事業單位檔案管理中電子檔案管理的實踐研究

雙金花

摘 要：隨著檔案信息載體和傳播介質的推陳出新，電子檔案在當下已有著十分廣泛地應用，且確有立竿見影的效果。這種管理模式不僅能顯著提高業務效率，而且還與當前無紙化辦公的要求不謀而合，具有重要的普及推廣價值。本文立足事業單位檔案管理工作特點，分析了電子檔案在工作應用中的優勢；并在此基礎上系統地闡述了事業單位建立電子檔案的方法、措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位；電子檔案；檔案管理；優勢

事業單位即由國家和政府設立的服務性組織，因此檔案管理工作肩負著重要的社會使命，并受到各界人士的關注。尤其進入信息時代，檔案信息也呈現出爆炸式的增長趨勢，傳統紙質化記錄和保存的方式已難以適應當前工作需求。管理流程復雜、形式落后的現象普遍存在，無疑將給事業單位的內部控制造成負面影響。可見，合理利用電子檔案令信息工作雜而不亂、繁而不碎，切實為事業單位服務就顯得至關重要了。

1 事業單位檔案管理的特點

事業單位與普通盈利性組織有所不同，在檔案管理中除最基本的人事檔案外，更重要在于對業務信息的整理歸檔。且根據不同事業單位的性質，在檔案管理中側重和關注點也有很大區別。總體而言，事業單位所涉及檔案類目更加豐富，形式更加多樣。筆者所在事業單位僅業務檔案就可分為近十個大類和數十個小類條目，而記錄形式也包含了圖文音畫等多種內容。多樣復雜的檔案信息也給工作開展帶來了巨大的挑戰，要將檔案管理工作做到井井有條屬實不易。工作模式和管理技術尚不能盡善，管理質量和檔案利用效率自然也就未能盡美。若能融信息技術于事業單位檔案管理工作中，則能夠給當前業務開展質量帶來較大的改觀。

2 應用電子檔案管理的優勢

2.1 業務高效快捷

傳統檔案管理需要按“卷”歸檔，這種業務模式不僅需要立卷，而且后期管理、檢索調用都十分復雜。而近年來政府多次削減事業單位的財政撥付，在編制名額限制下檔案管理工作人員的數量也相對不足。繁重的業務負擔和捉襟見肘的人員配備出現了嚴重的矛盾，工作質量和效率也一落千丈。相比之下，電子檔案使用了信息技術革命的成果，將“人”從枯燥機械的手工勞動中徹底解脫。管理員可以借助計算機按“件”整理保存，將以往分散的工作量集中完成，檔案管理的效率得到了明顯的提升。而且計算機的運算速度遠非人腦所能及，在此后查閱和利用時也能夠迅速調出，免去了重重審批和逐一查找的煩惱。此外，事業單位檔案的養護保存也是老生常談的問題，紙質檔案不免出現遺失、非人為損壞的問題。利用電子檔案備份亦可達到一勞永逸的效果，而不必顧慮檔案信息載體的“壽命”。

2.2 方便補漏增缺

以往事業單位的檔案以“卷”為單位保存，裝訂較為嚴格統一。因此在出現信息不齊或者漏交歸檔的情況時，就不得已需拆卷重新錄入整理。尤其是當文檔信息存積時間過長，拆卷重做不僅增加了事業單位的用工成本，而且也與環保理念不相符合。電子檔案則不然，若在檢查鑒定中發現了遺漏缺失，無需“返工”而應及時整理補錄。通過后臺將信息上傳至數據庫，在很短的時間內就可以完成。且電子檔案與傳統紙質檔案比更具有動態特性，在歸檔整理后仍可對其中的類目進行增刪或修改。如此一來，檔案管理人員在日常維護匯總也能夠不斷更新數據庫，使該單位的檔案管理業務水平大幅度提升。

