辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

鄭琴清

摘 要：科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，對我國社會生產(chǎn)生活產(chǎn)生了極大影響，現(xiàn)代辦公環(huán)境已經(jīng)基本實現(xiàn)了自動化，自動化辦公環(huán)境對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展起到了促進作用。伴隨我國醫(yī)療改革的推進，醫(yī)院檔案管理也正在不斷向現(xiàn)代化辦公模式過渡，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展，因此，本文將針對辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作進行分析探討，旨在不斷提高醫(yī)院檔案管理工作效率，促進醫(yī)院整體管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：自動化辦公環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；策略

檔案管理在醫(yī)院整體管理中的重要性逐漸突出，檔案管理對于醫(yī)院科研進步與管理水平的提高都具有非常重要的意義，辦公自動化環(huán)境對于提升醫(yī)院檔案管理效率，保證醫(yī)院檔案管理的安全性方面都具積極的促進作用。辦公自動化能夠促使醫(yī)院檔案管理不斷向現(xiàn)代化管理模式過渡，同時，促進醫(yī)院管理水平的有效提高，落實我國醫(yī)療改革的政策和措施，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻。

1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

1.1 效率高

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的麻煩，通過信息化辦公系統(tǒng)可以將檔案按照類別進行分別處理，有效提升了工作效率，大大的提升了檔案整理的速度。

1.2 資源共享

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理形成一個巨大的網(wǎng)絡(luò)體系，通過網(wǎng)絡(luò)在終端設(shè)備上可以快速檢索到所需要的檔案文件，有效實現(xiàn)了資源的共享，減少了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找和使用的不便，提高了檔案使用效率和傳播速度，有利于提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

1.3 安全性高

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案都是信息儲存，避免了由于儲存不當造成紙質(zhì)檔案的丟失與破損。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存對環(huán)境要求較高，尤其是對于一些珍貴醫(yī)療檔案的保存，要考慮保存環(huán)境的溫度、濕度以及安全情況，而辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案保存將檔案形成數(shù)據(jù)，通過計算機保存，解決了傳統(tǒng)檔案管理中的桎梏，有效保證了醫(yī)院檔案管理的安全。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 信息化管理體系不完善

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理存在的問題之一就是信息管理體系的不健全，而產(chǎn)生這種問題的原因大部分歸結(jié)于醫(yī)院對于檔案管理資金投入的不足。醫(yī)院在整體管理中，更加偏重于對科研以及人才引進的投資，而對于行政管理崗位的投資存在偏少的情況，尤其是對于檔案管理方面的投入，存在人才不足，設(shè)備滯后的情況，這對于提升醫(yī)院整體管理水平是具有一定阻礙的，要實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)療體制的構(gòu)建，整體提升醫(yī)院管理水平勢在必行。

2.2 檔案管理人員信息水平不足

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要活力來源，而這種人才除了傳統(tǒng)意義上的醫(yī)護人員外，管理類人才也是非常急需的。檔案管理人員屬于行政管理崗位，目前人才缺口嚴重，檔案管理人員存在信息技能不足的情況，對于醫(yī)院檔案管理更加趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于現(xiàn)代化信息系統(tǒng)掌握不足，不能很好的應用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)是當前我國醫(yī)院檔案管理中存在的重要問題。

2.3 信息化檔案管理制度不健全

信息化檔案管理制度不健全直接影響醫(yī)院檔案管理水平，制度的不健全導致檔案管理流程不規(guī)范，檔案的錄入以及借出存在很大的不合理性，檔案管理人員對檔案錄入的不規(guī)范讓醫(yī)療檔案喪失了保存的意義。醫(yī)療檔案的管理是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，對于醫(yī)療科研來講具有至關(guān)重要的作用，而對于醫(yī)療檔案的科學管理與保存是醫(yī)療進步和攻克科研難題的有力保障，檔案管理流程的不規(guī)范讓分類模糊，造成檔案管理混亂，同時也會對資料的查詢產(chǎn)生阻礙，影響檔案管理水平的提高。

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略

3.1 健全醫(yī)院檔案管理制度

辦公自動化環(huán)境下，要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有序進行，首先要健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范檔案管理流程，對于檔案管理建立嚴格的把控制度，做好檔案的基礎(chǔ)管理工作。首先，對于檔案的錄入要制定嚴格的標準，醫(yī)療檔案科學嚴謹，任何紕漏都不允許出現(xiàn)，因此，在檔案錄入過程中，要實行層級式審核，反復校對檔案信息與錄入信息是否相符，確保檔案錄入萬無一失；其次，對于檔案的借閱以及線上閱讀管理，要建立一定的制度來約束檔案管理，保證檔案安全，確定系統(tǒng)層次權(quán)限，給予不同部門不同的權(quán)限進行檔案的調(diào)取，有效提升檔案管理效率的同時確保醫(yī)院檔案管理的安全。

3.2 提高檔案管理人員信息化水平

不斷提高檔案管理人員信息化系統(tǒng)應用能力是解決當前我國醫(yī)院檔案管理中問題的關(guān)鍵，畢竟人才是發(fā)展的基礎(chǔ)，也是現(xiàn)代化管理落實的實際執(zhí)行者。首先，要營造一種信息化管理氛圍，促進檔案管理人員自覺轉(zhuǎn)變觀念，適應辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作，自覺提升信息化水平；其次，由部門或者醫(yī)院牽頭，定期開展信息化技能培訓講座，從理論上夯實檔案管理人員信息化水平，不斷提高信息化設(shè)備的應用能力；最后，注重現(xiàn)代化人才的引進，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理不僅需要具有系統(tǒng)的檔案管理知識，還要對現(xiàn)代檔案管理軟件精通，因此，在人才招聘中，要加大對現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人才的引進，注重人員信息化水平建設(shè)。

3.3 構(gòu)建信息化設(shè)備體系

“巧婦難為無米之炊”，辦公自動化環(huán)境的構(gòu)建除了需要先進的人才外，還需要硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)作為保障，才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高，促進醫(yī)院檔案管理發(fā)展。首先，要注重硬件設(shè)備的投入，加大對檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的投入，及時更新設(shè)備，保證設(shè)備能夠適應現(xiàn)代化檔案管理的需要；其次，要強化軟件方面的投入，及時更新相關(guān)檔案管理軟件，積極主動學習先進的檔案管理經(jīng)驗，不斷加強理論轉(zhuǎn)化為實踐的能力，用最適合本醫(yī)院的檔案管理軟件進行檔案管理，提高檔案管理效率；最后，要構(gòu)建專業(yè)的技術(shù)團隊，能夠?qū)浻布O(shè)備的使用過程中出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)，及時處理，確保醫(yī)院檔案管理的安全。

4 結(jié)束語

辦公自動化環(huán)境有效提高了醫(yī)院檔案管理的效率，也提升了醫(yī)院檔案管理的安全，但同時，人才緊缺、投入不足也是其中存在的問題，因此，面對新形勢下的醫(yī)院檔案管理，要不斷與時俱進，提高對檔案管理的重視程度，不斷平衡醫(yī)院的投入比例，將醫(yī)院檔案管理工作落到實處，促進醫(yī)院整體管理水平的提高，落實我國醫(yī)療改革的相關(guān)政策，為我國醫(yī)療科研水平的提高和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動力。

參考文獻

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