探討新時期如何做好企業檔案管理工作

陳艷君

摘 要：隨著市場經濟的深入發展，企業愈發重視自身的檔案管理工作，我國企業檔案管理的模式也愈發科學化和現代化。本文對企業檔案的內涵及其重要作用進行了分析，對我國企業檔案管理的未來發展趨勢進行了論述，然后立足于目前我國企業檔案管理中存在的問題和漏洞，探討了新時期做好企業檔案管理工作的對策和路徑。希望本文的論述能夠切實為企業檔案管理水平的提高做出貢獻，從而促進企業管理水平的整體提升。

關鍵詞：企業檔案管理；內涵；趨勢；問題；對策

在企業的日常運營以及不斷發展當中，會積累下大量的活動資料以及人事資料，對這些資料進行的收集、整理和保存，就構成了企業檔案管理的初始形態。近年來，社會的不斷進步以及市場經濟的深入發展，對企業管理水平和管理模式提出了更高的要求，而作為企業管理中的重要一環，檔案管理水平的高低，已經與企業的經營管理能力直接掛鉤。為此，只有正確認識企業檔案的內涵和作用，不斷更新理念，創新手段，才能保證企業檔案管理的現代化，才能使檔案管理真正發揮其在促進企業發展中的作用。

1 企業檔案的內涵及其重要作用

企業檔案，是企業在日常運營的過程當中，積累下來的各種信息資料的總稱。在這些檔案資料里面，保存著企業從建立之初到現今的各種關于人事變動、企業決策、業務文件等的內容，它是隨企業運營工作的變化而不斷變化的，也是對企業發展過程的完整記錄，它能夠有效地反映出企業在某一個階段的運營理念以及具體活動，因此是關于企業發展歷史的真正反映，也是企業資產的重要組成。

在企業的發展當中，企業檔案具有重要的作用。首先，檔案可以有效保護企業的合法權益。在企業做大做強的過程當中，創新是所有發展的核心動力，企業在不斷創新的過程當中，會取得關于自身經營認可的各種外授權利，比如專利權、商標權、著作權等等，這些無形的知識產權，是企業的重要資產，對這些產權的相關形成文件進行的高質量保存，使得企業在面對糾紛時，能夠提供充分的有利于自身的資料，從而使企業在市場競爭中立于不敗。其次，企業檔案是企業文化的重要反映。隨著經濟管理理念的更新，更多的企業開始重視企業文化在支撐自身發展中的重要作用，并積極利用多種手段營造良好的企業文化。企業檔案保留了企業篳路藍縷的創業艱辛，對這些檔案進行整理和展示，能夠使企業員工樹立起對于企業精神的更高的認同感，從而將合作精神、拼搏精神、創新精神等企業發展中的必備要素，有效地傳達到每一位工作人員身上，促使企業核心競爭力的提高。第三，企業檔案是企業共享精神實現的重要渠道。在提倡“共享經濟”的今天，任何一個企業都不可能閉門搞建設，只有深刻關注行業變動，并及時進行行業內外的溝通，才能幫助企業永葆活力。企業檔案作為企業經營中的重要資料，可以在知識和理念的共享過程當中實現價值的發揮，從而成為企業可持續發展的重要渠道。

2 我國企業檔案管理的未來趨勢

筆者認為，從企業的長遠發展角度而言，企業檔案管理工作的標準化、信息化和系統化是其必然趨勢。首先，檔案標準化，是指企業檔案從記錄、收集、整理到歸檔、入庫等所有的環節，都必須有標準的流程進行支撐，檔案中各類標識、代碼、術語的使用都要統一；而檔案的信息化則是指在計算機技術、網絡技術不斷發展的背景下，企業應加快電子檔案的建立工作，并通過合理的搜索形式和搜索權限的設定，使企業檔案的保管和利用更加地方便和安全；系統化則是指企業的檔案管理應該形成一個完整的體系，應使企業中的各個不同部門都參與到企業檔案管理工作中來，做好自身范圍內的配合工作，從而確保企業檔案的真實和完整。

