文書處理和檔案管理的幾點認識

劉雪玫

摘 要：文書處理和檔案管理是不可分割的有機聯系統一體，不僅要正確認識和處理好二者之間的關系，而且要規范文書處理工作，提高檔案工作質量，才能更好地發揮檔案的作用。

關鍵詞：文書處理；檔案管理；認識

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案管理是緊密聯系、相輔相成的統一體，既相互銜接，又有許多共同之處。檔案工作是衡量一個部門工作質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作要實現規范化、標準化和科學化，必須夯實文書處理這個基礎。因此，要正確認識并處理好二者之間的關系，規范文書處理工作，才能提高檔案工作質量，更好地發揮檔案的作用。

1 文書處理與檔案管理的關系

1）文書工作與檔案工作有著各自不同的內容和特點。文書處理工作包括文件的收發登記、承辦催辦、借閱傳遞、整理保管等，檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等環節。文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿；文件的形成是檔案的基礎，檔案又是文件的精華；無論是檔案管理，還是文書處理，它們都是以文件材料為對象，都同屬一個有機聯系的整體，是文件材料管理過程中不同階段的不同管理形式。

2）文書處理工作的質量是做好檔案管理工作的先決條件。檔案主要來源于文件，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。同時，檔案工作又可以檢查文書工作質量，看文件格式是否符合要求，名稱是否確切，文件來龍去脈是否清楚，文件在運轉過程有無丟失和泄密現象及文件閱辦得是否及時等，這對進一步改進文書處理工作都有很大的促進作用。

3）通過利用檔案可以推動文書處理部門的再生工作。檔案是歷史的真憑實據，是工作查考、總結經驗、科學研究的第一手參考資料。在實際工作中文書處理工作人員利用檔案起草公文、準備講稿、處理各種糾紛、落實黨的各項方針政策、制定規章制度、編歷史沿革等，都是互相聯系的。

2 規范文書工作，提高檔案工作質量

1）建立規章制度，注重文件材料的收集。文件從形成到歸檔應建立一系列規章制度，這樣檔案材料的收集來源、完整齊全才有可靠的保證。只有文件材料收集齊全了，才能反映日常工作活動的規律和真實面貌，保持文件之間的歷史聯系，更重要的是“要保持歷史的本來面貌”，不管是對人還是對事，都要實事求是地立檔，以提高檔案查考利用價值。

2）嚴格辦文程序，規范文書處理工作。文書處理工作包括：收文、發文、歸檔三方面工作。收文做好簽收、登記、批閱、傳閱、承辦、催辦、答復等環節，發文做好復核、登記、印制、核發等環節的工作。禁止濫發文件和發無效、無用的文件，涉密文件單獨保管或及時退回，未經許可嚴禁復印或不需歸檔的，經領導批準后銷毀；文件辦理完畢要將歸檔的文件及時收集、妥善保管。

3）加強部門協作，做好檔案利用服務。業務科室里有些人不愿將辦理完畢的文件歸檔，固然有認識上的問題，也有怕文件歸了檔，要時查找不方便等原因，這就需要做好檔案利用的服務工作。首先要科學管理，使檔案在用時能及時調出來，使人感到方便；其次要采取措施主動提供服務，促使業務部門主動、及時歸檔。

4）利用現代技術，提升文檔工作效率。隨著文書管理OA系統的深入和現代科學技術的不斷進步，文件、檔案已向一體化管理過渡。這一過程既反映了檔案管理對信息綜合利用的需求，也反映了文件、檔案管理工作發展的規律。這就需要用科學的觀點和方法去設計和實施適合各部門、各專業檔案管理系統，以提高文檔工作效率。

5）提高人員綜合素質，是做好文檔案工作的保障。文書檔案是辦公室工作的一部分，也是一項專業性很強的工作，文檔工作者除了擔負文件的收發、登記、傳閱、批辦、歸檔等工作，還兼任著其它日常事務性工作。因此，工作性質和特點決定了既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要不斷學習，具備多方面知識和才能，以適應工作的發展和需要。

3 做好文書檔案的整理與鑒定

根據《歸檔文件整理規則》將零亂的和需要進一步條理化的文件材料，按檔案歸檔的范圍、時間、要求進行分類、組織、排列和編目，使之達到系統有序，便于檔案的保管、查找和利用。

1）歸檔范圍：根據國家相關文件規定，凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

2）歸檔時間：歸檔時間指各科室將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間，辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。

3）歸檔案卷質量總的要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

4）文件分類：大致按兩種方法進行分類。按年度—機構—保管期限分類法：根據單位內設機構對歸檔文件進行分類整理，它適用于單位組織機構分工明確，比較穩定，并具有一定數量文件材料的單位。先把文件材料先按年度分開，每個年度的文件材料再按機構區分類別；按年度—問題—保管期限分類法：適用于歸檔文件材料較少的單位。把文件材料先按年度分開，每個年度的文件材料再按問題區分類別。

5）案卷排列：文件經過立卷以后，還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法，確定案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是：年度—保管期限—機構（或問題）、年度—機構（或問題）—保管期限、保管期限—年度—機構（或問題）。

6）目錄編制：檔案目錄是固定案卷位置、統計案卷數量，便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要，是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求，文書檔案目錄一般應區別不同的保管期限，分年度編制。

7）檔案鑒定：檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值，確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定，文書檔案新的保管期限劃分為永久、30年、10年三種。

參考文獻

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