如何做好數字化檔案的規范管理

謝雪華

摘 要：檔案管理對于相關單位的發展非常重要。隨著計算機技術的成熟和發展，數字化檔案管理模式的應用越來越普遍。為了適應檔案管理工作新形勢，相關單位應采用積極、有效的措施加強數字化檔案的規范管理。本文就此結合實際，從三個方面詳細分析了如何實現數字化檔案的規范管理。

關鍵詞：做好；數字化檔案；規范；管理

在傳統的檔案管理模式中，需要整理、分類、歸檔海量的紙質檔案，工作量非常大。但應用數字化管理模式就可以利用掃描、壓縮、轉化、存儲等計算機技術，簡化檔案管理流程，并減輕管理人員的工作負擔。最重要的是能實現檔案的快速查詢、移交、共享等。因而相關單位應從多個方面入手，規范檔案的查詢、借閱等工作流程，從而充分發揮出檔案的潛在利用價值，提升相關單位的數字化檔案管理工作質量。

1 完善管理制度

無規矩不成方圓。相關單位在開展數字化檔案管理工作時，也應結合工作實際制定完善的管理制度，保證檔案管理人員能夠按照統一的標準進行檔案的整理、歸類、查閱等。也只有這樣才能強化數字化檔案管理工作成效， 真正提升相關單位的數字化檔案管理水平。

首先，完善崗位責任制，明確管理人員的職責范圍。同時，還應進一步完善工作責任追究制度，增強管理人員責任意識。企事業可以依據國家相關法律法規，制定有效的責任追究制度。比如規定若檔案管理人員沒有按照法律規定進行檔案的集中規范管理，則要追究本人及上級管理人員的責任。其次，應完善檔案的基本管理制度，即統計制度、查閱借閱制度、整理制度、數字加工制度及移交制度等。如在統計制度中，要求管理人員能科學統計數字化檔案構成、保護數量等，保證統計工作的實事求是；在數字加工制度中要求管理人員在應用數字加工的計算機上不能隨意打開外部鏈接、插接外部移動存儲設備，從而保證檔案數據的安全；在數字化檔案的加工過程還應全程錄制，并以依次對檔案原文件目錄、全文、圖像進行數字化加工。最后，考慮到檔案資料的保密性，檔案管理部門應完善檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度。如規定檔案管理人員須按照國家法律法規，不私自使用、復印、抄錄、出售檔案資料。同時，檔案管理部門還可依據國家法規對檔案文件進行保密等級劃分，尤其是絕密檔案要單獨保管。若需要銷毀檔案，則要向上級申請，并對需要銷毀的檔案進行清冊、鑒定。另外，檔案管理部門還應完善庫房管理制度，做好防火、防潮、防盜等工作。同時要求管理人員做好清潔、定期核查等工作，從而保證檔案的安全、完整。

2 加強檔案管理的數字化建設

在現代化社會背景下，若要全面實現檔案管理的數字化，就要積極引進各種數字化管理設備。同時，還應緊跟時代，及時更新檔案管理設施，強化數字化檔案的規范管理。

首先，應加大資金投入，完善基礎硬件設施建設。如建立檔案查閱室、掃描室、存儲室等。同時，還應配置除濕機、裝訂機、復印機等基礎設施。顯然，只有緊跟時代，及時更新數字化檔案管理基礎設施，才能實現數字化檔案的規范管理。其次，要做好軟件基礎設施的建設。如購進數字化檔案管理系統、數字化檔案加工軟件等。如數字化檔案管理系統能有效提高檔案的歸檔、查閱效率。比如某市不動產檔案管理館在應用數字化檔案管理系統后，每年負責完成公檢法、組織等部門查詢5000多件，每年升學季完成教育部門和市民群眾查詢查檔6000多件，每年負責法院查封、解封近2萬件。最后，相關單位還應結合工作實際，靈活選取其它數字化管理設施。如掃描儀、文字提取軟件、攝像器材等。如某單位為了保存獲得的先進單位榮譽證書，便購進了攝像器材對榮譽證書進行攝像，而后將電子版賽證書存在錄入到了管理系統中。同時，為了方便查閱榮譽證書管理人員還保留了相關文字信息。

3 提升全員的數字化檔案管理水平

為了保證數字化檔案的規范管理，相關單位還應當注意加強管理人員的技能培訓，并就檔案管理規范、制度進行講解。同時，還應結合工作實際，制定有效的檔案管理技巧。

首先，固定數字化檔案的格式。如建立統一的數字化檔案模板，一種文件類型配一種檔案格式。而后在技能培訓中，進行模板講解，確保管理人員能習慣應用檔案模板，從而有效提高數字化檔案管理工作的效率。其次，在數字化檔案的整理、歸檔等工作中，應要求管理人員采用有效的計算機技術保證原文件數據的真實性、完整性。尤其是要注意在歸檔之前一定要確認文件是否存在篡改現象。對此，在技能培訓中，培訓人員還應講解一些計算機技術、知識，提升檔案管理人員的技術水平。再者，檔案管理人員還應了解一些基本的安全措施。比如如何防止檔案管理系統被攻擊，給相關單位帶來不可預估的經濟損失；如何維護磁盤、光盤，避免檔案數據的丟失、遺漏。

綜上所述，隨著我國科學技術的迅速發展，數字化檔案的規范管理已經成為相關單位的重點管理工作之一。對此，相關單位可從規范管理制度、強化數字化檔案建設、提升全員數字化檔案管理水平等方面入手，實現數字化檔案的規范管理，從而使檔案的利用價值得以充分發揮。

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