針對事業單位檔案管理工作創新的探討

劉飛

摘 要：現代科學技術不斷發展，提高著人們的生產效率和生活質量。無論是企業、還是家庭中都很多的運用到了信息化技術。在事業單位的檔案管理工作中，傳統的人為檔案管理工作模式已經不再適合其內部的發展需要。本文主要分析了目前檔案管理工作中存在的問題，針對事業本單位檔案管理工作提出幾點創新性管理方案，希望為事業單位檔案管理工作的相關人員提供參考意見。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

事業單位檔案管理工作對于單位的綜合發展具有重要的意義，在信息化大背景下，創新檔案管理工作迫在眉睫。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

第一，對檔案管理工作缺乏重視。由于資金有限，導致檔案部門無法花重金去邀請專業的管理人員，缺乏專業的編輯人員對檔案進行文字處理，導致部分檔案破損。第二，檔案的保存隨意性較大。主要體現在保存不善導致的檔案丟失等，第三，缺乏監管力度，未實行集中化管理。第四，企業、組織或機構的辦公活動中越來越多的應用到了現代信息技術，我國事業單位信息化檔案管理技術正不斷進步，雖然減少了工作人員的工作量，但是由于起步較晚，相關管理經驗還不成熟，基于此信息化檔案管理工作還存在一些不足。如檔案信息化管理數據庫缺乏整體性，容量小、標準化程度不高并且形式單一，無法實現規范化控制。

基于此，應建立完善的檔案信息化管理機制，創新管理方法是促進事業單位發展的根本動力，也是事業單位滿足社會的發展需要的根本保障，事業單位要摒棄傳統的檔案管理工作模式，創新檔案管理機制，落實工作責任制，確保工作人員將檔案管理工作作為自身最基本的責任，促進管理工作效率的提高。

2 事業單位檔案管理工作創新方案

2.1 建立檔案管理專業技術團隊

信息化的檔案管理工作對管理者具有一定的技術水平要求，傳統的綜合檔案管理工作中，檔案管理者一般是從其它部門選調而來，他們往往不具有專業的檔案管理知識，對檔案管理工作的實踐經驗也不多，基于此導致傳統檔案管理工作經常出現各種各樣的問題[1]。事業管理單位可以設置信息化檔案管理專業，培養具有較高能力的檔案管理人才，也可以對在職的檔案管理人員進行技術培訓，并實施一定的鼓勵制度，同時促進檔案管理者之間的交流與溝通，調動管理者工作的積極性，提高檔案管理人員的信息化技術水平。

2.2 建立信息化檔案管理平臺

要想實現高效的網絡綜合檔案管理工作，必須抓住時代的發展趨勢，利用前沿的科學技術設備進行綜合檔案管理工作。

一方面，應建立綜合檔案信息化管理的硬件平臺，事業單位加強對綜合檔案管理工作的資金投入，積極引進世界先進的信息化綜合檔案管理設備，如掃描儀、路由器以及HP服務器等，促進事業單位檔案管理的長足發展[2]。另一方面，檔案管理軟件建設，為了使事業單位信息化綜合檔案管理工作更加靈活，管理體系更加完善，必須建設綜合檔案管理的軟件平臺，將事業單位中的信息資源放入穩定、安全的環境中。綜合檔案管理中的軟件功能包括處理、歸檔、利用、保存以及采集等，綜合提高軟件平臺的各項功能，能促進檔案管理工作的安全性、便捷性和高效性。

2.3 創新信息化綜合檔案管理的使用范圍

數據化的檔案管理方式具有諸多優點，事業單位在日常的發展運行過程中可以充分利用信息化的作用，將信息資源信息化作為促進事業單位發展的重要工作，除了要利用信息化手段實現綜合檔案的高效管理，還需要拓展信息資源服務項目，創新信息化綜合檔案管理辦法，促進事業單位的長遠發展[3]。

2.4 完善檔案信息管理系統建設

維持信息化檔案管理網站的正常運行離不開網站的維護與建設工作，事業單位要積極開發和管理符合自身發展檔案系統。包括對適合事業單位實際檔案管理工作需要的軟件的開發和管理，在這種軟件中，能實現對檔案信息的整理-收集-檢索-統計-編研-統計-鑒定-保管。在信息技術的不斷發展過程中，事業單位應努力實現檔案管理的自動化，努力做到利用計算機技術完成檔案管理工作的整個過程。同時，以互聯網為依托的現代信息技術具有大數據的特點，實現信息化管理，提高事業單位檔案管理的工作效率，促進事業單位的長遠發展[4]。

2.5 增強對檔案管理設備的引進

檔案管理信息化建設，可以增強對檔案管理設備的引進，事業單位要想跟進時代的發展步伐，就需要引進先進的計算機設備以及檔案管理軟件，事業單位中應加強對檔案管理信息化的資金投入。此外，檔案管理工作人員要有發現時代發展變化特征的敏銳感知，能根據時代的發展變化趨勢中尋找出最有利的檔案信息化管理設備，保證檔案管理信息化建設工作的長足發展。

3 結束語

綜上所述，創新檔案的信息化管理是事業單位檔案管理發展的必然趨勢，基于此事業單位應加強對信息化綜合檔案管理的重視，通過建立檔案管理專業技術團隊、建立信息化檔案管理平臺、創新信息化綜合檔案管理的使用范圍、完善檔案信息管理系統建設、增強對檔案管理設備的引進來促進事業單位的長遠發展。

參考文獻

[1]焦曉玲.事業單位人事檔案管理工作的必要性及實踐策略[J].才智，2018（31）：211.

[2]楊媛媛，王力.某省機關事業單位文書檔案管理工作中存在的問題及對策建議[J].甘肅科技，2018，34（20）：107-108.

[3]譚存民.淺談如何加強事業單位檔案信息化建設[J].辦公室業務，2018（20）：86.

[4]申波，閔彥娟.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新[J].中國市場，2018（32）：179+181.