淺談檔案數字化建設的價值與問題

摘 要：隨著科學信息技術的發展，我們已經步入了大數據信息化時代，信息技術逐漸走入社會大眾的生產生活之中，對我們的生活與工作方式產生了巨大的改變。在當前社會發展歷程中，信息數據成為重要的資源，檔案管理工作的好壞對機關、團體組織以及個人的生產生活產生重要的影響。檔案信息的數字化建設成為當前社會發展的必然趨勢。本文將主要圍繞著當前檔案數字化建設的必要性和價值進行討論，并就檔案數字化建設過程中需要重視的問題進行分析。

關鍵詞：檔案建設；數字化；信息技術

1 關于檔案數字化建設的概述

在社會經濟迅猛發展的時代背景下，數據信息成為社會發展所必須的數據資料，檔案建設與管理工作的開展對機關、社會組織團體乃至個人的生活都帶來深遠的影響，是在發展過程中對每一項具有保存價值與意義信息的記錄和保存。檔案信息管理歷來十分重要。但同時由于記載信息量之大，內容之繁雜，在浩如煙海的檔案信息中進行保存和管理也成為一項相對困難的工作，在信息化迅猛發展的時代背景下，給檔案信息建設與管理工作帶來了巨大的革命浪潮。數字化檔案建設轉變傳統檔案信息管理工作困難，信息資源雜亂的現象，大大減輕了檔案信息管理工作的壓力。

2 檔案數字化建設的原則

在進行數字化檔案建設和管理的過程中，由于受到現實經濟條件、人力物力和財力等諸方面因素的限制，在數字化信息建設的過程中會遇到一定的瓶頸，在工作中會遇到一定的麻煩。那么在處理數字化檔案建設的工作過程中，需要嚴格根據一定的原則標準，最大程度的提高檔案信息建設的效率和工作質量，提高數字化管理的實用性。

首先，在檔案數字化建設過程中應當遵循價值性原則，對檔案進行數字化轉化與整理的過程中分清輕重緩急以及檔案的價值，優先選擇珍貴的檔案進行數字化存貯，為珍貴的檔案信息提供可靠的檔案副本資料[1]。其次，遵循實用性的原則，在數字化建設的過程中，對利用率高、使用頻繁的檔案進行數字轉化建檔，一方面可以存儲可靠的副本數據，另一方面數字化的檔案資料能夠更加方便信息的查詢和使用，為社會生產生活等各個方面帶來諸多便利之處[2]。再次，遵循開放性的原則，為實現檔案共享的工作目標，在數字檔案建設的過程中優先選擇開放的數據資料。最后，遵循特色的建檔原則，不同區域和領域的檔案資料都有不同的特點，在進行數字化建檔的過程中，應當充分發揮并保留自己的特色，最大程度的避免在建檔過程中存在重復的現象。

3 檔案數字化建設的必要性與價值

3.1 檔案數字化建設的必要性

檔案的數字化建設是社會發展的必然要求，信息化時代的到來為我們的生活和工作方式帶來了極大的變革，也提供了諸多的便利之處，將信息技術應用于我們的生活和工作之中，提高工作效率，降低工作難度。其次數字化檔案建設和管理是社會各界的強烈呼聲，為了提高社會各領域工作的效率、提高決策水平和速度，減少不必要的時間浪費，對檔案建設工作提出更高要求的呼聲。因此，檔案建設是當前社會發展的必然要求。

3.2 檔案數字化建設的價值

1）提高檔案管理質量。傳統的檔案建設和管理工作是通過人工處理進行的，建設與辦理的程序繁瑣復雜，工作任務量大、內容繁多，不僅僅對工作人員帶來巨大的工作壓力，并且人工的檔案建設與管理工作，難以避免的在工作中存在一定的誤差和紕漏，建檔和管理工作環節出現的失誤，很容易對后續的各項工作的開展帶來一定的麻煩。除此之外，在人工管理的過程中，需要耗費大量的人力物力，占據較大的存儲空間，維護工作相對較復雜。通過數字化建檔的方式進行后續的檔案管理工作，提高工作的準確度，在對檔案資料進行提取利用的過程中，通過輸入關鍵詞的方式就可以在幾秒的時間內進行快速的信息檢索工作，最大程度提高工作效率。并且數字化的形式進行檔案建設惡化管理，能夠減少大量的人力物力資源的耗費，降低檔案后期維護工作的經費投入和人力資源浪費。

2）創造更高的經濟效益。傳統的檔案建設與管理模式一直采用粗放的方式，辦公人員數量和辦公所需的經費數目不斷提升，為檔案管理工作帶來了相對較大的經濟成本。通過數字化管理方式，將減少不必要的資源的浪費，同時提高工作效率，加快決策速率以及質量，為社會企業和團體帶來更大的經濟效益。

4 在數字化檔案建設過程中需要注意的問題

4.1 做好檔案建設所需的費用與價值權衡工作

在初步進行檔案數字化建設的過程中，需要大量的資金投入，面對的工作量相對較大、耗費的資源較多，在這個過程中要重視對已有檔案的價值篩選工作，優先促進珍貴、實用性和利用頻率較高的數字檔案建立，避免建檔內容的重復[3]。在建檔之前做好數字化處理的成本投入與后期數字化檔案管理維護的經費投入預算工作，將檔案的價值與其所產生的經濟效益進行對比，如果檔案信息所帶來的效益小于初始階段的資金投入，那么這一檔案的數字化建設就相對沒有太大的意義。

4.2 注重檔案建設和管理工作人員隊伍的專業素質建設

數字化檔案建設和管理工作是伴隨著社會科學技術發展應運而生的，其產生和應用的時間相對較短，各機關、社會組織和個人在使用信息技術進行檔案管理的時間相對較短，在管理人員問題上可能存在缺乏專業人才的現象。傳統的檔案管理工作多歸于后勤管理工作部門，很多情況下是退休人員或者一人身兼多職，這種現象已經不適用于如今的電子檔案建設與管理工作。需要重視精通電子信息技術、掌握精深檔案管理工作的人才從事該項工作。并且注重對人才對于的建設與培養工作，為數字化檔案建設工作提供有力的人才隊伍保障。

4.3 注重電子文件的收集整理工作

數字化檔案的主要信息來源是電子文件，傳統的檔案建設工作是通過紙質文件目錄的方式進行存儲，在信息化時代下，為了提高檔案建設工作的可靠性，在有條件的地區實行電子文件與紙質文檔并存的雙軌制建檔方案。這就需要在平時做好電子文件信息的收集與整理工作，推進檔案工作室的建設管理工作進程。

5 總結

科學信息技術的發展對如今的方案建設和管理工作帶來了巨大的改變，傳統的檔案建設工作已經不能適應社會發展的步伐及要求，正確認識數字化建檔工作的重要價值，最大程度發揮數字化建檔對生產生活工作的積極促進作用。

參考文獻

[1]周江山.檔案信息化是高速公路檔案管理的發展趨勢[J].現代經濟信息，2018（04）.

[2]楊金洲.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].中國新通信，2016（16）.

[3]朱琦.提高檔案管理效率的若干思考[J].中國高新區，2018（05）.

作者簡介

吳少君（1984-），男，漢族，廣東中山，本科，館員，檔案員，中山市南頭鎮檔案館，研究方向：檔案專業。