試論工會檔案的信息化管理

王維新

摘 要：對我國當(dāng)下的社會發(fā)展形勢進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)我國已經(jīng)初步進(jìn)入了信息化的發(fā)展時(shí)代，并且隨著網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息化建設(shè)的水平，也相對以往之前有著長足的發(fā)展。對檔案管理工作進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)在新的形勢下對具體工作的要求也越來越高，在這樣的發(fā)展形勢下，如何調(diào)整信息化的整體調(diào)控方式，進(jìn)而把控檔案管理工作的實(shí)際工作效率，成為了時(shí)下工會檔案管理工作的重點(diǎn)，文章就以此為方向?qū)ο嚓P(guān)問題展開討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；信息化建設(shè)工作；措施

工會檔案的信息化管理也具有相關(guān)要求，希望通過先進(jìn)的技術(shù)保證工會檔案的安全性，使檔案信息更加準(zhǔn)確，為廣大職工提供更加有效的資料，為工會工作的開展提供幫助。隨著科技的發(fā)展與社會的不斷進(jìn)步，需要通過信息化管理方式對工會檔案加以管理，才能更好的提升工作效率與質(zhì)量，解決檔案信息化管理存在的不足之處，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 工會檔案的信息化管理存在的主要問題

1.1 檔案信息化建設(shè)和管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性

在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，部分單位也結(jié)合自身實(shí)際情況制定了各項(xiàng)建設(shè)措施，并引入了相應(yīng)的管理模式，取得了很多成果。但是在實(shí)際建設(shè)的過程中，卻出現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)的情況，各單位檔案信息化建設(shè)情況不盡相同，導(dǎo)致在實(shí)際組織開展檔案管理工作的過程中，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理和規(guī)劃的目標(biāo)，會對檔案信息化建設(shè)和管理效果產(chǎn)生不良的影響。例如，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲方式與接口技術(shù)方面存在明顯的差異，導(dǎo)致檔案信息的共享和流通出現(xiàn)障礙，會影響檔案信息化建設(shè)和管理的效果。

1.2 對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識有待提升

很多人對檔案信息化建設(shè)的重要性存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案信息化工作無關(guān)緊要，缺乏對檔案信息化建設(shè)重要性的充分認(rèn)識。更有甚者，某些單位的檔案從業(yè)人員本身就對該項(xiàng)工作不夠重視，工作責(zé)任感匱乏，亦不具備的信息化管理理論知識和專業(yè)技能，更無法站在宏觀角度看待檔案信息化建設(shè)的社會意義和戰(zhàn)略作用。這種對檔案信息化工作淡漠的思想不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，進(jìn)而會阻礙檔案信息化建設(shè)邁向大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐。

1.3 檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重匱乏

檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，首先要以檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員為依托。檔案信息化工作的先進(jìn)技術(shù)水平和專業(yè)技術(shù)人員較高的知識素養(yǎng)，是確保檔案信息化工作順利開展的關(guān)鍵。目前，檔案部門的現(xiàn)代化高技術(shù)人才，特別是檔案、信息處理復(fù)合型人才匱乏的現(xiàn)象尤為突出，相當(dāng)一部分檔案人員信息化技術(shù)水平不高。現(xiàn)代化設(shè)備的利用既不充分也不高效，有的設(shè)備甚至淪為擺設(shè)。想要檔案管理工作長期健康發(fā)展，人才積累是其核心競爭力所在。另外，由于檔案管理單位多為事業(yè)單位，待遇不高，很難吸引優(yōu)秀的技術(shù)人員，這也是檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員匱乏的主要原因。

1.4 技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜等情況；檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，在保障信息化系統(tǒng)的安全性前提下，根據(jù)檢察院的實(shí)際工作情況進(jìn)行專項(xiàng)研究，研發(fā)切實(shí)有效的信息化管理系統(tǒng)，但是單位目前缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)支持和信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

2 對檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 構(gòu)建工會檔案信息化管理制度，使其更加規(guī)范

