，與檔案管理工作的實(shí)際需求相互契合。科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下，進(jìn)一步提升檔案管理規(guī)范性的途徑為：

一是要健全檔案管理制度，管理制度的建立需要考慮到單位的特點(diǎn)和對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，充分體現(xiàn)科學(xué)性和合理性。只有符合實(shí)際需求的制度才能夠真正的讓管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)；

二是要加強(qiáng)執(zhí)行的權(quán)威性，制度的執(zhí)行情況將會(huì)決定制度的有效性，不能夠讓管理制度成為一紙空文，有章不循，因此在執(zhí)行過(guò)程中，要形成一定的監(jiān)督體系，根據(jù)規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行獎(jiǎng)懲；

三是要形成多方協(xié)調(diào)，齊頭并進(jìn)的檔案管理模式，檔案管理實(shí)際上是服務(wù)于其他組織的，因而檔案管理工作并不能夠單單只是檔案管理部門(mén)的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)與其他部門(mén)形成聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制，對(duì)于檔案形式、檔案移交流程形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；

四是要統(tǒng)籌兼顧，檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到多份材料同時(shí)歸檔入庫(kù)的情況。此時(shí)需統(tǒng)籌規(guī)劃，制定行之有效的工作計(jì)劃。在具體的工作過(guò)程中要對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)，掌握工作的主動(dòng)權(quán)，提前采取有效的解決措施。

2 “可持續(xù)發(fā)展觀”——提升檔案管理信息化工作水平

信息技術(shù)快速發(fā)展，并且迅速改變了檔案管理工作方式、工作流程。現(xiàn)階段，大部分檔案管理工作都已經(jīng)初步完成了電子化操作，電子檔案正逐步代替紙質(zhì)檔案，成為檔案管理的新成員。利用信息技術(shù)，大大的提高了檔案管理的效率。一方面，信息化檔案管理加強(qiáng)了檔案信息之間的整合力度，改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)度較低的弱勢(shì)；另一方面，電子檔案受外部環(huán)境、空間、時(shí)間等因素影響小，比起紙質(zhì)檔案管理而言，節(jié)省了許多不必要的成本，具有可持續(xù)使用的特點(diǎn)。

信息化發(fā)展固然為檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，但同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段的檔案管理信息化工作水平，想要實(shí)現(xiàn)永久性的可持續(xù)發(fā)展，仍有許多問(wèn)題需要進(jìn)行改善。例如紙質(zhì)檔案電子信息化工作出現(xiàn)的錄入誤差糾正、電子檔案信息安全保障、檔案信息網(wǎng)絡(luò)查閱等級(jí)與流程、檔案管理信息系統(tǒng)的適用性等等。

從可持續(xù)發(fā)展觀的角度來(lái)看，檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息可持續(xù)安全、可持續(xù)查閱、可持續(xù)保存以及可持續(xù)與整體組織適應(yīng)，才是真正的達(dá)成了可持續(xù)發(fā)展。從目前的實(shí)踐情況來(lái)說(shuō)，相關(guān)單位可以從以下幾個(gè)方面著手提升檔案管理信息化水平：

一是要加強(qiáng)信息化硬件環(huán)境建設(shè)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理對(duì)硬件設(shè)備如電腦設(shè)備、打印設(shè)備的具體要求，構(gòu)建與技術(shù)需求相符的信息化環(huán)境；完善檔案管理所需硬件設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持檔案室內(nèi)的溫濕度，配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。

二是要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的安全管理，要細(xì)化信息化管理工作內(nèi)容，要加快建立數(shù)字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全；

三是要結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，信息化檔案管理并不能完全取代紙質(zhì)檔案管理，因此，在檔案可持續(xù)管理目標(biāo)性，要有機(jī)的結(jié)合紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，形成新的檔案管理模式，確保檔案管理的高效性。例如一些涉密性較高的檔案，應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)檔案化安全保護(hù)的同時(shí)，也要進(jìn)一步提升電子化檔案的閱讀權(quán)限，通過(guò)設(shè)置多層級(jí)的準(zhǔn)入密碼、網(wǎng)絡(luò)限制等，來(lái)保障其各方面的安全。

3 “以人為本”——構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理的重要目標(biāo)就是持續(xù)為社會(huì)、單位組織以及個(gè)人提供有效的信息，為社會(huì)發(fā)展提供重要的信息保障。檔案管理實(shí)質(zhì)上是服務(wù)于人的，而實(shí)施檔案管理的工作者也是人。所以說(shuō)，檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，必須要貫徹“以人為本”的發(fā)展觀。以人為本是社會(huì)發(fā)展的重要目標(biāo)與途徑，檔案管理工作中特別要注重貫徹這一理念，把人的管理作為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)與立足點(diǎn)，最重要的是把檔案管理的目標(biāo)定位在滿(mǎn)足人的需要上，以這個(gè)為核心做好檔案管理工作，更好地體現(xiàn)出檔案管理工作的人性化特點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。落實(shí)“以人為本”的檔案管理工作，需要從以下幾個(gè)方面做出優(yōu)化：

一是要做好人員的思想觀念的管理，態(tài)度決定了管理工作的效率。想要進(jìn)一步提升管理技巧、規(guī)范管理流程以及提升管理效率，必須要進(jìn)一步的改善對(duì)檔案管理的態(tài)度和思想觀念。對(duì)于檔案管理工作者而言，要意識(shí)到檔案管理的必要性、重要性，要樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展檔案管理觀念，對(duì)待工作要有責(zé)任心、有耐心。

二是要做好人員的管理技能培訓(xùn)和激勵(lì)。想要提升檔案管理工作者的工作技能，還需要提供一定的管理技能培訓(xùn)，包括信息技術(shù)培訓(xùn)、日常管理操作標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、對(duì)管理制度的深入學(xué)習(xí)、管理新理念的探討培訓(xùn)等。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)立一定的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)人員積極創(chuàng)新，為檔案管理提供新思路。可以采用一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神激勵(lì)等。

三是要加強(qiáng)檔案管理的內(nèi)部學(xué)習(xí)和外部交流，在檔案管理部門(mén)內(nèi)部，要針對(duì)管理實(shí)踐形成良好的交流氛圍，通過(guò)定期交流，不斷完善管理方案、管理流程；在外部，要加強(qiáng)管理人員與其他部門(mén)之間的交流，要讓其他的組織部門(mén)了解到檔案管理的重要性。

四是要積極與地方高校合作，建立人才培養(yǎng)合作機(jī)制，形成檔案管理人才專(zhuān)項(xiàng)輸送機(jī)制，著重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，使其有效掌握先進(jìn)儀器設(shè)備的使用情況，為檔案管理引入更多的復(fù)合型人才，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步。科技發(fā)展亦步亦趨，檔案管理工作也必須要秉持發(fā)展的態(tài)度尋求更高的管理效率，應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo)思想，貫徹以人為本的觀念，在管理工作中落實(shí)，從而最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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