3 目前我國企業檔案管理中存在的問題分析

3.1 企業沒有認識到檔案管理的重要作用，導致了目前我國企業檔案管理水平明顯落后

在以往我國企業的發展過程當中，重經營而輕管理的現象普遍存在，檔案管理作為企業管理中“并不起眼”的一環，很多企業會自動忽略其價值，這種重視程度的不足，直接導致了目前我國企業檔案的管理制度普遍不完善，工作完成情況的評價體系不夠合理；此外，一些企業沒有認識到檔案管理的系統性和全局性，因此只將檔案管理的工作外包給專門的檔案管理機構，造成了企業檔案的遺漏以及丟失等問題。

3.2 企業檔案管理手段長時間不更新，導致檔案的現實價值不高

思想上的不重視，導致我國企業檔案管理的手段長期以來都較為落后，一方面表現為檔案管理信息化的不足，電子檔案的建立和完善起步晚且水平不高；另一方面表現為企業檔案的利用程度不足，不論是在對外交流還是對內培訓方面都沒有發揮出應用的價值。

3.3 企業檔案管理人才缺乏，現有檔案管理人員的整體素質不高

我國企業對于檔案管理的投入嚴重不足，檔案管理過程當中，經常會出現檔案管理人員專業性差、工作責任心不強，或者年齡較大，不能適應現代的辦公方式的問題。此外，企業對于檔案室的硬件設施配備也較為落后，檔案室計算機大多是從一線部門撤換下來的“二手貨”，檔案室基礎設施不完善等問題廣泛存在。

4 新時期做好企業檔案管理工作的對策分析

4.1 在思想上對檔案管理工作提起高度重視，并加大對于檔案管理的各項投入

企業應該高度重視檔案管理工作，明確檔案管理在企業發展中的重要地位，不斷完善檔案管理的相關制度，以此為檔案管理工作提供明確的規范和管理手段。另外，要加大對于檔案管理工作的各項投入，從人才配備上，要加強專業的檔案管理人員的儲備和培養，不斷提高檔案工作人員的責任意識和奉獻意識，從而促進檔案管理水平的提升；從資金投入上，要加大對于檔案管理工作的財力支持，做好檔案室的基礎設施建設，不論是掃描儀、復印機、存儲器等硬件設施的配備還是用于信息處理的各類軟件和程序，都要支持到位；另外，為了促進檔案的信息化建設，以實現信息的有效共享，企業還應加快做好檔案的標準化、規范化建設工作，著力建立全公司“一條龍”的檔案收集體系，實現企業各個部門工作的無縫對接，促進互聯互通的檔案管理體系的形成，從而確保企業檔案的完整性和安全性，實現檔案的最大價值發揮。

4.2 進一步完善專門的檔案管理制度，并不斷創新企業檔案管理考核手段

要進一步完善企業檔案管理制度，并做好法律法規和檔案意識的培訓，從而促使工作人員能夠恪守工作底線，有效保障檔案的安全；要從制度層面上，做好相關規范的建立，要明確工作責任并做好工作檢查和考核，綜合利用抽查、普查、自查、互查等多種方式，確保檔案工作的健康發展。

4.3 推進企業檔案管理體系改革，不斷推動企業檔案管理的信息化和現代化

在信息時代，我們享受科技帶來的便利的同時，也必須面對科技給我們帶來的潛在風險。為此，企業檔案管理部門應該進一步深化檔案管理體系改革，在推動檔案電子化、信息化、現代化的基礎上，利用最先進的檔案加密技術以及防電磁輻射泄露技術、防改寫技術等，確保電子檔案的完整和真實。此外，企業要進一步深挖檔案的潛在價值，樹立現代化的檔案意識，根據檔案的實際內容，做好檔案保密層級的劃定和不涉密檔案的開放、共享工作，從而不斷提升檔案的服務職能，使檔案能夠更好地為企業的長遠發展服務。

5 結語

在不斷變化的社會形勢之下，提升檔案的管理水平業已成為打造企業文化、提升企業競爭力的必然途徑。為此，企業一定要正確認識檔案的作用和價值，認清檔案工作的未來發展需求和趨勢，從而不斷改革企業檔案管理工作體制，促進企業的高效、有序發展。

參考文獻

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