要更加注重工會檔案的信息化管理方法，不斷完善工會檔案信息化管理制度，使工會檔案信息化管理更加具有規(guī)范性與準(zhǔn)確性。要整理歸檔的正確方法，制定有效的信息化管理方法，使檔案信息更加準(zhǔn)確。還要對工會檔案信息化管理人員提高要求，對檔案管理人員的工作內(nèi)容與工作能力有全面了解，這樣可以保證工會檔案信息化管理工作更加完善。提出規(guī)范性的檔案管理制度才能更好的實(shí)現(xiàn)信息化管理，也是工會檔案管理中需要非常重視的一部分。為了完善檔案信息化管理工作需要不斷提升檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)與信息化管理水平。

2.2 在發(fā)信息化的同時(shí)應(yīng)該注重信息安全問題

在新的工作發(fā)展形勢下，工會檔案管理工作信息化建設(shè)也在快速的發(fā)展，與這個(gè)工作相關(guān)的電子文件無時(shí)無刻的都在大量產(chǎn)生，在這樣的發(fā)展及相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)對，相應(yīng)的電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理，采用科學(xué)的管理方案，確保相關(guān)電子文件的安全性和隱私性，避免因?yàn)樾畔⑿孤秾ο嚓P(guān)的責(zé)任人和信息個(gè)體，所造成不必要的困擾和安全問題，所以新形勢下工會檔案管理信息化建設(shè)工作，必須要堅(jiān)守文件、保密、保證長期可讀的工作要求。

2.3 加強(qiáng)信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

為解決檔案信息化建設(shè)人才缺失問題，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的新形勢，應(yīng)從加強(qiáng)培訓(xùn)和引進(jìn)人才兩方面入手，通過政策引導(dǎo)，強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍，吸引高素質(zhì)人才，以此來提高信息化管理的專業(yè)水平。一方面相關(guān)部門要加大對檔案信息化建設(shè)資金的投入，并建立相應(yīng)的鼓勵引導(dǎo)高素質(zhì)專業(yè)人才從事現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)工作的政策規(guī)章，提高薪資待遇、社會地位及認(rèn)可度，吸引人才；一方面從組織內(nèi)部入手，建立內(nèi)部激勵機(jī)制，樹立工作責(zé)任感，掌握現(xiàn)代化檔案工作技能，從而全面提升檔案提升信息化建設(shè)水平。

2.4 提高檔案管理重視度

企業(yè)中檔案管理工作是最基礎(chǔ)的重要工作，也是保障部門管理的保障措施，構(gòu)成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統(tǒng)不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實(shí)可行的信息化建設(shè)方案，促使檔案管理工作全部落到實(shí)處。政府支持部門檔案信息化建設(shè)工作，增加資金與技術(shù)投入力度，推動部門檔案信息建設(shè)工作。

2.5 對檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)服務(wù)意識

檔案信息化管理工作與檔案管理人員的綜合素質(zhì)密切相關(guān)，檔案管理人員只有充分認(rèn)識到積極組織開展檔案管理工作的重要性，并能夠從多角度探索相應(yīng)的管理措施，基于信息時(shí)代的支撐對管理模式加以完善，才能構(gòu)建完善的管理體系，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程，為檔案資源的優(yōu)化利用奠定基礎(chǔ)。在具體工作中，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，可以從以下幾方面入手。第一，各單位要對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使他們及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，形成相應(yīng)的主動服務(wù)意識，并在綜合考察各部門檔案資源需求情況的基礎(chǔ)上，完善檔案管理主動服務(wù)工作體系，提高檔案管理工作的綜合效果。第二，要對檔案管理人員實(shí)施信息技術(shù)教育，使他們可以將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實(shí)踐中，全面提升檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。第三，各單位要注意結(jié)合實(shí)際情況，培養(yǎng)檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)意識，使他們在工作實(shí)踐中可以與時(shí)俱進(jìn)地參與到學(xué)習(xí)和探索活動中，秉承良好的工作態(tài)度改進(jìn)檔案建設(shè)和管理工作，使檔案管理工作能與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)。

3 結(jié)語

檔案信息化是大勢所趨，是檔案管理及存儲、利用方式的革新。檔案從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有修改和復(fù)制的便捷性，同時(shí)還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，極大地方便了人民的查詢利用，更有利于滿足檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。檔案信息化建設(shè)既是時(shí)代的要求也是自身發(fā)展的需要。如何利用先進(jìn)技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境做好技術(shù)接軌是檔案信息化面臨的首要問題。未來，在大數(shù)據(jù)時(shí)代和人工智能興起的浪潮下，檔案的信息化建設(shè)必將迎來新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

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