淺談事業(yè)單位人事檔案管理問題

張華

摘 要：檔案，是對(duì)一個(gè)年代的記載，也是相關(guān)部門未來發(fā)展的重要憑證，在數(shù)據(jù)量與日增多的今天，檔案管理工作也產(chǎn)生了各種各樣的問題，這也直接影響著我國民政工作的效率與質(zhì)量，在信息化的時(shí)代，事業(yè)單位對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不能再局限于過去時(shí)了，要與時(shí)俱進(jìn)，積極完善管理制度，才可進(jìn)一步的提升工作質(zhì)量與效益，我們都知道，事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于政府建設(shè)有著非凡的意義與重要性，也是國家人事檔案的核心部分，管理好人事檔案對(duì)于國家人事的制度有著非常重要的作用，本文作者從理論出發(fā)，并聯(lián)系本人實(shí)際的工作經(jīng)歷與體會(huì)，對(duì)于檔案管理工作做了探究與分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；措施

人事檔案的管理在事業(yè)單位的人力資源管理工作中占據(jù)著非常重要的位置，它也是工作人員的業(yè)務(wù)能力與工作表現(xiàn)的重要憑證，同時(shí)也是人員調(diào)動(dòng)與提升的有力依據(jù)，它記錄著事業(yè)單位工作人員從參加工作起，在不同的時(shí)期的不同表現(xiàn)，是單位人力資源管理的重要手段，對(duì)于做好單位人力資源管理工作有著非常大的幫助。從理論上分析，人事檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作，工作內(nèi)容瑣碎而復(fù)雜，如果投入的人力不足，可能會(huì)影響到工作的質(zhì)量，隨著我國科技水平的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的人員編制也發(fā)生了一定的變化，相關(guān)的檔案管理人員在不斷的減少，在此同時(shí)，不同的崗位也經(jīng)常有所調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了一些工作人員業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)，在意識(shí)上，對(duì)檔案管理工作也沒有真正的認(rèn)知與了解，這對(duì)提升人事檔案管理工作也會(huì)造成一定的困擾，

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.1 管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和信息水平的不斷提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在事業(yè)單位中得到普遍應(yīng)用。但從總體來看，事業(yè)單位并沒能充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，比如有些單位雖然把檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，但真正要檢索資料、調(diào)閱檔案時(shí)還是習(xí)慣于采用手工操作，無紙化閱檔基本得不到實(shí)現(xiàn)，這些都不利于人事檔案的保管，同時(shí)還會(huì)大大降低工作效率。

1.2 人事檔案材料質(zhì)量不高

人事檔案材料本該是客觀、歷史地記載員工個(gè)人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。然而，在當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理中，檔案材料造假十分嚴(yán)重，虛報(bào)工齡、學(xué)歷的現(xiàn)象比比皆是，很難反映員工的真實(shí)情況。另外，很多材料內(nèi)容空泛，比如自我鑒定、評(píng)價(jià)都是套話，使得人事檔案材料看上去如出一轍，很雷同，給人以“千篇一律”的感覺，嚴(yán)重影響檔案材料的質(zhì)量，降低檔案的利用率。

1.3 管理力量薄弱、管理水平不高

由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視、淡漠，導(dǎo)致相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)人事檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟，管理水平低下。而且許多檔案管理人員都是兼職人員，根本沒有足夠的精力投入到人事檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、檔案缺失的情況，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。此外，檔案管理人員的思想觀念比較陳舊，管理手段也相對(duì)落后，這些都在一定程度上限制了人事檔案管理水平的提高。

1.4 對(duì)人事檔案管理不夠重視

長期以來，很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，認(rèn)為擋案管理的主要和首要任務(wù)是保證檔案資料本身的安全性，忽視了人事檔案管理可為用人制度、選任制度提供重要支撐的作用，致使人事檔案管理工作僅僅流于表面形式，完全處于被動(dòng)、應(yīng)付的狀態(tài)，難以為事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1.5 檔案管理缺乏科學(xué)性和時(shí)代性

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理體系已經(jīng)相當(dāng)普及，人事檔案信息管理系統(tǒng)也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進(jìn)的信息技術(shù)沒有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個(gè)人信息，調(diào)動(dòng)資料等人工錄入，沒有使用電腦進(jìn)行資料檢索或閱讀檔案，而無紙化閱檔更是無法實(shí)施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。

2 改善事業(yè)單位人事檔案管理的措施

2.1 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位應(yīng)注重加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行輔助管理，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的共存。同時(shí)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的資源共享，這樣既方便了利用者，又提高了人事檔案工作的效率。

2.2 注重人事檔案材料收集，提高檔案質(zhì)量

隨著人事體制改革的深化，需要入檔的材料不斷增多，檔案管理人員必須及時(shí)收集有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理、仔細(xì)鑒別，對(duì)不符合規(guī)定的材料及時(shí)予以處理，確保材料手續(xù)完備、齊全完整，保證人事檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。檔案管理人員要充分意識(shí)到人事檔案在人力資源管理與開發(fā)中的重要性，妥善保管檔案材料，提高檔案管理質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮人事檔案的信息價(jià)值。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項(xiàng)瑣碎、繁雜的工作，需要一定的規(guī)章制度來制約，否則容易雜亂無章、無所適從。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際情況，制定各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)都要有明確的規(guī)定，并落實(shí)責(zé)任制，使人事檔案管理有據(jù)可依，朝著制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

人事檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、政策性較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性和保密性于一體，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而提升檔案管理水平。首先，選擇一些行為嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)的員工從事檔案管理工作；其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、教育，提高其專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能；最后，注意與時(shí)俱進(jìn)，定期組織一些學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最前沿的理論知識(shí)和最先進(jìn)的管理技術(shù)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.5 提高對(duì)人事檔案管理的重視度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高思想認(rèn)知，高度重視人事檔案管理工作，將其納入單位的議事日程。成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)單位的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題；建立人事檔案管理考核機(jī)制，實(shí)行定性定量考核，推進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

3 結(jié)束語

我國事業(yè)單位的檔案工作需要及時(shí)的創(chuàng)新與改進(jìn)，我們要在實(shí)踐中不斷的創(chuàng)新，及時(shí)的采取有效的手段進(jìn)行探索與磨煉，一些事業(yè)單位己經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并將此項(xiàng)工作當(dāng)作一項(xiàng)重要課題去抓，作者認(rèn)為，為保證人事檔案管理的工作質(zhì)量，在創(chuàng)新中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定合理的管理制度，抓好每一個(gè)細(xì)節(jié)，不斷的優(yōu)化每一個(gè)工作流程，全面的提升工作水平，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，為我國事業(yè)單位的整體改革添加動(dòng)力。

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