文書處理和檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

劉雪玫

摘 要：文書處理和檔案管理是不可分割的有機(jī)聯(lián)系統(tǒng)一體，不僅要正確認(rèn)識(shí)和處理好二者之間的關(guān)系，而且要規(guī)范文書處理工作，提高檔案工作質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮檔案的作用。

關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；認(rèn)識(shí)

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案管理是緊密聯(lián)系、相輔相成的統(tǒng)一體，既相互銜接，又有許多共同之處。檔案工作是衡量一個(gè)部門工作質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，必須夯實(shí)文書處理這個(gè)基礎(chǔ)。因此，要正確認(rèn)識(shí)并處理好二者之間的關(guān)系，規(guī)范文書處理工作，才能提高檔案工作質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案的作用。

1 文書處理與檔案管理的關(guān)系

1）文書工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)。文書處理工作包括文件的收發(fā)登記、承辦催辦、借閱傳遞、整理保管等，檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等環(huán)節(jié)。文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿；文件的形成是檔案的基礎(chǔ)，檔案又是文件的精華；無論是檔案管理，還是文書處理，它們都是以文件材料為對(duì)象，都同屬一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，是文件材料管理過程中不同階段的不同管理形式。

2）文書處理工作的質(zhì)量是做好檔案管理工作的先決條件。檔案主要來源于文件，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案工作又可以檢查文書工作質(zhì)量，看文件格式是否符合要求，名稱是否確切，文件來龍去脈是否清楚，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程有無丟失和泄密現(xiàn)象及文件閱辦得是否及時(shí)等，這對(duì)進(jìn)一步改進(jìn)文書處理工作都有很大的促進(jìn)作用。

3）通過利用檔案可以推動(dòng)文書處理部門的再生工作。檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，是工作查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)研究的第一手參考資料。在實(shí)際工作中文書處理工作人員利用檔案起草公文、準(zhǔn)備講稿、處理各種糾紛、落實(shí)黨的各項(xiàng)方針政策、制定規(guī)章制度、編歷史沿革等，都是互相聯(lián)系的。

2 規(guī)范文書工作，提高檔案工作質(zhì)量

1）建立規(guī)章制度，注重文件材料的收集。文件從形成到歸檔應(yīng)建立一系列規(guī)章制度，這樣檔案材料的收集來源、完整齊全才有可靠的保證。只有文件材料收集齊全了，才能反映日常工作活動(dòng)的規(guī)律和真實(shí)面貌，保持文件之間的歷史聯(lián)系，更重要的是“要保持歷史的本來面貌”，不管是對(duì)人還是對(duì)事，都要實(shí)事求是地立檔，以提高檔案查考利用價(jià)值。

2）嚴(yán)格辦文程序，規(guī)范文書處理工作。文書處理工作包括：收文、發(fā)文、歸檔三方面工作。收文做好簽收、登記、批閱、傳閱、承辦、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié)，發(fā)文做好復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等環(huán)節(jié)的工作。禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件，涉密文件單獨(dú)保管或及時(shí)退回，未經(jīng)許可嚴(yán)禁復(fù)印或不需歸檔的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；文件辦理完畢要將歸檔的文件及時(shí)收集、妥善保管。

3）加強(qiáng)部門協(xié)作，做好檔案利用服務(wù)。業(yè)務(wù)科室里有些人不愿將辦理完畢的文件歸檔，固然有認(rèn)識(shí)上的問題，也有怕文件歸了檔，要時(shí)查找不方便等原因，這就需要做好檔案利用的服務(wù)工作。首先要科學(xué)管理，使檔案在用時(shí)能及時(shí)調(diào)出來，使人感到方便；其次要采取措施主動(dòng)提供服務(wù)，促使業(yè)務(wù)部門主動(dòng)、及時(shí)歸檔。

4）利用現(xiàn)代技術(shù)，提升文檔工作效率。隨著文書管理OA系統(tǒng)的深入和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文件、檔案已向一體化管理過渡。這一過程既反映了檔案管理對(duì)信息綜合利用的需求，也反映了文件、檔案管理工作發(fā)展的規(guī)律。這就需要用科學(xué)的觀點(diǎn)和方法去設(shè)計(jì)和實(shí)施適合各部門、各專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，以提高文檔工作效率。

5）提高人員綜合素質(zhì)，是做好文檔案工作的保障。文書檔案是辦公室工作的一部分，也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文檔工作者除了擔(dān)負(fù)文件的收發(fā)、登記、傳閱、批辦、歸檔等工作，還兼任著其它日常事務(wù)性工作。因此，工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定了既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要不斷學(xué)習(xí)，具備多方面知識(shí)和才能，以適應(yīng)工作的發(fā)展和需要。

3 做好文書檔案的整理與鑒定

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》將零亂的和需要進(jìn)一步條理化的文件材料，按檔案歸檔的范圍、時(shí)間、要求進(jìn)行分類、組織、排列和編目，使之達(dá)到系統(tǒng)有序，便于檔案的保管、查找和利用。

1）歸檔范圍：根據(jù)國家相關(guān)文件規(guī)定，凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

2）歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間指各科室將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間，辦理完畢的文件一般應(yīng)在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。

3）歸檔案卷質(zhì)量總的要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

4）文件分類：大致按兩種方法進(jìn)行分類。按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法：根據(jù)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，它適用于單位組織機(jī)構(gòu)分工明確，比較穩(wěn)定，并具有一定數(shù)量文件材料的單位。先把文件材料先按年度分開，每個(gè)年度的文件材料再按機(jī)構(gòu)區(qū)分類別；按年度—問題—保管期限分類法：適用于歸檔文件材料較少的單位。把文件材料先按年度分開，每個(gè)年度的文件材料再按問題區(qū)分類別。

5）案卷排列：文件經(jīng)過立卷以后，還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。案卷排列就是根據(jù)一定的方法，確定案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之間的聯(lián)系。文書檔案排列的主要方法是：年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（或問題）、年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（或問題）。

6）目錄編制：檔案目錄是固定案卷位置、統(tǒng)計(jì)案卷數(shù)量，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計(jì)和利用的需要，是檔案室最基本的檢索工具。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定的要求，文書檔案目錄一般應(yīng)區(qū)別不同的保管期限，分年度編制。

7）檔案鑒定：檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價(jià)值，確定檔案不同的保管期限。按照國家的規(guī)定，文書檔案新的保管期限劃分為永久、30年、10年三種。

參考文獻(xiàn)

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