淺談檔案信息資源在醫院發展中的作用

眾所周知，檔案信息資源在醫院發展中起著舉足輕重的作用。長期以來，在以醫療為中心的醫院管理模式中，檔案工作不被重視、更談不上科學規范的管理。近些年來，通過開展檔案目標管理的評審，使檔案管理逐步走向規范化、制度化、科學化、現代化，成為醫院管理工作的一個重要組成部分。因此，醫院檔案部門要適應衛生改革的要求，有效服務于醫院管理及各項工作，就必須從醫院工作性質入手，以服務于醫院全面工作為宗旨開展檔案業務建設，提高整體水平，促進醫院發展，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療服務質量中發揮重要的作用。

1 檔案工作要適應經濟需要，講求經濟效益

適應市場經濟的需要，是醫院檔案工作人員必須具有的觀念。首先要樹立檔案工作的動態觀。醫院檔案工作的發展是動態的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作，積極主動提供利用檔案。其次，要樹立檔案工作的時效觀。醫院參與醫療市場競爭，檔案人員要樹立效益觀念，在檔案提供利用工作中，及時、準確地為利用者提供檔案，為醫院競爭出力。三是樹立檔案的價值觀。醫院檔案人員要充分認識檔案的價值和作用，特別是認識到醫學科學檔案就是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院乃至社會創造效益，更重要的是服務于患者，為廣大人民群眾的健康提供可靠的保障。

2 增強法制觀念，建立健全各種規章制度

隨著我國社會主義法制化進程的不斷深入和發展，醫院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業，依法行醫、依法管理已成為該行業的行為準則。無論從醫學方面的學術研究、科技交流，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴醫院的檔案管理工作，所以，必須高度重視醫院檔案的依法管理工作。醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，應抓住國家加強法制建設這個契機，在檔案工作中認真抓好《檔案法》及實施辦法以及相配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施。要適應衛生體制改革的發展，在認真執行國家檔案局、衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯系衛生改革的實際制訂本單位的規章制度體系，將檔案工作諸環節通過科學的規章規范，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

3 培養良好的工作作風和研究學風，扎扎實實打好檔案業務基礎

隨著衛生體制改革的不斷深入，醫院檔案面臨著范圍廣、內容新、任務重、責任大的挑戰，這就要求檔案工作者不僅要加強自身修養，狠抓業務水平的提高，還要積極參加學術研究和學術論文的寫作。研究能力的提高可使檔案人員敏銳地發現實際工作中存在的問題，及時總結經驗，更好地將檔案理論應用于實踐中。堅持進行學術研究和論文寫作，積極參加檔案活動，必將有于專業人員理論水平乃至各方面綜合素質的提高。檔案人員理論水平和研究能力的提高，除了專業學習時形成的基礎外，主要是平時工作中不斷鉆研和積累經驗，不斷開動腦筋，用新的思維方式開拓視野，吸收新知識并運用實踐的結果。信息時代的到來，醫院管理日趨規范化，導致了大量文件的產生，計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。醫療保險制度改革的實施和醫保專門檔案的數量日益增多，導致醫院檔案內容不斷更新，數量日益增多。因此，檔案部門必須加強業務基礎工作。一是擴大檔案材料的收集范圍，進一步完善歸檔制度，積極做好各門類、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料的流失，豐富館藏。二是搞好檔案材料的價值鑒定工作。醫院要成立檔案鑒定領導小組，對超期保管的各類檔案進行鑒定銷毀，保證館藏檔案的真實、完善、精練，優化館藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質量。對形成的檔案材料要按照醫藥衛生檔案分類方案進行基礎的分類、組合、排列和編目，組成有序體系便于利用。四是完善檔案檢索工具體系，滿足醫院各方面對開發利用館藏檔案的需要。

4 檔案管理現代化，要有現代化的管理理念

科學技術和經濟的發展，醫院對檔案信息的需求也越來越多，而且要準確、快速、系統的提供。這就要求檔案部門要改進檔案管理手段和方法。首先，編制檢索工具要科學、適用，切忌盲目追求數量，形成多、亂、雜。其次，在一個單位內編制何種檢索工具，建立何種檢索工具體系，都必須考慮能否迅速準確地滿足利用者多角度查詢檔案的需要。創造條件，利用電子計算機、光盤設備等技術管理檔案，是提高檔案信息的儲備和檢索速度的重要保障。同時要加強對檔案工作現代化的研究，本著使用與效能的原則，選編具有較強針對性的檢索工具，確定，統籌安排，逐步實施，加速醫院檔案信息有傳統管理向現代化管理轉變的進程。

5 積極開發利用檔案信息資源，增強服務功能

醫院部門要大力開發利用檔案信息資源，為檔案利用者提供良好的利用條件和優質服務，滿足醫院各項工作對檔案的需求。檔案人員不但要搞好常規查檔對象的接待工作，而且要加強與醫院各管理部門的聯系，及時了解醫院各項工作的需求，為利用者準確提供檔案服務。

搞好編輯研究選題，提供編輯研究服務。編輯研究材料要緊緊圍繞醫院當前或長遠的醫療技術、科研活動以及各項管理的實際需要，在形式上可以多種多樣，如：全宗介紹、專題匯編、文摘題要等，但必須忠于原文才有利用價值。

為保證檔案材料收集的齊全和完整，搞好跟蹤服務，特別對檔案難度比較大的科研課題，和基建檔案，檔案部門可采取跟蹤服務的辦法取得寶貴資料，醫院檔案管理部門要以開發利用為目標，逐步從“封閉型”向“參與決策型”轉變。檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發展。搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲藏中心。

作者簡介

黃本英（1980-），男，漢族，山東省濰坊市，專科，檔案，昌樂縣人民醫院。