如何做好數(shù)字化檔案的規(guī)范管理

謝雪華

摘 要：檔案管理對于相關(guān)單位的發(fā)展非常重要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展，數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用越來越普遍。為了適應(yīng)檔案管理工作新形勢，相關(guān)單位應(yīng)采用積極、有效的措施加強(qiáng)數(shù)字化檔案的規(guī)范管理。本文就此結(jié)合實(shí)際，從三個(gè)方面詳細(xì)分析了如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的規(guī)范管理。

關(guān)鍵詞：做好；數(shù)字化檔案；規(guī)范；管理

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要整理、分類、歸檔海量的紙質(zhì)檔案，工作量非常大。但應(yīng)用數(shù)字化管理模式就可以利用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、存儲等計(jì)算機(jī)技術(shù)，簡化檔案管理流程，并減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。最重要的是能實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢、移交、共享等。因而相關(guān)單位應(yīng)從多個(gè)方面入手，規(guī)范檔案的查詢、借閱等工作流程，從而充分發(fā)揮出檔案的潛在利用價(jià)值，提升相關(guān)單位的數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量。

1 完善管理制度

無規(guī)矩不成方圓。相關(guān)單位在開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，也應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際制定完善的管理制度，保證檔案管理人員能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸類、查閱等。也只有這樣才能強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理工作成效， 真正提升相關(guān)單位的數(shù)字化檔案管理水平。

首先，完善崗位責(zé)任制，明確管理人員的職責(zé)范圍。同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步完善工作責(zé)任追究制度，增強(qiáng)管理人員責(zé)任意識。企事業(yè)可以依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，制定有效的責(zé)任追究制度。比如規(guī)定若檔案管理人員沒有按照法律規(guī)定進(jìn)行檔案的集中規(guī)范管理，則要追究本人及上級管理人員的責(zé)任。其次，應(yīng)完善檔案的基本管理制度，即統(tǒng)計(jì)制度、查閱借閱制度、整理制度、數(shù)字加工制度及移交制度等。如在統(tǒng)計(jì)制度中，要求管理人員能科學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)字化檔案構(gòu)成、保護(hù)數(shù)量等，保證統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)事求是；在數(shù)字加工制度中要求管理人員在應(yīng)用數(shù)字加工的計(jì)算機(jī)上不能隨意打開外部鏈接、插接外部移動(dòng)存儲設(shè)備，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全；在數(shù)字化檔案的加工過程還應(yīng)全程錄制，并以依次對檔案原文件目錄、全文、圖像進(jìn)行數(shù)字化加工。最后，考慮到檔案資料的保密性，檔案管理部門應(yīng)完善檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度。如規(guī)定檔案管理人員須按照國家法律法規(guī)，不私自使用、復(fù)印、抄錄、出售檔案資料。同時(shí)，檔案管理部門還可依據(jù)國家法規(guī)對檔案文件進(jìn)行保密等級劃分，尤其是絕密檔案要單獨(dú)保管。若需要銷毀檔案，則要向上級申請，并對需要銷毀的檔案進(jìn)行清冊、鑒定。另外，檔案管理部門還應(yīng)完善庫房管理制度，做好防火、防潮、防盜等工作。同時(shí)要求管理人員做好清潔、定期核查等工作，從而保證檔案的安全、完整。

2 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

在現(xiàn)代化社會背景下，若要全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，就要積極引進(jìn)各種數(shù)字化管理設(shè)備。同時(shí)，還應(yīng)緊跟時(shí)代，及時(shí)更新檔案管理設(shè)施，強(qiáng)化數(shù)字化檔案的規(guī)范管理。

首先，應(yīng)加大資金投入，完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)。如建立檔案查閱室、掃描室、存儲室等。同時(shí)，還應(yīng)配置除濕機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施。顯然，只有緊跟時(shí)代，及時(shí)更新數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的規(guī)范管理。其次，要做好軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。如購進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案加工軟件等。如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能有效提高檔案的歸檔、查閱效率。比如某市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理館在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，每年負(fù)責(zé)完成公檢法、組織等部門查詢5000多件，每年升學(xué)季完成教育部門和市民群眾查詢查檔6000多件，每年負(fù)責(zé)法院查封、解封近2萬件。最后，相關(guān)單位還應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，靈活選取其它數(shù)字化管理設(shè)施。如掃描儀、文字提取軟件、攝像器材等。如某單位為了保存獲得的先進(jìn)單位榮譽(yù)證書，便購進(jìn)了攝像器材對榮譽(yù)證書進(jìn)行攝像，而后將電子版賽證書存在錄入到了管理系統(tǒng)中。同時(shí)，為了方便查閱榮譽(yù)證書管理人員還保留了相關(guān)文字信息。

3 提升全員的數(shù)字化檔案管理水平

為了保證數(shù)字化檔案的規(guī)范管理，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)管理人員的技能培訓(xùn)，并就檔案管理規(guī)范、制度進(jìn)行講解。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，制定有效的檔案管理技巧。

首先，固定數(shù)字化檔案的格式。如建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案模板，一種文件類型配一種檔案格式。而后在技能培訓(xùn)中，進(jìn)行模板講解，確保管理人員能習(xí)慣應(yīng)用檔案模板，從而有效提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。其次，在數(shù)字化檔案的整理、歸檔等工作中，應(yīng)要求管理人員采用有效的計(jì)算機(jī)技術(shù)保證原文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性。尤其是要注意在歸檔之前一定要確認(rèn)文件是否存在篡改現(xiàn)象。對此，在技能培訓(xùn)中，培訓(xùn)人員還應(yīng)講解一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、知識，提升檔案管理人員的技術(shù)水平。再者，檔案管理人員還應(yīng)了解一些基本的安全措施。比如如何防止檔案管理系統(tǒng)被攻擊，給相關(guān)單位帶來不可預(yù)估的經(jīng)濟(jì)損失；如何維護(hù)磁盤、光盤，避免檔案數(shù)據(jù)的丟失、遺漏。

綜上所述，隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化檔案的規(guī)范管理已經(jīng)成為相關(guān)單位的重點(diǎn)管理工作之一。對此，相關(guān)單位可從規(guī)范管理制度、強(qiáng)化數(shù)字化檔案建設(shè)、提升全員數(shù)字化檔案管理水平等方面入手，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的規(guī)范管理，從而使檔案的利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。

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