2.3 改善利用效率

事業單位開展檔案管理業務主要是為了更好地利用，利用電子檔案來提高管理水平是大勢所趨。而傳統文書立卷受工作人員主觀理解的影響，而呈現出隨意、片面的問題。這也導致不同管理人員對檔案標準理解有出入，同單位不同“卷”類目下規則不能統一。在利用時就有諸多不便，最終也使檔案管理工作流于形式，而對事業單位業務開展缺乏指導意義。此外，流程復雜的歸檔工作也占用了大量的時間和精力，管理人員幾乎沒有時間提升編研能力。更新電子檔案業務，管理人員則可以將重心放在編研和二次信息利用上，從而改善檔案的利用效率。

3 事業單位建立電子檔案的措施

3.1 配備專職管理人員

電子檔案雖有突出的應用優勢，但目前在業界的應用和推廣仍是困難重重。究其原因，除了事業單位信息化軟硬件設施滯后外，管理員的業務素養也是十分重要的因素。因此若要確保電子檔案落地，首先應配備專職電子檔案管理員。這部分職工一方面要具備過硬的檔案管理業務能力和職業道德；另一方面也必須有嫻熟的計算機操作能力，才能在遇到疑難問題時及時解決。由于事業單位檔案管理人員缺乏培訓和再教育的機會，因此普遍在計算機應用方面較為薄弱。鑒于此，單位可直接引進招聘具有電子檔案管理能力的人才，以“活水”來帶動整個管理員隊伍的業務提升。也可以組織系統的培訓，促進在崗職工的積極轉型，不斷學習業界的新技術、新理念。

3.2 加強電子檔案整理

建立電子檔案后，傳統“案卷”這一信息類目單位將不復存在，取而代之的是“文件”。檔案管理員的工作也主要是對光盤、磁盤和磁帶等介質和載體的保管，將各部門遞交的光盤材料編目排列，以便查閱調用。同時管理員還需要定期做好備份拷貝工作，避免因硬件設備故障而造成的大規模數據遺失。在內容方面也需要有一定的創新，如傳統檔案大多以圖文資料為主。而電子檔案就需要收錄文字、圖片、影像和實物，并按照不同的類目進行歸檔。原有的紙質檔案材料，也應通過掃描刻錄的形式將其轉化為電子檔案，給數據信息的保存形成有力的保障。

3.3 創新檔案歸檔制度

為了規范電子檔案工作，各地也相繼出臺了相關的規定和指導文件。事業單位在開展電子檔案業務時，也需要嚴格按照當地規范執行，并兼顧本單位工作的實際需求。在歸檔制度方面，筆者認為需要形成一套詳細合理的制度，解決文件形成、責權明晰和檢查鑒定中遇到的爭議問題。在制定制度時需要首先將責任落實到人，將歸檔工作分配到各級、各科室中，并規定具體的時間以便協調工作安排。其次，對審查合格的文件應集中管理。除了要上傳到檔案管理數據庫中，還必須形成相對應的紙質文件接受審鑒，務必令紙質文件與電子檔案所錄內容無出入。最后，電子檔案工作主要通過專門的軟件來實現，因此也有必要將軟件歸檔。檔案管理員應按照《電子檔案管理辦法》，規范的使用電子平臺完成工作。

3.4 落實檔案動態管理

事業單位檔案信息涉及內容多，無一遺漏錯誤是難以做到的，且單位業務隨時間推移也會產生變化，這就需要管理員落實檔案的動態管理。在歸檔階段就應對數據信息逐一檢查、鑒定，通過驗收后方可上傳至數據庫中。同時，還可以邀請專家組指導，若發現檔案管理中存在明顯的缺陷和不足，也必須及時解決糾正。同時，電子檔案信息還需要與該事業單位的業務開展、人事調動相同步，對相關信息做好更改、補充工作。通過實時動態更新的做法，能夠確保檔案信息的準確性、時效性，切實為事業單位的經營管理提供幫助。

綜上所述，電子檔案以其高效便捷、利用效率高的特點，受到了事業機關單位的青睞。尤其當下事業單位檔案信息類目多、內容涉及廣泛，只有采用電子檔案管理辦法才能緩解業務壓力。筆者建議，事業單位需加強電子檔案管理員隊伍建設，并從檔案整理、歸檔制度創新和檔案動態管理等方面入手，不斷提升檔案信息管理水平。

參考文獻

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