中小學檔案規范化管理實踐分析

楊順花

摘 要：中小學檔案如實反映了中小學的各方面情況和各歷史時期的工作活動，中小學檔案規范化管理水平對于中小學的活動和沿革有重要的意義，高度重視檔案管理工作，保證檔案資料的完整性和真實性，從而更好的為學校的教育教學工作作出貢獻。

關鍵詞：中小學；檔案管理；規范化

中小學檔案主要包括文字、聲音、圖像、圖表等等，對于中小學教育具有極高的價值，記載了學校教育教學活動的真實面貌，對于學校的教育教學工作、行政工作具有重要的意義。檔案管理人員要盡快轉變觀念，提高中小學檔案規范化管理水平，提高自身的工作責任感，從而提升檔案管理水平，為推動中小學檔案管理的進一步發展發揮自己的作用。

1 中小學檔案規范化管理意義

中小學檔案主要包括學校的管理、招生、學籍、教育教學活動、校園環境建設、校園文化建設等等方面的內容，將中小學的發展歷程客觀、真實地呈現出來，是中小學教育教學發展過程中必不可少的資源。長期以來中小學檔案是學校教育教學活動中的重要經驗總結，可以為學校今后活動開展提供全面可靠的參考依據，全面了解學校教育教學工作的發展情況，有利于學校對于未來發展道路的合理決策[1]。中小學檔案記載了學校的知識成果、學生以及教師工近年來的先進事跡等，可以反映出學校的歷史沿革，加強中小學檔案規范化管理對于學校具有重要的現實意義，是學校穩定發展的重要保證。

2 中小學檔案規范化管理現狀

2.1 管理意識薄弱，工作人員缺乏專業素養

中小學檔案管理中普遍存在著檔案管理不清的情況，在中小學教育教學工作中，大部分人對于檔案工作的重要性還沒有很好的認識，無法第一時間歸檔，信息資源開發緩慢，檔案利用率低，檔案管理人員也缺乏專業的素養，許多中小學甚至沒有設置專門的檔案管理崗位，管理人員是臨時匹配或者是兼職，缺乏檔案管理專業素養，也沒有接受崗前業務培訓，中小學檔案規范化管理水平提升較為困難。

2.2 檔案管理方式比較落后，硬件設施更新緩慢

中小學檔案是寶貴的信息資源，檔案資源的充分利用可以促進中小學教學工作的正常開展。在檔案收集整理和管理工作中，缺乏對檔案資料的分析和編研，導致檔案利用率較低，管理人員缺乏服務意識，個別學校還在采用傳統的手工管理檔案的方式，檔案硬件設施更新非常緩慢，檔案利用價值也難以得到提升，許多檔案存儲條件較差，防火、防盜、防霉、防潮等設施也沒有做到位，極易出現檔案丟失破壞的問題，檔案管理設置體系不完整，阻礙了中小學檔案管理規范化的實現。

3 中小學檔案規范化管理實踐措施

3.1 完善中小學檔案的收集管理體系

學校檔案在管理過程中要堅持以個人為主，開創新的管理模式，及時保證材料歸檔齊全，整理有序，防止重要材料流失。檔案管理員要提高工作責任感，主動收集優秀教學案，分門別類收集管理，做好保管工作[2]。優秀的教學檔案要根據不同的門類分別整理歸檔，以便后期檔案利用，在檔案管理過程中要重點收集學校資料、上級文件、公務活動和重要會議的資料等，強化管理工作，按照統一的規范和格式進行整理，提高案卷整理質量，保持檔案結構的完整性。根據檔案時間進行整理，可以保證檔案的歷史聯系性。利用原有的整理基礎，保證檔案的系統性。促進檔案管理的安全性和便利性，提高辦公自動化水平，從而提高檔案管理工作的水平和效率，逐步淘汰老化的管理手段和設備，增加計算機、掃描器等等現代設備，采用計算機、傳真機和信息檢索等等現代化的辦公設備，對于信息資料進行收集處理和傳遞，利用現代設備做好檔案的存儲、檢索、統計分析，實現檔案的現代化管理，提高檔案管理的規范化水平。

