信息時代下關于如何做好檔案管理工作的探討

邱輪超

摘 要：21世紀是信息與科技的時代，基于信息科技的優(yōu)勢與便捷，為傳統工作模式的拓展和延伸提供了全新的發(fā)展活力。事業(yè)單位檔案管理工作是記錄和反應事業(yè)單位各項工作開展的客觀資料，對于衡量和評估整個事業(yè)單位內部工作協調性、成效性等具有重要的意義和作用。隨著信息時代的來臨，傳統檔案管理的模式和過程必將迎來新的轉變，如何充分利用信息時代的優(yōu)勢和便捷為事業(yè)單位檔案管理工作服務成為了擺在每一個檔案管理工作者面前的一個新課題。

關鍵詞：信息時代；事業(yè)單位；檔案管理；傳統

新時期推動檔案管理工作的信息化，是檔案管理事業(yè)在不斷發(fā)展中自我完善與創(chuàng)新的過程。檔案管理工作是對檔案資料記錄、加工、處理等，還需要承擔檔案資料的保存工作，可以說檔案管理工作既簡單也很復雜。通過引入信息化檔案管理的思維和模式，有利于事業(yè)單位檔案管理部門進一步轉變傳統的工作模式和思維，提高整個檔案管理部門的工作成效性。信息化檔案管理其特征主要包括：檔案信息的數字化和網絡化；檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；檔案信息利用的共享化；檔案信息服務的社會化。基于信息化管理模式下的檔案管理工作中，我們不但必須清晰的認識到傳統檔案管理的“短板”，而且要對信息化檔案管理工作的“弊端”保持清晰的認識，合理的利用信息化檔案管理這把“雙刃劍”，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有效的開展。

1 傳統檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作的效率

傳統的檔案管理過度依賴人工，這無疑給檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。隨著城市建設與國家開發(fā)的進一步深入，檔案文獻資料也成倍的增長，面對復雜的檔案文獻資料管理，必將影響整個檔案管理部門的工作效率。

1.2 檔案文獻資料的保存

檔案資料的保存是檔案管理中的重點，如何切實的保障檔案資料的存儲，尤其是工程項目一線的檔案資料保存成為了傳統檔案管理工作的難點。

1.3 檔案管理信息化發(fā)展的認識

檔案管理的信息化是當前檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要方向，然而在很多事業(yè)單位中相關的部門不重視檔案部門的信息化發(fā)展，有些單位依然使用傳統的檔案管理模式和思維，信息化發(fā)展停滯不前。

2 信息時代下檔案管理工作的發(fā)展與思考

2.1 以信息化管理為核心，優(yōu)化檔案管理流程

信息化檔案管理的核心在于信息化，通過對檔案管理模式、流程、方法的信息化轉變，有利于進一步提升整個檔案管理的效率。檔案資料不僅僅是錄入和保存，更重要的是發(fā)揮檔案資料的社會利用。在過去，調閱某些檔案資料往往需要人工進行查詢，然后進行相關的閱讀事宜。通過應用信息化的管理平臺，可以實現相關單位的聯動模式，不受空間和地理位置的限制，利用手機或者電腦終端進行檔案信息的檢索與申請調閱行為，進一步提高整個檔案信息的流動成效，服務于整個社會的發(fā)展。

2.2 推動檔案資料的電子化管理

電子化的檔案管理模式是信息化檔案管理的重要組成部分。電子化的檔案管理過程有利于增強檔案資料的可靠性與保存完整性。傳統的檔案管理過程中，尤其是項目一線的檔案資料常常存在丟失或者損毀的風險，通過落實檔案資料的電子化過程，有利于實現對檔案資料的一次錄入、系統保存，防止出現檔案資料在調閱、運輸過程中丟失、損毀。比如筆者所在的地質勘探部門，由于一線的勘探人員常常需要在很多偏僻的山區(qū)進行作業(yè)，通過落實電子化的檔案管理模式，可以切實有效的保障一線勘探信息資料的妥善保存，并且可以讓單位實時的了解檔案資料的采集、錄入過程，有利于事業(yè)單位對勘探一線檔案工作進行關注和管理。

2.3 加強檔案管理人員的信息化技能培訓與再教育

此外，事業(yè)檔案檔案管理部門還應該重視每一個檔案管理人員的信息化技能培訓和再教育，通過組織相關的講座、培訓活動，盡快提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎。此外，對于每一個檔案管理人員來說，還可以利用信息時代豐富的互聯網在線教育資源，實時為自己“加油、充電”。

2.4 加強硬件與軟件的投入，保障檔案管理信息化的落實

兵馬未動糧草先行，對于事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，必須要進行相關的資金投入和人力保障。為此事業(yè)單位應該增加信息化管理的財政預算，升級相關的辦公設施和軟件配套，切實保障檔案管理信息化的穩(wěn)步推進。第一，所有的硬件與軟件采購工作，都必須從正規(guī)的科技企業(yè)、廠家完成，要求供貨商擁有國家的資格認證，經過ISO質量管理體系認證，所有硬件必須開展是試用分析，確保無任何問題后，進行大批量采購。第二，硬件與軟件的搭配方面，要求完全按照檔案管理的要求來落實。

3 信息時代下檔案管理工作的注意點

3.1 重視信息化系統維護，確保檔案文獻資料的安全

21世紀是信息高速發(fā)展的時代，然而在信息科技快速發(fā)展的背后，系統安全也面臨著很大的考驗。從熊貓燒香病毒，到后來的勒索病毒，每一次計算機信息病毒的爆發(fā)都對信息系統的安全提出了更高的要求。如曾經的遍布全球的勒索病毒，就專門針對高校、事業(yè)單位的網絡系統進行攻擊，有的車管所系統被攻擊新車無法上牌、有的高校系統癱瘓等等，信息系統安全對每一個人都敲響了警鐘。事業(yè)單位的信息化檔案管理也面臨著一些挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案管理部門要定期或者不定期的開展相關的信息化管理系統安全巡查，并且建立一些相關的維護與保障措施，確保檔案文獻資料的安全，及時的對信息系統進行“查漏補缺”。

3.2 建立健全相關的信息化管理制度

信息化檔案管理的發(fā)展必將對傳統檔案管理工作制度、規(guī)范帶來一定的轉變，傳統的檔案管理制度和規(guī)范顯然已經不能滿足信息化時代崗位管理的要求。因此，事業(yè)單位相關部門應該盡快建立健全相關的崗位管理制度與規(guī)范，補充和完善原來崗位制度與規(guī)范中的細則。比如就信息化檔案管理系統的安全密鑰進行細致的管理細則保障，避免出現密鑰被不法分子掌握而出現的不良后果。媒體曾經就某些政府部門對外信息化平臺賬號被不法分子掌握，利用政府的權威平臺發(fā)布非法信息，造成了不良的社會影響。

4 結語

總之，全面推動事業(yè)單位檔案管理信息化至關重要。作為每一個檔案管理工作人員，應該充分的轉變自身的思維認識，進一步激發(fā)自身的主觀能動性，提升自身的信息化素養(yǎng)和能力，為事業(yè)單位檔案管理信息化的可持續(xù)性發(fā)展做出貢獻。與此同時，相關的事業(yè)單位還應該做好相關崗位制度和操作規(guī)程的編制，進一步以規(guī)章制度明確和規(guī)范信息化檔案管理工作的開展。

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