企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法

劉婷

摘 要：立足新時期，檔案管理是企業發展過程中不可或缺的內容。基于此，結合企業發展實際，深入剖析企業檔案管理過程中存在的不足與問題，構建行之有效的應對策略，運用先進歸檔整理方法，切實提升企業檔案管理效率，為企業實現長遠發展創造更加優質的條件。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；對策；歸檔整理；新方法

目前，整個社會經濟進入高速發展階段，企業作為社會經濟的關鍵組成，面臨更加激烈的競爭。為了尋求可持續發展，企業內部管理工作不容忽視，而檔案管理是企業管理項目中不可或缺的組成部分。只有保證檔案管理工作的有序開展，才能維護企業信息數據的安全性與可靠性，為企業發展提供更加有力的信息支撐。為此，要以企業檔案管理實際為基礎，深入剖析管理中存在的問題，制定科學應對策略，采取先進歸檔方法，切實提升檔案管理水平，為企業經濟行為提供更加優質的信息資源。

1 深入剖析企業檔案管理過程中存在的問題與不足

1.1 企業缺乏對檔案管理工作的深刻認識，檔案管理工作形式化嚴重

縱觀當前企業發展，檔案管理工作尚未得到足夠重視，傳統思想根深蒂固，思想上認識不到位，很難實現檔案管理水平的提高。面對行業競爭，企業更多關注的是經濟效益，忽視檔案管理工作的開展，尤其是嚴重落后于信息化發展趨勢，很難加快檔案管理信息化建設步伐，在根本上制約了其對檔案資源的有效利用。

1.2 檔案管理制度建設停滯不前，檔案管理工作無據可依

對于企業的發展，高效的管理制度是根本，也是保證企業各項工作有序開展的關鍵。盡管檔案管理機構出臺了相關法律法規，但是，制度建設工作尚未得到妥善落實，檔案管理制度建設停滯不前，很難為檔案管理人員提供有效指導，檔案管理效果受到影響。

1.3 檔案管理者專業能力不強，綜合素養亟待提升

隨著信息化建設的發展，檔案管理工作者綜合素質面臨考驗，其素質與能力成為影響管理效果的重要因素。立足當前，檔案管理者專業能力不強，缺乏專業培訓，整體素質落后于行業發展速度，與檔案需求不相適應，很難順應新形勢，無法滿足檔案管理工作的新要求，制約現代化檔案管理的順利開展。

1.4 檔案管理設備落后不前，先進設備嚴重不足

對于當前企業檔案管理工作，比較突出的問題是管理設備處于落后狀態，現代化設備嚴重不足，成為制約企業檔案管理信息化建設的主要因素。當前檔案管理領域，設備更新速度較慢，先進管理設備嚴重不足，很難達到檔案信息建設的標準。另外，企業重視文檔質量管理，忽視聲像等形式的檔案資料的存儲，傳統理念影響較深。檔案管理的高效性與可靠性很難實現，無法為企業提供更加全面與準確的信息資源，影響企業長遠發展。

2 如何全面提升企業檔案管理水平

2.1 積極轉變思想，全員范圍內增強對檔案管理的重視

首先，需要在全員范圍內增強對檔案管理的重視，合理加大資源投入，為企業檔案管理的順利開展創造條件。具體講，管理人員要重視轉變思維，增強對檔案管理工作的認識，切身感受到檔案工作的社會價值，明確新時期檔案管理的方向。另外，要加快部門建設，培養專業化人才，構建管理體系，強化檔案管理工作的全范圍普及。結合檔案管理信息化與現代化建設，制定科學高效的管理流程，在根本上保證企業檔案管理工作與時俱進，滲透創新。

2.2 加快企業檔案管理信息化建設，提升企業檔案管理規范化與現代化水平

隨著信息技術影響力的不斷擴大，信息網絡技術得到大范圍普及，企業檔案管理工作也要積極引入，這也是保證企業檔案管理緊跟時代發展步伐的重要途徑。首先，企業要將檔案管理納入企業管理范疇，制定資金計劃，實現對檔案管理技術以及管理設備的引進與更新，構建現代化檔案管理系統，為提升檔案管理規范性與準確性奠定堅實物質基礎。同時，營造優質的檔案管理環境，創設充足的工作空間，防止因空間過小而影響工作效果，最終難以發揮對企業發展決策的信息支撐作用。

2.3 以國家法律法規為基礎，制定符合自身發展的檔案管理機制

對于檔案管理工作，為了保證其順利開展，完善的檔案管理制度是關鍵，能夠有效發揮對檔案管理工作的制度性保障作用，強化管理效率的提升。為此，企業要加強檔案管理法律法規的學習，以企業發展為依托，構建針對性的檔案管理制度，不斷優化與完善，保障其滿足國家及行業發展要求。

3 新時期企業檔案歸檔管理方法介紹

3.1 重視文件資料的甄別與鑒定，構建適合企業發展的歸檔范圍及期限

對于企業檔案管理部門，并不代表文件的“回收站”。也就是說，企業要結合相關法律法規，確定檔案歸檔范圍，對企業生產經營以及管理中的文件進行逐一甄別，判斷其歸檔價值，明確保存期限，目的是保證每一份檔案資料都能夠有效發揮對企業發展的實際指導意義。要將甄別鑒定工作落到實處，在工作中不斷完善。

3.2 將檔案管理納入企業發展規劃，切實提升檔案歸檔與利用效率

為了推動企業檔案管理的順利開展，為檔案歸檔處理創造有利條件，要將檔案管理工作納入企業發展規劃之中，提上領導議事日程，同時，與相關人員工作職責與績效考核相融合，在根本上形成有效的督辦機制。具體講，要實現檔案資源的集中管理，組建專門管理機構，依托系統化管理制度，將檔案管理納入管理制度范疇，與績效掛鉤，有效提升企業對檔案管理工作的重視，促使檔案歸檔、處理以及查詢利用效率都顯著提升。

3.3 構建企業檔案管理臺賬，做好統計工作

結合企業發展實際，構建檔案臺賬，主要包含庫藏情況、檔案設施設備情以及人員情況等，實現對檔案歸檔全過程的反映。依托檔案臺賬，能夠實現對檔案管理狀況真實而全面的了解，是檔案歸檔的流程體現，也是實現檔案了解與總結的重要手段，是提升檔案管理水平的途徑。另外，要對檔案進行分析，實現檔案管理工作的量化考核。從考察角度分析，需要關注檔案歸檔率以及利用率兩個方面。因此，要正視不足，對歸檔方法進行不斷完善，以實現檔案歸檔率與使用率的有效提升。

3.4 加快電子檔案發展，打造企業數字化檔案體系

隨著社會的不斷進步，信息技術飛速發展，檔案管理也要與時俱進，否則將難以適應新社會，工作效率無法提升。借助互聯網優勢，能夠為檔案管理制定更加標準化與科學化的流程，維護檔案的完整性與規范性，切實提升歸檔效率。企業要積極建立電子檔案中心，構建科學檢索機制，依托網絡優勢，提高檔案利用效率。

4 結束語

綜上，在新的發展階段，檔案管理工作受到整個社會的重視，企業檔案管理工作備受矚目。為此，對于新時期企業而言，要將檔案管理工作納入企業發展規劃，正視當前檔案管理的不足與問題，分析原因，制定行之有效的發展策略，應用科學高效的歸檔處理方法，維護檔案資料的準確性與可靠性，為企業發展決策提供更加全面與有力的信息支撐，在根本上為企業實現長遠、可持續發展提供堅實的保證。

參考文獻

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