公安檔案管理信息化面臨的困境與出路

梁光俏

摘 要：近年來，隨著我國信息技術(shù)的進步，在我國檔案管理中的應用越來越多。在信息化技術(shù)為主導的當今時代，信息化建設是檔案管理的重要發(fā)展方向。特別是公安檔案作為我國眾多檔案中的最為重要的檔案類型，更有必要強化檔案管理的信息化建設。然而，受我國傳統(tǒng)檔案管理觀念及管理模式等諸多因素的影響，我國公安檔案管理信息化卻面臨著某些困境，在很大程度上制約了我國公安檔案管理的信息化發(fā)展。為此，找出公安檔案管理面臨的這諸多的困境，并找出有效的解決出路是當前有關管理人員的重要任務。本文簡要探討了我國公安檔案管理信息化面臨的困境及出路，期望對公安檔案管理事業(yè)的進步與發(fā)展有所幫助。

關鍵詞：公安；檔案管理；信息化；困境

黨的十八大關于全面深化改革的戰(zhàn)略部署后，公安部明確提出在全國公安機關開展基礎信息化、警務實戰(zhàn)化、執(zhí)法規(guī)范化、隊伍正規(guī)化“四項建設”，全面深化和推進公安改革。檔案工作作為公安信息化建設的基礎內(nèi)容，涉及公安情報主導警務的方方面面，可以說，公安機關有戶籍管理和執(zhí)法辦案的單位，就離不開檔案工作。因此，深化公安改革，推進公安檔案信息化建設具有十分重要的意義。

1 公安檔案管理存在的問題

1.1 忽視檔案管理工作的重要性

目前，公安機關業(yè)務部門大多將時間和精力放在辦理案件和維護治安等業(yè)務工作上，從而忽視了檔案管理工作的重要性，再加上由于警務人員數(shù)量有限，大部分警力安排做業(yè)務工作后，檔案管理工作人員安排方面自然顯得捉襟見肘。檔案管理人員不足、人員業(yè)務不專，導致檔案管理工作質(zhì)量和效果不盡如人意。針對上級的檢查，相關管理人員會對檔案進行突擊整理，應付過檢查后不能始終堅持規(guī)范整理，導致時間不久就恢復原貌，無法高效發(fā)揮出檔案的重要作用。部分檔案管理工作人員記錄檔案時不夠規(guī)范合理，比如書寫文字凌亂、不留裝訂線、亂涂亂畫、格式混亂等，給后續(xù)的檔案整理工作帶來了很大不便。還有部分工作人員使用帶有文字的紙張背面接收傳真，導致部分傳真文件不能完成歸檔環(huán)節(jié)。

1.2 隊伍結(jié)構(gòu)縮水

長期以來，基層公安工作的中心基本上都放在打擊違法犯罪上，加上囿于警力限制，實際從事檔案工作的民警少之又少，一般由內(nèi)勤擔任，有的甚至沒有配備檔案民警，由文職或協(xié)勤人員充當檔案員。如東山縣公安局7個派出所檔案管理人員都由內(nèi)勤兼任，由于內(nèi)勤崗位事多且雜，往往忽視對檔案知識的學習，有的人對檔案工作一知半解。筆者有一次在與基層民警交流工作時，有人就說：“檔案純粹就是應付檢查，有一些就行，沒必要搞得很全，做得太累”，這話基本上反映出基層從事檔案民警的心態(tài)。從深層次的角度分析，民警對檔案工作的不重視，折射出單位主管對檔案工作的不青睞，主管不想抓、不想管的結(jié)果，造成檔案管理崗位隨意性大，專業(yè)檔案管理員流失增加，隊伍結(jié)構(gòu)嚴重縮水，阻礙了檔案信息化建設進程。

1.3 公安檔案管理信息化技術(shù)缺乏

雖然公安部門也明白其信息化管理所帶來的好處以及便利，但是因為其信息化技術(shù)存在問題，就會在開展中很不順利。相關的部門在對信息化進行引進時，本身自己的理解以及認識就存在問題，在相關的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設備引進時就會出現(xiàn)問題，其投入的設備也不充分。相關的技術(shù)是需要有先進的設備進行支撐的，但是因為投入的設備比較落后，而且相關的設施很缺乏，在目前的大環(huán)境背景下，根本不能滿足人員進行管理的需要。雖然實現(xiàn)了電子檔案的建設，但是因為利用不夠，還是出現(xiàn)很多問題。

