淺析如何提升事業單位檔案管理信息化建設

李鑫林

摘 要：隨著信息時代的發展，互聯網已經成為人們生活中非常重要的一部分，事業單位傳統的檔案管理已經無法滿足當前的需求，在“互聯

網+”時代，檔案管理需要和互聯網信息技術結合起來，提升檔案管理的信息化建設。本文闡述了事業單位管理信息化建設的重要意義，并針對當前事業單位檔案管理建設存在的問題進行了分析，提出了幾點促進事業單位檔案信息化建設的方法措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

檔案管理的信息化建設在一定程度上解決了傳統手工管理中存在的問題，在檔案管理的方法和模式上都發生了明顯的變化。事業單位檔案管理的信息化建設就是在檔案管理中利用互聯網技術將檔案管理進行網絡化存儲，通過數據庫的形式，提高檔案管理的效率。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

隨著經濟的不斷發展，事業單位也逐漸成為社會運作的重要機體，在提供公共服務和行使管理職能兩個方面發揮著重要作用。事業單位檔案管理中的資料眾多，且較為復雜。而如今在互聯網信息較為發達的時代，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前社會的需求，其弊端也逐漸暴露出來，檔案管理的目的是收集大量的信息資料以供人們參考使用，而傳統的檔案管理不僅占用空間較大，而且查詢使用極為不便，資料的跨地區使用也更加困難。因此，加強事業單位檔案管理的信息化建設是時代發展的必然要求。

以筆者所在的人力資源社會保障局來說，在提供服務的過程中，會產生大量的檔案。包括許多人事檔案，有的人事檔案存放時間將近幾十年，也有很多大學畢業生的新近檔案，如此繁雜的檔案，若依舊采取傳統的檔案管理方法，在后期管理使用中是極為不便的。僅人事檔案這一類就會產生很多的問題，而單位還有各種各樣的檔案。因此，為了能夠更好的管理，方便后期的使用，必須要采用互聯網技術和多媒體技術，實行檔案管理的信息化建設，提高檔案管理的水平和跨地區使用。事業單位檔案管理信息化建設具有十分重要的現實意義，可以促進檔案管理的可持續發展。

2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

傳統的檔案管理是以紙質資料為主，雖然可以保證信息的完整性和詳細性，但所占用的空間較大，后期的管理極為不便，且使用查閱也較為困難，無法發揮檔案的作用。在檔案管理中引入現代信息技術，使檔案管理工作更加便捷，可以迅速找到查閱內容。然而，事業單位在檔案管理的信息化建設中仍然存在一定的問題：

2.1 檔案管理機制不健全

盡管，人們已經認識到傳統檔案管理的不足，但仍沒有完善的檔案管理機制。特別是當前社會講究人才教育的多元化發展，以便能夠適應市場對于人才的多元化需求，促進行業的多元化發展，這就使事業單位檔案管理和社會發展之間呈現明顯的差距，管理機制難以優化創新，不利于事業單位的可持續發展。

2.2 信息化水平低

通過對事業單位檔案管理的調查發現，由于檔案管理的信息化水平低，大部分事業單位仍然以傳統的檔案管理為主，一些比較重要的檔案依舊采取紙質檔案的方式，這就給檔案資料的收藏帶來一定難度，管理不當會造成重要檔案丟失，在查閱上也存在一定困難。

2.3 缺乏專業性管理人才

檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的綜合能力決定了檔案管理的高效性。但是，大部分事業單位檔案管理都是普通人員，不具備專業的檔案管理知識，不能有效實施檔案管理的信息化建設。另外，部分管理人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，責任心不強，在日常工作中積極性不高，總是呈現出一種敷衍的態度，這就在一定程度上阻礙了事業單位檔案管理的發展。

2.4 信息化建設不夠規范

檔案管理信息化建設中軟件的使用不夠規范，軟件的使用不具備通用性，檔案管理系統的移植性較差，管理內容多，這就增加了檔案管理信息化建設的難度，無法實現資源共享。

3 完善事業單位檔案信息化建設的方法策略

3.1 建立健全檔案管理制度

傳統的檔案管理模式主要以紙質資料、實體資料為主，隨著信息技術的加強，檔案管理的信息化建設已經成為時代的發展需求，在進行檔案管理信息化建設過程中首先要建立完善的檔案管理制度，沒有規矩不成方圓，只有根據本單位的實際情況，制定了合理的檔案管理制度，才能更好的進行檔案管理的信息化建設。建立檔案管理制度可以從以下幾個方面入手：在檔案著錄時，要按照國家法規的要求，進行規范錄入，保證統一化；檔案管理機制的建立需要結合單位的實際情況，并依照國家檔案信息化建設的標準；在選擇檔案管理相關軟件時，要盡可能的選擇通用性較強的軟件，保證檔案的共享性。另外，可將檔案管理的內容，作為員工績效考評的一項指標，發揮員工的積極性，使員工在進行檔案管理工作時更加認真，促進檔案管理信息化建設的高效運行。

3.2 構建專業的信息化平臺

檔案管理的最終目的是供使用者借閱使用，對此，檔案管理人員要認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強檔案管理的信息化水平，提高自身服務意識。為了方便人們的使用，需要構建專業的信息化管理平臺，人們利用網絡可以快速的查找到自己需要的檔案資料，足不出戶就可以查閱到想了解的信息，實現網上調閱、手機查看的功能，使人們查閱檔案不在受時間、空間的限制。

3.3 加強檔案管理人員的專業性

在傳統的檔案管理工作中，很多的檔案管理工作者都不具備專門的檔案管理工作，這就不利于檔案的信息化建設，因此，為加快信息化建設的步伐，需要引進一批專門的檔案管理人才，利用網絡技術改變傳統的檔案工作，使檔案管理實現網絡化管理，促進檔案管理的現代化建設。對于目前的檔案管理人員來說，需要不斷學習檔案管理的知識，更新自身的觀念，學會利用網絡將檔案進行分類處理，提高檔案的利用價值，同時還要加強對檔案管理人員的培訓工作，不斷提高其專業技術。

3.4 加快檔案信息化建設

檔案信息化建設非常關鍵的一個環節就是實現檔案的數字化。事業單位在開展檔案管理信息化建設工作中，面對紛繁復雜的紙質檔案，要將其數字化，通過網絡技術的應用，建立數字電子檔案，對于一些必須要保存的紙質檔案留檔保存，而可以數字化的檔案，則通過計算機技術實現其數字管理，為事業單位的檔案管理打造數字網絡平臺，人們可以通過網絡檢索獲取檔案信息，既節省了查閱紙質檔案的時間，又為保存紙質檔案節省了空間。數字電子檔案的建立使檔案信息化建設的關鍵，完善的電子檔案建立，在很大程度上將促進檔案信息化建設。

4 結語

事業單位的檔案管理工作，在事業單位工作中占有非常重要的地位，加強事業單位檔案的信息化建設，才能提高事業單位的行使職能和服務水平。針對目前我國事業單位檔案管理中存在的問題來看，檔案管理的信息化建設將是一個長期的工程，需要不斷去完善摸索，尋找到適合事業單位檔案管理信息化建設的發展之路，使事業單位能夠更好的健康發展，為社會做貢獻。

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