3.2 健全檔案管理制度

檔案是一種不可再生資源，要維護學校的合法權益，促進學校的正常發展，就離不開學校檔案工作的支撐和保障。真實、完整、規范化的檔案是學校穩定發展的重要依據，要延長檔案的壽命，減少檔案的毀損和滅失，就要建立完整的檔案管理制度，充分重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，從根本上落實檔案管理措施，為檔案管理的規范化提供制度保障，保證檔案規范的分類歸檔和管理，建立立卷歸檔制度和保密制度，以及檔案的儲存、銷毀、借閱、分級管理制度。根據上級管理部門的要求，要設立專人負責檔案管理工作，規范檔案工作的環節和標準，減少檔案管理的無序化，增強檔案管理工作的嚴密性和準確性[3]。有條件的學校可以設立綜合檔案室，將檔案按照文書、教學、學籍等等分別整理，設立防火、防盜、防蟲、防潮設施，確保檔案保管的安全性和便利性，提升檔案管理規范化水平，促進檔案管理工作的科學性和規范化建設。

3.3 中小學檔案規范化管理要明確目標，做好規劃

中小學行政領導要加強聯系、密切配合，根據中小學實際的使用需要，制定明確的檔案管理目標，明確檔案管理工作人員的目標、管理制度目標和檔案數字化管理的目標，在目標指引下，嚴格落實檔案管理規章制度，確保目標明確，制度有效落實，約束檔案管理工作人員的工作方式，從而提升檔案管理規范化水平。檔案管理要以實現檔案管理的規范化管理為目標，中小學要做好檔案管理規范化工作，舉辦宣傳交流活動，增加資金投入，加強信息技術的應用，制定長期規劃，并對完成程度較好的個人和集體采取一定的獎勵措施。

3.4 提高中小學檔案利用率，合理利用中小學檔案

中小學檔案是一種知識的資源，也是中小學的寶貴財富，具有重要的參考和利用意義。中小學檔案收錄了教師的科研成果、教學活動經驗等等，具有較高的學習推廣價值，利用這些資料可以及時進行信息交流，從而提高教師的專業水平，鼓勵教師不斷提升自身的綜合素養，提升教學質量，激發教師的信念，為教學工作培養出更加合格的人才[4]。學校檔案管理人員要樹立服務思想，培養扎實的工作經驗，認真學習工作的方針政策，系統掌握檔案學知識，改變觀念和態度，提高檔案管理規范化水平。在檔案工作中要努力開發檔案的教育功能和意義，最大限度滿足學校對檔案信息的需求，發揮檔案的利用價值，開發健全檔案的檢索工具，利用多媒體輔助檔案管理，使檔案管理方法更加高效靈活，豐富檔案管理的綜合服務功能，為師生提供方便滿意的利用資源，使檔案可以更好地為教育和教學工作服務。

4 結語

中小學檔案管理工作的規范化是促進檔案管理工作發展的重要基礎。中小學檔案管理工作，要緊跟現代化發展趨勢，提升檔案管理的規范化水平，培養現代化的管理手段，樹立創新意識，發揮學校檔案的功能，提高學校檔案的利用率，提升檔案在教育和教學工作中的作用。

參考文獻

[1]何新華.中小學檔案規范化管理實踐與探索[J].城建檔案，2017（10）：82-84.

[2]許賀軍.普通中小學體育學科檔案管理模式的實踐與探索——以突泉縣為例[J].當代體育科技，2016，6（26）：125-126.

[3]王云香.創建檔案規范化管理的實踐與探索[J].四川檔案，2010（5）：40-41.

[4]趙桂琴.創建檔案規范化管理的實踐與探索[J].新農村：黑龍江，2016（10）：170.