對電子城建檔案管理工作探討與展望

崔文靜

摘 要：隨著科技發展，電子城建檔案管理工作越來越重要，在實際工作中我們遇到新的挑戰，如何更好地即保護電子檔案的完整、真實、安全，又將電子檔案管理工作與高科技融合，需要檔案工作者一起探討和研究，為未來共享網絡服務、大數據和人工智能應用打下基礎。

關鍵詞：電子城建檔案；電子檔案；電子文件；共享網絡服務；大數據；人工智能

在社會的發展變遷中，檔案也同樣經歷著不斷地變化，其中伴隨著不同歷史時期，檔案也進行著形態變遷，內容變遷，以及文種變遷等，進入21世紀，科技發展日新月異，高科技開始成為社會發展的重要推動力，檔案工作也必然依賴高科技才能繼續發展，電子檔案也就是歸檔后的電子文件，慢慢的成為檔案不可或缺的一種存在形式，而且越來越重要，面對紛繁復雜的檔案工作，電子檔案明顯的顯示出其優勢，簡化檔案檢索工作，提高檔案利用工作效益，但是在目前發展階段，我們的工作也面臨著很多新的挑戰，如何在電子檔案的生命周期里，即保證其原始，完整與安全，又更好的將高科技和電子檔案管理工作融合是目前電子檔案管理工作的重點和難點。未來共享網絡服務、大數據、人工智能AI的發展，也必然會影響到各行各業，檔案工作也會朝這個方向發展，做好當下電子檔案的工作，也是未來可以將高科技應用于電子檔案工作的基礎。

1 電子檔案管理工作的重要性

電子檔案是一次檔案技術的飛躍，完全改變了載體和檔案內容的不可分割性，檔案可以更大自由的傳輸和轉換載體，相比紙質檔案來說，利用電子系統可有效地提高查閱速度，節省調卷時間和工作量，更便于利用；在存儲方面也具有更多優勢，節省檔案存儲的物理空間，一般的磁盤陣列，可存儲大量的數據，但占用的物理空間很小；在檔案的保護方面，電子檔案更便于檔案的修補和完善，利于電子系統，依據規定更加方便完善變更和拓展補充檔案內容，也能避免紙質檔案存儲中遇到的損害，查閱利于時提供電子檔案還可以有效的避免檔案重復利用帶來的磨損；對于現代科技發展日新月異，伴隨著大數據和互聯網，以及人工智能的不斷發展，對檔案這項與民生息息相關的工作便有著更高的要求，現在電子檔案工作是未來高科技發展更好應用與檔案工作的基礎，作為每一個檔案工作者都應該充分認識到電子檔案管理工作的重要性，加強業務知識和相關知識的學習，加強各方學術交流。

2 電子檔案管理工作的發展與現狀

電子檔案是有歸檔價值的電子文件，電子檔案管理工作要先從電子文件說起，20世紀80年代末，一些領域已經有信息化的發展，對電子文件的管理也提出了要求，比如計算機輔助設計CAD應用中就要求設計文件將以電子文件的方式產生和保存，1996年國家檔案局成立了電子檔案管理研究組，開展試點，并于1999年制定了第一個國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，還編著了相應的教材，21世紀后隨著《電子文件歸檔與管理規范》出臺，各地方也制定了相關實施細則，行政、建筑、航天、測繪、核電、醫療、等領域也開始推動電子文件歸檔，電子檔案開始進入全面推進階段，國家也越來越重視電子檔案的管理，2007年中國檔案學會將“電子文件管理機制”定為重點課題，2007年9月建設部發布行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》，2009年12月辦公廳發布《電子文件管理暫行辦法》，表明了國家對電子文件管理的重視，首次確立了電子文件全程管理原則，標志電子文件管理進入整體全面發展的新階段[1]。現在電子文件管理不僅在工作管理規范還是信息管理系統的開發上都成為國內外檔案界的重點，實現電子檔案更大范圍的數據共享和大數據分析，以及人工智能AI在檔案工作中的應用是未來檔案事業發展的

趨勢。

電子檔案發展到現在，在實際利用中已經有很多成果，涉及到各行各業，比如：

據北京青年報，2018年11月8日，北京市人才服務中心宣布，為推進流動人員人事檔案互聯網服務，方便群眾辦事，北京市人才檔案公共管理服務中心即日起啟用電子印章，用于委托存檔單位和存檔個人網上自助辦理證明材料，電子印章有同等法律效力；

2018年11月19日中國檔案資訊網轉載廈門日報的報道，“廈門市檔案館際共享服務平臺”建設項目經過專家評審通過驗收，正式亮相。這也標志著廈門市、區兩級7個綜合檔案館將實現在同一平臺上為公眾及組織提供就近利用開放檔案資源的服務。“廈門市檔案館際共享服務平臺”項目是以“十一五”以來檔案數字化工作為基礎、以提升檔案利用服務為目標做出的創新性嘗試。該平臺借助于市級政務內網，在確保網絡環境安全穩定的前提下，廈門市檔案局館利用在省內率先實現了部分開放檔案數字資源網絡共享，且共享方式靈活，最大限度滿足、方便利用者的查檔需求，優化檔案利用流程，提升了檔案利用服務水平。下一步，市檔案局將以館際共享服務平臺為試點，在網絡應用、網絡安全、共享資源篩選、共享信息發布形式、共享管理制度保障等方面作進一步的研究與實踐，完善檔案資源共享利用工作機制，提高查檔服務效率，為公眾提供高效便捷的用戶體驗，繼而推動檔案資源社會共享目標的實現。

以上這些新聞信息都說明目前檔案事業正在朝著共享大數據、網絡公共服務平臺的方向發展，未來更是會結合人工智能AI，多渠道、多途徑朝著服務大眾的方向發展。

在北京舉行的2018百度世界大會上，大會以“YES AI DO”為主題，向公眾展示了一系列人工智能前沿技術、應用及創新產品。作為全球人工智能領域的領導者，百度還首次全面展現了AI在國民經濟三大基礎產業，及制造、醫療、交通等各大領域的應用落地，為人們描繪了一幅更加美好的AI生活圖景。這次大會，讓我們感受到，未來也許不是網絡的世界而是AI的世界，如今AI機器人已經可以達到和人無障礙流暢的交流，就像是和自然人交流，是有思維的。就我館來說，尤其針對現在人手少，查檔時間集中，查檔人數密集，很多群眾需要等待很長時間，如果將AI應用于檔案管理工作，在服務利用方面會節省人力，提高查檔速度，讓群眾節約辦事時間。但是這只是設想，真正的實現需要時間和各種支持，未來AI或許在檔案工作上有以下幾個方面的應用：數字檔案信息智能化收集、智能化分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化安全管理、智能化利用服務等。