試論辦公自動化環境下的醫院檔案管理策略

摘 要：檔案管理是醫院管理的基本組成部分，在記錄和保存醫護人員信息方面發揮著不可或缺的作用。本文首先分析了目前醫院檔案管理辦公自動化存在的不足之處，并進一步提出了相應的改進策略，希望能夠為相關的工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理；素質

近年來，各行各業都開始逐漸實現信息自動化，而作為與人們日常生活息息相關的醫院，更需要不斷優化辦公自動化技術，確保各項工作能夠穩步進行，并發揮技術優勢，特別是在檔案管理這方面，更需要不斷提高管理水平和工作效率。

1 目前醫院檔案管理辦公自動化存在的不足

1.1 認識程度不足

當前，絕大多數醫院的管理人員對于檔案管理缺乏正確的認識，很多人員并沒有專業的知識，素質低下，無法勝任辦公自動化的檔案管理工作，并且缺乏必要的基礎設施，導致自動化系統處于初級階段，并不能發揮積極的作用。

1.2 工作方式陳舊

雖然一些醫院開始重視檔案管理的自動化建設工作，并且加大了相關的投入，但是由于沒有建立科學有效的管理機制，導致具體的工作方式與傳統的工作方式并沒有顯著差別。很多人員還是沿襲傳統的工作模式，循規蹈矩地進行管理，這就導致資金大量的浪費，同時設備被閑置，管理人員還是通過手工進行管理，這就事與愿違，無法發揮自動化的優勢。

1.3 信息保障缺失

不得不說，雖然辦公自動化環境下醫院檔案管理的效率與以往相比有了很大的提升，但是由于互聯網的開放性，這也使得網絡病毒肆意傳播，尤其是不法分子可能入侵檔案管理系統，從而盜取數據和信息。目前各類醫院對信息安全保障這方面的關注還停留在表面，并沒有針對性地進行防護，導致檔案管理工作存在不小的漏洞。

2 改進辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的策略

2.1 提高重視程度

無論是醫院領導還是普通醫護人員，都需要充分認識到自動化管理的重要性，尤其是檔案管理人員，必須不斷提高自身素質和水平，踏踏實實做好檔案管理工作。檔案管理工作不是一個部門能夠獨立完成的事情，需要各個部門團結一致，緊密合作，只有在醫院內部形成統一的認識，從具體的管理做起，比如對固定資產進行信息化管理，同時存儲和分類，讓工作人員切實感到辦公自動化帶來的好處，這樣才能起到帶頭作用，方便檔案管理的辦公自動化建設順利展開。也就是說，通過檔案管理的信息化和自動化，可以優化醫院的服務，從而幫助醫院更好地進行現代化建設，真正為人民群眾提供高質量的服務。但是這些美好愿景實現的前提是，要提高檔案管理人員的素質，醫院可以對管理人員進行培訓，幫助他們掌握基礎的計算機管理方面的知識，確保他們能夠熟練使用相關的管理軟件，從而提高管理工作的科學性。

2.2 健全管理制度

眾所周知，醫院的檔案管理內容極其復雜，信息量特別大，想要從根本上保障檔案管理自動化的落實和開展，就必須健全管理制度，規范檔案管理工作的內容和流程。尤其是在辦公自動化的環境下，很多人的工作習慣很難在短時間內發生改變，所以必須在制度上進行約束。可以積極進行宣傳和示范，同時明確獎懲制度，在醫院內部形成良好的工作氛圍，為檔案管理工作實現自動化做好鋪墊和掃清障礙。需要注意的是，醫院的檔案管理包含三方面的內容：醫護人員的個人信息、患者的個人信息以及醫療設備和藥品的信息，所以管理制度必須對這些信息進行明確的規定，做好分門別類的工作，既實現統一化管理，又能夠一目了然地分清不同檔案的區別和差異。另外，還需要建立明確的追責制度，避免工作人員在工作過程中相互推諉，出現問題時務必找到相關責任負責人，并進行相應的處罰，確保制度嚴格得到執行[1]。

2.3 完善設施建設

為了穩步推進醫院檔案管理的自動化進程，需要加大資金投入，只有從設施上不斷進行完善，提高自動化設備的普及率，才能真正實現檔案管理工作的一體化。另外，通過這些設備，能夠保證檔案數據的準確，并且根據數據的變化，做好相應的決策和提出優化改進的方案。尤其是信息共享方面，可以顯著提高管理效率，同時保證數據的完整性，徹底改善傳統檔案管理工作的弊端。也就是說，通過配備先進的設備和儀器，可以實現檔案管理的數字化和電子化，有效避免了以往保存檔案經常出現的模糊不清甚至腐爛的現象，通過計算機，可以準確清楚地找到對應的檔案，并且搜索起來十分方便，節省了大量的人力和物力。以往如果想要復制檔案，還需要手工抄寫或者是復印，而通過信息化設備，能夠直接進行復制和粘貼，十分方便。所以醫院需要設立專項資金，不斷完善相應的設施建設，并且及時對掃描儀、計算機等設備進行更換，對于一些系統的軟件也要定期升級，提高管理的效率[2]。

2.4 加大安全保障

因為辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作需要接觸互聯網，也就是會受到網絡病毒的入侵和破壞，這點應該格外加以重視。營造良好的網絡環境，是保障檔案管理工作穩步展開的前提。首先，需要對醫院的網絡進行實時的監控，當出現異常情況時，及時加以制止，比如使用防火墻進行隔離，從而避免數據信息被破壞或者是自動化系統被攻擊，進而減少損失。其次，檔案管理人員在使用系統時，需要輸入口令進行身份認證，也就是說確定使用者的身份安全可靠后，再進行后續操作。最后，為了確保檔案萬無一失，需要及時進行備份，并且上傳到云端，并做好加密處理工作，從而保證檔案信息的安全。需要注意的是，一些患者的病例和檔案存儲在醫療卡中，而患者常常遺失醫療卡，所以醫院需要將患者的檔案同步錄入，即使患者單方面丟失了醫療卡，也能夠進行補辦，從而方便醫生更好地進行治療。

3 結論

綜上所述，通過實現辦公自動化，能夠真正減輕檔案管理工作的負擔，并提高信息和資源的利用率，從而實現醫院檔案管理的科學化和規范化。鑒于目前檔案管理在自動化環境下存在的問題，需要多措并舉，形成合力，只有這樣，才能真正提高管理效率。

參考文獻

[1]潘湛暉.辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫療裝備，2017，30（22）：71-72.

[2]李穎.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業務，2018（13）：133.

作者簡介

李陽（1981-），男，四川內江人，研究生，助理檔案館員，研究方向：醫院檔案管理。