基于信息化背景探討勘察設計單位檔案管理工作

鄒秀瓊

摘 要：隨著社會經濟不斷發展與創新，信息化逐漸成為現階段主要發展形式。辦公管理工作已經開始廣泛應用信息化，尤其是在處理檔案管理數字化工作時，不僅大大節約了檔案管理工作成本，而且使檔案工作變得更加信息化、專業化，更貼近管理人性化，此應用對以后查閱檔案時更加方便、快捷。但是，在日常工作中，卻仍然出現很多問題。所以，基于信息化背景下的勘探設計單位檔案管理工作還有待提高，需要進一步對其進行分析，進而解決目前面臨的檔案管理問題。

關鍵詞：信息化；檔案管理；勘察設計

目前，我國勘察設計工作已經取得巨大進步。隨之，勘察設計方面的檔案管理工作也變得越來越受重視。勘察設計單位的檔案管理內容有：文書檔案管理工作、人事檔案管理工作和科技檔案管理工作。其中科技檔案管理工作的內容有：業務檔案、基建檔案、科研檔案、實物檔案等。可以說，科技檔案管理工作在勘察設計單位中占據重要地位，是保證勘察工作順利開展的重要基礎保障，同時也是促進勘察單位穩定發展的主要依據。

1 檔案管理工作實現信息化的主要原因

1.1 舊模式已脫離當代信息軌道

眾所周知，檔案管理資料保存時間較長，其中保管期限可分為：短期、長久和永久，如未能將傳統管理模式完全取締，那么將會嚴重影響檔案管理工作效率。傳統的檔案管理模式已滿足不了我國現階段社會發展需求，進而也不能夠滿足各政府單位的信息需求。所以，勘察設計單位要高度重視檔案管理工作，完善檔案管理工作體制，加大管理力度，有效結合信息化技術，進而達到檔案管理信息化模式。[1]

1.2 檔案管理信息化在管理工作中的作用

近幾年我國勘察設計單位發展較為迅速，致使很多傳統檔案管理模式給現階段管理工作都造成極大影響，不僅增加檔案管理工作難度，同時也不利于檔案人員對檔案進行整理、分類、統計及查找信息檔案。因此，單位要深化改進檔案管理信息化制度，實現提高單位工作效率目的，有利于今后工作者查閱檔案信息，為勘察設計單位日后發展做出良好的鋪墊。

2 實現檔案管理信息化過程中出現的問題

工程項目和生產業務等產生的資料是建立勘察設計單位檔案管理工作重要基礎依據，這就要求檔案管理工作必須同時具備長周期、階級性能力。其中，在檔案管理工作中常見問題有：1）檔案信息不夠齊全。一般情況下，項目周期都較長，尤其是建筑工程，在此過程中各階段建筑任務都會有所不同，一旦資料不齊全，將會給后續工作帶來一定麻煩。2）平臺上未能及時上傳項目的相關資料。如果在此過程中，未能及時上傳資料，將會降低檔案管理工作效率。3）歷史資料丟失現象。長期保存檔案資料既是對檔案信息的一種管理形式，同時也便于后期各部門查閱。目前，單位很多工作部門對本部門的信息檔案都未及時進行收集和系統分類整理，而且，部分檔案人員缺乏對檔案管理重視。針對此問題，單位要提高自身及檔案管理工作人員的信息化意識，轉變其舊思想理念，加快落實檔案管理工作信息化方法，進而促進單位實現信息化管理目標。

3 信息化背景下提高并實現勘察設計單位檔案管理工作的具體措施

3.1 提高檔案管理工作人員的專業能力及素養

檔案管理工作人員的專業能力及專業素養對單位檔案管理工作效率、質量及工作開展都會帶來很大影響，檔案管理工作的主體是管理人員。所以，要求其檔案人員必須要有較強的專業能力，進而保證各類型檔案管理質量。特別是科技檔案，科技檔案對檔案人員專業能力要求會更高些。所以，單位在聘用檔案管理工作者時，一定要進行嚴格選拔篩選，從優選擇管理意識、專業能力、專業素養都較強的應聘者[2]。

在此過程中，還需定期對檔案管理工作人員進行專業知識、技術培訓，使其能夠熟練掌握計算機信息知識及操作方法。加大普及管理信息技術應用的力度，培養出更多檔案管理數字化專業人才，給檔案信息化管理發展做出良好鋪墊，加快信息化發展進程。

3.2 加快落實信息化管理辦法的進程

單位要根據時代管理需求，完善本單位檔案管理模式，落實信息化管理方法時需要做好以下幾項內容：1）保障檔案管理制度的流暢性。只有在檔案管理制度流暢情況下，才能保證管理工作順利開展，并充分發揮信息化模式作用。2）普及現代化檔案管理設備的應用。檔案管理設備質量高低會直接影響檔案管理工作實施質量，是開展管理工作重要基礎保障。其中檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設。網絡環境建設分為三個層次：內網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網，將三網進行物理隔離，使其形成三個相互獨立的網絡。硬件環境建設檔案信息化管理主要表現在電子文件管理系統和數字化檔案建設以及運行方面。系統軟件建設主要包括系統軟件和應用軟件兩大類，其建設能夠充分發揮計算機應用價值，同時也能夠滿足檔案使用者需求，便于檔案人員管理。

3.3 建立完善的檔案管理信息化系統

檔案管理系統是我國信息系統重要有機組成部分，是完善社會信息系統的基礎保障。檔案管理不僅對局部單位發展有著重要意義，同時也促進了整個社會建設發展。通過實現建立信息化系統可以大大提高檔案管理工作效率，增強管理工作人員實踐能力，進而實現信息資源檔案實時共享的目標[3]。

4 信息化管理工作中可能出現的問題

信息化管理提高了檔案管理工作效率、檔案管理工作質量。與此同時，在信息化飛速發展過程中也很容易出現以下問題：1）檔案管理信息交叉混亂。檔案管理是一項比較乏味的工作，所以，檔案人員必須要有極大耐心，保證不出現信息交叉混亂現象，對信息資料能夠及時進行分類整理。2）管理設備兼容性。為保證各軟件之間出現沖突，所以，在使用時必須提高其軟件兼容性。3）安全性。常見的安全隱患是盜用。針對此現象，勘察設計單位必須要提高網絡安全意識，進而給檔案管理工作質量以及維護檔案資料重要性提供保障4.缺乏對檔案管理工作重視。此問題的出現會大大降低管理人員工作積極性，使其完全忽視了檔案管理重要性。針對此現象，勘察設計單位要提高檔案管理安全意識，做好信息資源防范措施，保證本單位檔案管理信息的安全性。

5 結束語

檔案管理部門是勘察設計單位重要的有機組成部分，其性質是無形資產，是單位內部管理核心力量的主要表現形式。檔案管理信息化推動了檔案管理工作的發展，使其縮短與檔案專業化、數字化間的距離。因此，勘察設計單位要增強檔案人員管理信息化能力及專業素養，完善本單位檔案信息化系統。進而全面提高勘察設計單位整體工作效率，為今后檔案管理發展做出貢獻。

參考文獻

[1]李林峰.基于信息化背景探討勘察設計單位檔案管理工作[J].城建檔案，2016（05）：55-56.

[2]呂馨.信息化背景下勘察設計單位的檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（10）：156.

[3]梁江華.淺談信息化背景下勘察設計單位如何做好檔案的管理工作[J].價值工程，2013，32（13）：154-155.