淺論機關單位檔案管理與服務

陳小婷

摘 要：檔案管理工作是提高機關工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。目前，檔案的服務范圍日益擴大，服務內容和形式更趨多樣化。如何有效滿足社會的檔案利用需求，成為一個重要的現實課題。本文立足檔案管理與服務工作實際，從檔案利用者需求出發，探索檔案管理的有效措施和途徑，試圖建立起完備的檔案檢索體系和完善的咨詢服務體系。

關鍵詞：利用者需求 檔案管理 檔案創新

1 利用者對檔案需求的共性特點

1）對查找信息的求全和求準需求。利用者為了達到解決問題的目的而查找相關檔案信息，需要盡可能掌握這一問題的全部資料。同時，無論是出于查證還是參考的需要，利用者都希望所獲得的檔案信息最具有針對性，與利用目的最有相關性。

2）對利用速度的求快需求。檔案利用者為了能夠順利地解決問題，總是希望盡早地獲得他們所需的檔案信息，這種在最短的時間內查找到最全面、最準確信息的時效性需求。

3）對檢索和咨詢的求助需求。對于一個綜合性檔案室而言，即使是檔案室的內部工作人員也不可能完全掌握室藏檔案的全部信息。利用者通常是在信息不對稱的情況下來檔案室查找自己所需要的檔案材料。對于第一次來檔案室的利用者而言，可能他們連最基本的利用程序、利用規定都不清楚。因此，他們希望能夠在檔案室所提供的檢索工具以及在工作人員的協助下進行檔案利用。

2 利用者對檔案需求的個性特點

目前，在檔案室利用檔案的主要有以下三種人群，即：以研究為主要目的的學者，以工作查考為主要目的機關工作人員，以及以個人查證為目的的普通市民。三者之間的檔案利用服務需求特點各有不同。

1）查找檔案材料的范圍不同。就檔案利用的目的而言，研究者主要是為了獲取可供研究使用的材料，希望通過更新穎、更豐富的材料開展更深入的研究。所以檔案的憑證價值和情報價值都可能在其中發揮作用。如果在無法獲得所需要的某種檔案材料的情況下，研究者可能轉而求取獲得其他檔案材料作為替代品。而工作查考者和個人查證者的主要目的是為了獲得解決某一問題所需要的憑證，其中主要是檔案的憑證價值在發揮作用。所以他們所需要的檔案材料一般情況下沒有替代品。

2）查詢檔案的目標明確性不同。從檔案利用的目標情況來看，研究者對自己到底需要什么檔案材料沒有明確目標。他們要依靠自己的職業技能和專業修養在實際工作中去判斷什么樣的檔案材料可以作為史料運用到研究工作中去。而工作查考者和個人查證者只需要獲得某一特定檔案材料作為憑證，所以他們的檔案查找目標十分明確。

3）檔案檢索工具的依賴性不同。有無明確的檔案查找目標和能否提供精確的檔案案卷號含義有所不同。在三種利用人群中，史學研究者適應和利用各種檢索工具的能力最強，工作查考者次之，個人查證者的能力最差。但是工作查考者一般會在機關檔案室預先了解檔案的具體狀況，甚至直接查找到所需要檔案的案卷號。個人查證者對于檔案如何管理和使用的具體原理基本不了解，完全要通過向檔案室工作人員的咨詢才能獲得所需要檔案的案卷號。

3 做好檔案利用服務的有效措施

1）建立檔案服務平臺。2006年，東莞市城市綜合管理局成立了綜合檔案室，根據東莞市檔案局的要求，嚴格制定了《東莞市城市管理局檔案綜合管理實施細則》，要求各科室在規定時間內將需要移交給檔案室保管的檔案材料有條理地整理，并統一移交到檔案室，由單位檔案室進行統籌，為各科室提供完整和齊全的檔案查閱服務。

2）建立完善的檔案檢索體系。隨著計算機技術迅速發展，數字化檔案網上管理系統得到完善，利用者可以通過網絡進入本檔案系統進行檢索，變被動為主動。東莞市城市綜合管理局檔案室編制了三種專題目錄及索引，在庫房懸掛了檔案箱柜索引圖，同時還應用電子計算機進行庫存文件的檢索。以計算機檢索系統為主，以其他各種相關檢索工具為輔，基本建立了完備的檔案檢索體系，能滿足利用者的需求。

3）建立完善的咨詢服務體系。檔案檢索工具可以介紹檔案室之所有，但是卻不能了解利用者之所需。無論技術如何進步，設備如何先進，都無法替代人與人之間的語言交流。檔案工作人員可以解答利用者在利用檔案時所遇到的各類常規性問題，如幫助初次來檔案室利用檔案的人員辦理查閱登記手續等等。

4）提供檔案原件利用服務。提供檔案原件利用服務，其主要的場所是檔案室的閱覽室。這是檔案工作為社會提供利用服務的主要窗口，也是外界與檔案室聯系工作的重要橋梁。提供原件利用服務，需要檔案工作人員及時向利用者順利完成查閱任務。東莞市城市綜合管理局檔案室工作人員根據實際情況，制定了《查（借）檔案、資料審批表》。利用者經批準后，可將相關檔案原件暫時帶出檔案室使用。

5）提供檔案綜合內容編寫書面資料利用服務。高質量的編研成果，是為社會提供利用服務，為領導提供決策的重要材料。因此，檔案工作者應把檔案室作為開發檔案信息資源，提供檔案信息服務的基地，在做好日常利于服務工作的同時，具備一個長期開發潛在的檔案信息資源的思想，在更高層次上開發出適合社會需求的，具有指導和借鑒作用的信息資料提供給社會利用。

4 檔案管理服務的創新機制

隨著社會的發展，人們對檔案需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。我們要順應社會各界對檔案需求不斷的增長之勢，不斷的解放思想，更新觀念，改進作風，創新檔案工作的新領域、新機制、新方式、尋求檔案工作為社會各界服務的新增長點。

1）理論的創新。檔案工作中一系列新情況、新問題的出現也使檔案工作者的實踐日益豐富起來，檔案行政管理部門應制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。為了承擔將要面臨的指導電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務，各級檔案行政管理部門應增設相應的管理機構，行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權。

2）技術的創新。隨著科學技術的發展，人類已進入電子時代。在新的形勢下，檔案工作者要敢于、也要善于運用現代技術和手段，為檔案工作服務。尤其是電子技術的應用，會使檔案信息化工作目的實現得最充分。

3）服務的創新。在服務領域、服務形式、服務手段上不斷突破原有模式，使檔案的信息價值得到及時有效的實現。要充分實現檔案信息的社會效益，也要體現出檔案信息的經濟效益，把檔案工作做好、做活。重點加快檔案工作信息化，逐步實現檔案行政管理，保管和開發利用的數字化、網絡化。

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