加強學校文書檔案管理工作的對策

陳秋苗

摘 要：學校文書檔案是學校發(fā)展的全面記錄，是學校的寶貴財產，然而，目前我國學校對于文書檔案管理的重視程度普遍不足，這就造成了學校文書檔案管理水平低下，管理效率不高等問題。為此，筆者結合實際工作，首先闡述了目前我國學校文書檔案管理中存在的普遍問題，然后提出了加強學校文書檔案管理工作的相關對策，希望能夠為學校文書檔案管理人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：學校；文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書檔案管理，是各項信息的有效記錄，也是檔案管理工作中的重要組成。對于學校而言，文書檔案管理是對學校科研、教學等方面的詳細的、全面的記錄，也是學校管理、建設、改革的重要依據，因此對于學校的長遠發(fā)展意義重大。文書檔案管理工作繁瑣、復雜，耗時耗力，工作中稍有疏忽，就會造成文書檔案遺失、檔案損毀、檔案裝訂錯誤等較為嚴重的問題，也會直接影響檔案管理效率的提升以及文書檔案應有價值的發(fā)揮。因此，本文從學校文書檔案管理的問題入手，有針對性地探究了提升學校文書檔案管理工作質量的對策和方案，希望能夠拋磚引玉，引發(fā)更多的關于此問題的專業(yè)探討。

1 目前我國學校文書檔案管理中存在的普遍問題

1.1 檔案管理人員的綜合素質水平不高，學校對其的培訓力度不強

作為人才培養(yǎng)的重要陣地，在我國學校的日常運營當中，普遍存在著“重專業(yè)教學而輕綜合管理”的現象，而文書檔案管理作為學校管理中影響力較低、存在感較弱的一環(huán)，很多學校及校領導會自動忽略了其地位和價值，這也直接導致了學校檔案管理機構當中人才的嚴重缺失。首先，檔案管理人員的老齡化較為嚴重，很多從事文書檔案管理工作的人員，都是從其他崗位上替換下來準備退休的工作人員，他們大多準備在檔案管理部門“養(yǎng)老”，因此工作積極性不高、責任心缺乏，檔案管理的技術能力較差，對于電子化檔案管理等新興技術手段的適應性較低[1]。此外，學校普遍不重視對于檔案管理人員的培訓，對于檔案管理工作的要求不夠嚴格，這也是造成我國學校文書檔案管理水平遲遲難以得到提高的重要原因。

1.2 檔案管理工作的制度建立不夠完善，造成檔案管理工作混亂

由于思想上的不重視，使得我國學校文書檔案管理的相關制度不夠健全、不夠嚴謹，這就導致檔案管理中的各項責任難以得到有效的落實，日常檔案管理工作松散，工作積極性不高，各個部門之間的工作協調性較差。此外，學校日常管理中的各類先進的經驗和制度，都不能被有效地推廣應用到檔案管理部門，而檔案管理部門自身的制度建設又更加落后，這就導致學校文書檔案工作手段長時間“按部就班”地進行，檔案管理工作質量遲遲難以提高，檔案管理的現實意義不強，實際價值不高。

1.3 文書檔案管理工作的信息化程度較低，檔案工作效率低

隨著信息技術的發(fā)展，我國校園內的網絡建設和互聯網應用已經達到了較高的水平，但是就文書檔案管理工作而言，由于資金投入和管理方式等方面的限制，導致目前我國學校文書檔案工作中信息化、電子化程度較低，工作效果也不甚理想。一方面，檔案部門的設備的落后，設備與工作需求之間的匹配度不高，由此影響了文書檔案管理技術的革新；另外一方面，即便有學校為檔案室配備了先進的信息化設備，但是一旦進入檔案部門，由于碰不到能夠熟練使用設備的檔案人員，因此也會被“束之高閣”，在資源浪費的同時，也不能實現檔案工作效率的提高[2]。