1.4 相關工作人員工作素質(zhì)低下

部分公安機關缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，檔案管理往往由單位的后勤人員負責，而后勤工作涉及的工作范圍比較廣泛，不能專門在檔案管理工作上集中精力。盡管有的公安機關為檔案管理工作設置專門人員，但是其工作技能和專業(yè)素質(zhì)具有一定差異性。部分公安機關檔案管理工作人員調(diào)動過于頻繁，增加了其他工作人員的工作壓力，造成工作效率低下。雖及時進行了員工補充，但由于新員工知識技能專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏工作經(jīng)驗，很難快速適應工作節(jié)奏，導致工作質(zhì)量和效果不理想，直接影響檔案管理工作的發(fā)展。

2 公安檔案管理信息化建設的出路

2.1 創(chuàng)新公安檔案信息化管理理念

理念的創(chuàng)新是實施公安檔案管理信息化的先導。一方面，公安檔案管理部門要強化對檔案管理信息化建設的重視程度，充分地認識到檔案的潛在價值與重要作用，在思想上對此重視起來，加強工作人員檔案信息化管理的理念；另一方面，公安檔案管理部門要加強對檔案信息化管理的宣傳，讓相關人員意識到在信息時代，檔案管理要跟上時代的步伐，樹立開發(fā)與挖掘檔案價值的意識，使其服務于公安工作。

2.2 提升公安機關領導對檔案管理的重視程度

在公安機關運行過程中，部門大部分領導將注意力放在破案、提升執(zhí)法質(zhì)量等公安業(yè)務工作上，因此，在偵查破案、執(zhí)法質(zhì)量考評等方面常常取得優(yōu)異成績，但對檔案管理工作卻存在不同程度的忽視，導致部分業(yè)務工作受到一定影響。所以，要優(yōu)化公安機關檔案管理，首先，要轉(zhuǎn)變公安機關領導的觀念，提升其對檔案管理工作的重視程度，使更多的工作人員參與到檔案管理工作中，為該項工作注入一股新的活力，改變原有“一潭死水”的局面，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，切實提高工作效率。

2.3 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

推動檔案信息化建設，首要一點是完善相關基礎設施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設中，應該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結(jié)合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設施，促進檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動公安機關檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.4 加強公安檔案隊伍建設，提高人員素質(zhì)

要整合公安人力資源，形成固定的公安檔案隊伍，減少因為人員流動造成的工作效率降低的問題。要對檔案管理人員進行定期的培訓，提高檔案管理人員的素質(zhì)。對公安檔案工作的發(fā)展起骨干作用的人才，要從職級待遇上適當放寬條件，予以傾斜，用好的制度留住人才。同時，可引進檔案領域的高級人才，促進檔案工作管理水平的提升。

2.5 推進公安檔案信息化建設

1）做好公安檔案信息化源頭采集。首先，各地公安機關應當加強對檔案采集基礎設施的投入。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標準的基礎上，盡可能明確統(tǒng)一采集設備的品牌、機型，確保采集信息的格式標準一致。其次，檔案工作人員要對不同載體的檔案資源進行全面的數(shù)字化加工采集，做到“無遺漏”，保證檔案信息的采集完整性。2）完善公安檔案信息系統(tǒng)建設。加緊研發(fā)兼容性、安全性、擴展性良好的檔案信息系統(tǒng)，整合多地區(qū)公安檔案資源試點推廣，在試點地區(qū)率先實現(xiàn)檔案信息共享，根據(jù)試點情況及時完善系統(tǒng)，并最終實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的共享利用。3）加強公安檔案系統(tǒng)應用推廣。好的系統(tǒng)脫離了普及應用也是一種資源浪費。應當適時開展檔案信息系統(tǒng)的應用培訓，提升檔案人員數(shù)字檔案信息化利用的意識和水平，切實為公安工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。

3 結(jié)語

公安機關作為我們國家重要的執(zhí)勤執(zhí)法部門，其檔案具有涉及內(nèi)容廣、涉及人數(shù)多等特點，是我國檔案的重要組成內(nèi)容。目前公安檔案管理信息化存在觀念滯后、技術(shù)缺乏、人才不足等困境，我們必須不斷加強管理理念的創(chuàng)新，增強技術(shù)水平，打造高素質(zhì)人才隊伍才能促進我國公安檔案管理信息化建設，促進我國公安檔案工作的有序進步與發(fā)展。

參考文獻

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