2 加強學校文書檔案管理工作的對策分析

2.1 重視人才培養(yǎng)，做好檔案管理的專業(yè)人才配備

人才是做好學校文書檔案管理工作的核心和基礎，在信息技術和網絡技術飛速發(fā)展的背景下，要想切實提高學校文書檔案管理的工作水平，就必須不斷適應時代發(fā)展趨勢，并加快專業(yè)檔案管理人才的引進和培養(yǎng)步伐。學校應提起對檔案管理工作的高度重視，不斷創(chuàng)新檔案人才的培養(yǎng)方式，加大力度引進專業(yè)的檔案管理人員，并做好對現有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，從而促進檔案管理水平的穩(wěn)步提升。此外，要解決現有檔案管理隊伍的老齡化問題，為檔案管理配備年輕的有生力量，從而促進檔案管理隊伍的專業(yè)化和年輕化，不斷提升工作人員的在工作中的“戰(zhàn)斗力”。除此之外，要加強對于檔案管理人員的日常管理，并結合實際情況將激勵機制和責任機制引入其中，明確檔案管理工作中的權利義務關系，綜合利用獎懲機制，不斷提升檔案管理人員的工作責任感和積極性，確保檔案工作的健康發(fā)展。

2.2 推進學校檔案管理體系改革，不斷推動檔案管理的信息化和現代化

學校文書檔案是記錄學校發(fā)展的重要信息，是學校重要的基礎資料，校領導應該正確認識檔案管理的重要意義，加大力度促進學校文書檔案的管理體系改革。首先，要加大對于檔案管理工作的各項投入，提升對于檔案管理體制改革的資金支持，為檔案工作的順利開展配備掃描儀、復印機、存儲器等硬件設施和用于信息處理的各類軟件和程序，從而為檔案管理體系改革的推進打好基礎。其次，要不斷完善檔案管理制度，除了要明確人員責任以外，還要進一部規(guī)范工作中的流程和標準，確保檔案管理部門與學校其他職能部門之間能夠進行直接的聯系和順暢的溝通，并在條件允許時，盡快推進辦公自動化與檔案管理的一體化，從而使學校各個部門工作中產生的各類文件能夠第一時間傳輸到檔案管理部門的后臺系統當中，避免文件遺漏、泄露的問題出現[3]。另外，要明確內部管理制度，要求工作人員樹立正確的檔案工作意識，保證檔案工作嚴格按照相關法律法規(guī)進行。

2.3 加強對檔案管理工作的日常考核，推動檔案管理手段創(chuàng)新

要想保證檔案工作的高質量和高效率，就進一步完善檔案管理工作制度，并加強對于檔案管理工作效果的監(jiān)督和考核。學校應該組織專門的管理工作考核小組，在明確考核標準的基礎上，綜合利用抽查、普查等方式，并敦促檔案管理部門和其他部門的自查、互查的結合，以此來確保檔案工作的健康發(fā)展。此外，學校應該加大力度推進檔案管理工作方式的創(chuàng)新，特別是在信息時代，我們更是要將最新科技手段引入到學校文書檔案管理工作當中，加快推進電子化檔案的建立和完善；同時，為了保證學校文書檔案的完整性和真實性，還要加快檔案加密技術、防改寫技術以及防泄漏技術的推進和應用，從而確保學校文書檔案的安全。

針對現有問題，筆者認為，學校檔案管理工作的延續(xù)性還應進一步提升，由于學校檔案室人員的流動和變動較大，因此很多重要文書檔案在收集、整理和外借、收回過程中會出現斷檔現象，這是檔案管理工作中的疏漏，更是學校的遺憾。為此，我們應重視做好工作細節(jié)，在進一步嚴格借閱手續(xù)的同時，不斷創(chuàng)新方法，建立相應的管理系統，從而及時跟蹤檔案流向，保證檔案的及時歸還；在此基礎上，要做好檔案潛在價值的深挖，以現代化的檔案意識，做好檔案保密層級的劃定、檔案的及時脫密以及不涉密檔案的開放、共享工作，從而不斷提升檔案的服務職能，使檔案能夠更好地為學校的長遠發(fā)展服務。

3 結語

學校的文書檔案管理是學校整體管理水平的重要體現，也是確保學校各項工作順利開展的基礎條件，針對現有檔案管理中的問題，學校領導應該提起高度重視，并不斷做好檔案管理制度的建立、完善以及相關管理措施的創(chuàng)新、落實，只有這樣，才能進一步提升學校文書檔案的管理水平、管理質量和工作效率，促進學校檔案管理工作的健康、長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]勞寒梅.中職學校文書檔案管理工作的現狀及應對策略研究[J].辦公室業(yè)務，2018，（13）：124.

[2]張捷.學校文書檔案管理信息的電子化應用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吳秋燕.中職學校文書檔案管理保密與利用探析[J].中國科技投資，2017，（19）：196.